Każdemu pracownikowi zdarza się sytuacja, gdy nagle potrzebuje dnia wolnego. Właśnie w takich momentach z pomocą przychodzi urlop na żądanie. Czy jednak wiemy, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby móc z niego skorzystać? Jakie prawa przysługują pracownikom i jakie obowiązki ciążą na pracodawcach w związku z urlopem na żądanie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, rozwiewając wszelkie wątpliwości związane z tą formą urlopu.
Urlop na żądanie a Kodeks Pracy
Podstawą prawną dla urlopu na żądanie w Polsce jest Kodeks Pracy. Konkretne przepisy dotyczące urlopu na żądanie zostały wprowadzone w 2003 roku i znajdują się w art. 167² Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownik ma prawo do wzięcia do 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym i może to zrobić dowolnie, czyli po jednym dniu w wybranym przez siebie momencie lub formie 4 dni następujących po sobie.
Warto podkreślić, że urlop na żądanie jest częścią dni urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik jest uprawniony w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że nie są to dodatkowe dni urlopu, lecz część przysługującego urlopu wypoczynkowego i że urlop na żądanie jest tym samym urlopem płatnym.
Komu przysługuje urlop na żądanie?
Prawo do skorzystania z urlop na żądanie przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, powołania, wyboru i mianowania. Nie ma znaczenia, czy pracownik zatrudniony jest na pełen etat, czy w mniejszym wymiarze godzinowym - zawsze pracownikowi będzie przysługiwało 4 dni urlopu na żądanie, które może wykorzystać w dowolnym dla niego momencie. Wniosek o urlop na żądanie można zgłosić już w pierwszym miesiącu pracy, czyli w trakcie trwania okresu próbnego, pod warunkiem, że nie jest to pierwsza praca danej osoby, ponieważ wtedy urlop na żądanie można zgłosić dopiero w drugim miesiącu pracy.
Czy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi jedynie w szczególnych sytuacjach, które definiują przepisy Kodeksu Pracy m.in jeśli nieobecność pracownika skutkowałaby poważnym zakłóceniem toku pracy w firmie, co wiązałoby się z poniesionymi stratami. Kolejnym wyjątkiem, jest sytuacja, w której pracownik zgłasza urlop na żądanie później, niż jest to określone w dokumentach wewnętrznych firmy, wówczas pracodawca może również odmówić udzielenia takiego urlopu. Istotne jest to, że pracownik przed udaniem się na urlop, musi mieć zgodę przełożonego, jeśli jej nie uzyska - skutkiem może być nieobecność nieusprawiedliwiona, a nawet możliwość rozwiązania umowy.
Pracodawca może nie udzielić pracownikowi urlopu na żądanie, gdy wykorzystał on przysługujące mu dni. Zamiast tego w takiej sytuacji może napisać wniosek o urlop z powodu siły wyższej, wprowadzony w 2023 roku. Nie wlicza się on do 26 dniu urlopu wypoczynkowego i jest płatny w 50%.
Jak wcześnie pracownik musi Cię poinformować?
Według wytycznych Kodeksu Pracy, pracownik powinien poinformować pracodawcę o chęci wykorzystania urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepisy nie definiują czy pracownik ma czas do końca doby, czy do momentu, kiedy powinien pojawić się w pracy. Z pomocą przychodzi orzecznictwo Sądu Najwyższego, według którego, pracownik powinien złożyć wniosek (ustny bądź papierowy) najpóźniej w chwili rozpoczęcia pracy, zgodnie z harmonogram, który go obowiązuje.
Dokumenty wewnętrzne w firmie, mogą wyznaczać inne zasady, niż te przyjęte w Kodeksie Pracy. Nie mogą jednak być mniej korzystne dla pracownika, więc ewentualnie pracodawca może opóźnić termin składania wniosków o UŻ - co z perspektywy pracodawcy wydaje się mało korzystne.
Czy pracownik musi złożyć wniosek o UŻ?
Pracownik musi poinformować pracodawcę o tym, że bierze urlop na żądanie. Nie ma jednak co do tego szczególnych wytycznych. Pracownik może to zrobić w formie papierowej, mailowej, sms, a nawet przez inną osobę. Najistotniejsze jest to, aby informacja była skuteczna i dotarła do pracodawcy przez przewidywanym rozpoczęciem pracy.
Czy pracownik musi podać powód urlopu na żądanie?
Pracownik nie jest zobligowany do podania powodu wzięcia urlopu na żądanie. Choć zazwyczaj urlop wykorzystywany jest w sytuacjach nagłych i kryzysowych, nie stanowi to reguły. Pracownik może zgłosić UŻ nawet z błahego powodu, nie tłumacząc się pracodawcy, który nie powinien dociekać uzyskania takiej informacji od pracownika. Inaczej sprawa wygląda z perspektywy kultury organizacji. Jeśli zależy Ci na zbudowaniu dobrych relacji z pracownikami, warto już w momencie zatrudnienia przedstawić im swoją wizję postępowania w takich nagłych sytuacjach. Być może, dzięki takiemu podejściu, unikniesz problematycznych sytuacji - wiadomo bowiem, że konsekwencją wolnego na żądanie, może być brak rąk do pracy w danym dniu i wynikająca z tego dezorganizacja.
Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?
W danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje 4 dni urlopu na żądanie, jeśli pracownik świadczy pracę w różnych miejscach to pula się nie powiększa. Jeśli urlop na żądanie nie jest wykorzystany przez pracownika, to przechodzi na kolejny rok, lecz zmienia swój status na zwykły urlop wypoczynkowy.
Podsumowując, urlop na żądanie, razem z urlopem z powodu siły wyższej, stanowi odpowiedź na potrzeby pracowników. Jako pracodawca masz prawo odmówić zgody na urlop, bazując na Kodeksie Pracy oraz przepisach wewnątrz firmowych. Proces wysyłania wniosków możesz ułatwić decydując się na nasz system do planowania czasu pracy - Twoi pracownicy mogą wysyłać wnioski urlopowe w formie elektronicznej. System zlicza również wykorzystane przez pracownika UŻ, więc jeśli Twój pracownik wykorzystał całą pulę, system Cię o tym poinformuje. Jest to tylko jedna z wielu naszych funkcjonalności. Aby poznać je wszystkie, umów się na niezobowiązujące demo systemu lub załóż 30 dniowe (darmowe!) konto i testuj Grafik Optymalny, bez żadnych ograniczeń.
Zamów audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Loading...