Tworzenie planów urlopowych nie jest obowiązkiem każdej firmy. Nie muszą go tworzyć te, w których nie działa organizacja związkowa lub istnieje zgoda na jego nietworzenie. Urlopy udzielane są wtedy w miarę upływu roku. Tworzenie planu urlopów ma jednak ma wiele zalet, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika - szczególnie w tych firmach, gdzie nie można dopuścić do sytuacji, w której zbyt wielu pracowników będzie na urlopie w tym samym czasie. Sam plan tworzony jest przez przełożonego dla konkretnej grupy pracowników w oparciu o ich wnioski, uwzględniając również potrzeby biznesowe firmy. Należy pamiętać, że plany urlopowe nie mogą zagrażać prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i są wiążącym dokumentem dla obu stron.
W firmach, które nie tworzą planów urlopowych lub terminy urlopów ustalane są z wyprzedzeniem i nieformalnie, pracownik powinien otrzymać zgodę od swojego kierownika, aby urlop mógł dojść do skutku. Najczęstszą praktyką jest potwierdzenie w formie wniosku urlopowego - papierowego lub elektronicznego. Pracownik przedkłada wniosek, a po jego akceptacji może spokojnie udać się na wypoczynek. Zdarzają się jednak sytuacje losowe, które powodują konieczność zmiany planów urlopowych, a nawet "ściągnięcie" pracownika z rozpoczętego urlopu. Więcej na ten temat przeczytasz w poniższym artykule.
Zmiana urlopu na wniosek pracownika
Jeśli jesteś pracownikiem to wiedz, że masz możliwość zmiany terminu planowanego urlopu, jeśli pojawił się ku temu konkretny powód. Wówczas pracodawca musi zaakceptować zmiany. Nowy termin ustalicie wspólnie. Do głównych powodów zmian w planie należy choroba, choroba zakaźna, powołanie do terytorialnej służby wojskowej, ćwiczenia wojskowe, a także urlop macierzyński. W tych przypadkach pracodawca nie ma zbyt dużego pola manewru i jego obowiązkiem jest wyznaczenie innego terminu urlopu.
Z całkowicie inną sytuacją mamy do czynienia, gdy powód zmiany planu jest bardziej błahy - przynajmniej z perspektywy Twojego kierownika - mowa tu o np. anulowaniu rezerwacji w hotelu, odwołaniu lotu, czy zmianie terminu urlopu osoby, z którą podróżujesz. Możesz oczywiście porozmawiać z przełożonym o zaistniałej sytuacji, ale nie powinieneś wymagać i oczekiwać przesunięcia urlopu. Pamiętaj, że im szybciej poinformujesz w pracy o sytuacji, tym masz większą szansę na ustalenie nowego terminu. Nie zawsze sytuacja w firmie oraz plany innych pracowników umożliwiają dokonanie zmian terminu urlopu. Wiele też zależy od dobrej woli Twojego przełożonego. Jeśli uda Ci się dojść do porozumienia, nowy termin powinien być ustalony wspólnie z Twoim kierownikiem.
Zmiany urlopowe na wniosek pracodawcy
Pracodawcom również czasami zdarza się konieczność przesunięcia terminu planowanego urlopu. Aby było to możliwe, muszą pojawić się ku temu konkretne powody. Jeśli przy tworzeniu planów urlopowych lub w trakcie akceptacji wniosku urlopowego nie można było przewidzieć konkretnych wydarzeń, urlop może zostać przesunięty. Chodzi o wszystkie te wydarzenia, które mogą poważnie wpłynąć na normalne i prawidłowe funkcjonowanie firmy i tok pracy. Najczęściej urlopy są przesuwane wskutek choroby innego pracownika, awarii, pożarów, czy kontroli. Pracodawca zazwyczaj ingeruje w zaakceptowany plan w ostateczności, ponieważ jest to problematyczna sytuacja nie tylko dla pracownika. Dla firmy może się wiązać z dużymi kosztami, ponieważ pracodawca musi zrefundować wszystkie poniesione koszty zaplanowanego urlopu - bilety lotnicze, opłacone wycieczki, noclegi itp. Jeśli nawet pracownik nie dokonał jeszcze żadnych rezerwacji, których nie może bezkosztowo anulować, bo np. chce spędzić urlop w swoim domku letniskowym, to z pewnością i tak będzie niezadowolony. Może to prowadzić do chęci odejścia z firmy, zwłaszcza jeśli działa ona w branży borykającej się z niedoborem pracowników.
Podobne zasady występują przy odwołaniu z rozpoczętego urlopu. Do takiej sytuacji może dojść, gdy pojawią się nieprzewidziane wcześniej wydarzenia. Koszt wcześniejszego powrotu pracownika i jego rodziny pokrywa firma. Nowy termin urlopu powinien być ustalony wspólnie - przy porozumieniu pracownika z pracodawcą.
Zmiany urlopowe w Grafiku Optymalnym
W Grafiku Optymalnym usunięcie urlopu z planu urlopów to kwestia dosłownie kilku kliknięć. Nie musisz niepokoić się, czy wprowadzone zmiany nie naruszą któregoś z dziesiątek zasad Kodeksu Pracy - system wszystko sprawdzi za Ciebie.
Jeśli chciałbyś usprawnić proces tworzenia planów urlopowych oraz uporządkować dokumentację urlopową, wypróbuj Grafik Optymalny. W systemie znajdziesz moduł do planowania urlopów, e-obieg wniosków urlopowch, a także wiele raportów, które pomogą Ci zweryfikować np. wykorzystane urlopy Twoich pracowników. To tylko część funkcji, które znajdziesz w Grafiku Optymalnym.
Jeśli nie czujesz się gotów do założenia konta próbnego, zacznijmy od darmowego audytu grafików pracy i planów urlopowych w Twojej firmie. Sprawdzimy, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi Kodeksu Pracy. Wskażemy obszary poprawy i wyjaśnimy, jak zautomatyzować pracę nad grafikami pracy w Twojej firmie - raz na zawsze!
Poznaj Grafik Optymalny
Poniżej rzuć okiem na fiszkę, z której dowiesz się najważniejszych rzeczy o platformie Grafik Optymalny.
Loading...