Kierownicy, którzy planują czas pracy, powinni udostępniać gotowy grafik swoim pracownikom co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem przed rozpoczęciem okresu na który powstał. Jeszcze przed odbyciem pracy na podstawie danego grafiku, może dojść do sytuacji, w której konieczna będzie zmiana planowanych godzin. Powodów może być wiele, a większość z nich wynika z sytuacji losowych, których na etapie planowania nie było można przewidzieć np. choroby pracownika czy urlopu na żądanie i tym samym dostosowania godzin pracy innych osób. Niejednokrotnie zmiany dokonywane są również na skutek ilości pracy, której jest więcej, niż zakładano podczas tworzenia grafiku pracy. W poniższym artykule przybliżę zatem kiedy i w jaki sposób można nanosić zmiany planowanych godzin pracy na grafiku, który został wcześniej przedstawiony do wiadomości pracowników.
Zmiana grafiku pracy a obowiązujące przepisy
Obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu Pracy nie określają dokładnie kwestii zmian w opublikowanych wcześniej harmonogramach. Przyjęto natomiast, że taka zmiana czasu pracy w grafiku jest możliwa jeśli wewnętrzne przepisy w firmie umożliwiają taką edycję. Chcąc zatem edytować grafiki, w pierwszej kolejności zweryfikuj zapis w regulaminie pracy, gdyż to on stanowi podstawę prawną związaną ze zmianami grafików.
W praktyce zmiana harmonogramu pracy jest możliwa nawet z dnia na dzień, choć w niektórych interpretacjach pojawia się termin 7-dniowy. Nie jest to jednak podejście, które zawsze się sprawdzi, ponieważ, nie da się przewidzieć chorobowego, czy urlopu okolicznościowego z wyprzedzeniem 7-dniowym. Inne interpretacje uznają logiczne podejście, że zmiany planu pracy powinny nastąpić najpóźniej dzień wcześniej.
Naniesione zmiany muszą być pracownikowi przedstawione, natomiast sama akceptacja przez pracownika naniesionych zmian jest kwestią sporną, której Kodeks Pracy nie reguluje. W tym zakresie brakuje również oficjalnego stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, dlatego najlepiej, aby zapis o akceptacji lub jej braku był ujęty w regulaminie firmy.
Zmiana grafiku pracy z perspektywy pracownika
Zmiany grafiku pracy z perspektywy pracodawcy są koniecznością i nie da się ich całkowicie uniknąć. Edycja grafiku, szczególnie ‘’z dnia na dzień’’, nie jest lubiana przez pracowników z wiadomych przyczyn. Pracownik, otrzymując nowy grafik, stara się dostosować względem niego swój czas wolny. Jeśli grafik się zmienia w sposób znaczny, pracownik musi zrezygnować ze swoich planów. Im częściej dochodzi do tego typu sytuacji, tym w pracowniku narasta frustracja i niezadowolenie, które może prowadzić nawet do rezygnacji z zatrudnienia w firmie. Jeśli musisz zmienić grafik, niezwłocznie poinformuj o modyfikacjach pracowników. Im szybciej to zrobisz, tym odbiór zmian będzie lepszy.
Jeśli tworzysz grafiki w firmie, gdzie ich zmienność jest normą, jak gastronomia czy hotelarstwo, to najlepiej powiedz o tym pracownikowi już w momencie zatrudnienia. Nie będzie późniejszych pretensji, kiedy zatrudniony będzie musiał zmienić swoje plany dotyczące czasu wolnego.
W systemie Grafik Optymalny masz możliwość opublikowania edytowanego grafiku która będzie skutkować również poinformowaniem wszystkich pracowników o wprowadzonych zmianach. Wystarczy kliknąć przycisk w systemie.
Jak zminimalizować ilość zmian na grafiku?
Nie da się całkowicie uniknąć sytuacji, w której trzeba będzie zmienić grafik pracy. Można jednak zmniejszyć częstotliwość edycji. Wszystko za sprawą dobrego przygotowania do tworzenia grafiku pracy. Przede wszystkim rozpocznij od zebrania od pracowników próśb grafikowych tj. informacji na temat dni czy pór dnia kiedy osoba chciałaby mieć wolne. To nie już standard dzisiejszych czasów. Unikniesz w ten sposób urlopów na żądanie, które powodują konieczność zmiany grafiku pracy.
Kolejny aspekt to odpowiednie rozplanowanie zmian. Ważne jest doświadczenie osoby planującej czas pracy, jak i twarde dane. Mając dostęp do danych historycznych, np. liczby klientów, zgłoszeń, wysokości sprzedaży itd. w przeszłości możesz przewidzieć ilość pracy w konkretnych dniach, czy godzinach. Zwróć też uwagę na wszelkie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne jakie wpłyną na zapotrzebowanie na pracę. Może to być pogoda, remonty pobliskich ulic, mecze, różne wydarzenia w okolicy, promocje jakie organizuje firma. Nie zaskoczy Cię wówczas ilość pracy do wykonania i nie będziesz musiał zmieniać wcześniej ustalonego grafiku pracy.
Każdy pracownik ma możliwość wprowadzenia na swoim koncie próśb grafikowych które trafią do akceptacji przełożonego, a następnie do grafiku.
Podsumowanie
Grafik Optymalny wspiera zarówno firmy, które dopuszczają nanoszenie zmian na grafiku, jak i te, które nie dokonują żadnych zmian w harmonogramach. Podczas wdrożenia systemu możliwe jest wprowadzenie szeregu ustawień w tym zakresie, m.in. blokad wprowadzania zmian na grafiku planowanym w trakcie jego realizacji. Dla firm, które modyfikacji dokonują, dostępne są z kolei raporty, które pokażą ilość modyfikacji, termin, a także wskażą osobę, która odpowiada za dokonanie edycji. Zarejestruj się w Grafiku Optymalnym i przez 30 dni testuj bezpłatnie wszystkie funkcjonalności naszego systemu. Przekonaj się, jak prosta może być zmiana grafiku i nadzoruj codzienną pracę nad harmonogramem.
Loading...