Organizacje non-profit, aby skutecznie realizować swoje cele, muszą efektywnie zarządzać czasem pracy pracowników. Większość instytucji funkcjonuje w stałych godzinach, nie tworząc grafików. Niekiedy, w określonej sytuacji lub przy specyficznym charakterze organizacji (np. telefon zaufania, wolontariat medyczny), potrzebna jest praca w nieregularnych godzinach, a tym samym planowanie godzin pracy. W tym artykule podpowiadam, jak skutecznie organizować działania w organizacjach pozarządowych.
Zarządzanie organizacją non-profit – planowanie czasu pracy
Tworząc grafik pracy w organizacji non-profit, należy najpierw określić cele organizacji lub przedsięwzięcia. Potem, na ich podstawie, określa się ilość pracy do wykonania. Warto uwzględnić nakład obowiązków na dany tydzień, miesiąc, dzień, a nawet godzinę.
Jeśli zapotrzebowanie na pracę bywa zmienne, warto wskazać czynniki, które je determinują (np. warunki atmosferyczne, organizacja eventów, święta itp.). Przykładowo, grupa ratownicza może wymagać większej obsady w sezonie turystycznym i przy surowej pogodzie, a w telefonie zaufania więcej psychologów musi czuwać w okresie świąt. Podobnie więcej zaangażowanych wymaga organizacja kulturalna lub fundacja organizujące cykliczną weekendową zbiórkę.
Kolejny krok to określenie, ile godzin w miesiącu mogą przepracować poszczególne osoby. Należy wziąć pod uwagę wymiar etatów oraz plany urlopowe. Pracownik pełnoetatowy może przepracować maksymalnie 40 godzin w tygodniu. Przysługuje mu również prawo do:
- urlopu – m.in. wypoczynkowego (20 lub 26 dni, w zależności od stażu, w tym jeden nieprzerwany 14-dniowy wypoczynek w roku), na żądanie (4 dni w roku) oraz okolicznościowego;
- 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego;
- przerw (min. 15 minut po 6 godzinach pracy)
- odbioru dnia wolnego za pracę w niedzielę i święta.
Istotne jest też uwzględnienie: 1) dyspozycyjności poszczególnych pracowników, 2) absencji oraz 3) możliwości zastępstw (również wolontariuszami). Warto zadbać o elastyczność, tzn. szanować indywidualne potrzeby pracowników, by zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi urlopami na żądanie czy rotacją pracowników wynikającą z niedopasowania godzin pracy do ich zajęć na uczelni czy zadań wynikających z rodzicielstwa.
Grafik pracy planujemy z wyprzedzeniem co najmniej 7-dniowym. Pracownicy powinni móc się z nim zapoznać. Pozwala to uniknąć nieporozumień, a w razie problemów, wprowadzić modyfikacje w harmonogramie.
Optymalny grafik pracy w organizacji non-profit
Sporządzanie grafiku uwzględniającego wszystkie powyższe zmienne oraz przepisy Kodeksu Pracy bywa żmudne i czasochłonne. Zwłaszcza jeśli używasz z metod tradycyjnych typu długopis i kartka lub arkusz kalkulacyjny. Zdecydowanie łatwiej skorzystać z dedykowanego oprogramowania, takiego jak Grafik Optymalny. Pozwala on generować harmonogramy zgodne z Kodeksem Pracy, dostosowane do nakładu i systemu pracy w organizacji, możliwości oraz potrzeb pracowników zatrudnionych w różnych wymiarach etatu, na podstawie odmiennych umów cywilno-prawnych.
Grafik Optymalny pomaga optymalizować większość czasochłonnych i skomplikowanych procesów związanych z zarządzaniem godzinami pracy zespołu. Chcesz sprawdzić, jak działa? Załóż konto testowe na naszej stronie i korzystaj z funkcjonalności oprogramowania za darmo przez 30 dni.
Loading...