Sposoby tworzenia grafików pracy dla aptek

Grafik pracy dla apteki powinien być tworzony na podobnych zasadach, co ten w sklepach. Apteka jest bowiem punktem handlowym jak każdy inny, tyle że sprzedaje leki. Większość sieciowych aptek wygląda jak zwykła drogeria, tyle, że poza sprzedażą kosmetyków realizują również recepty.

Wytyczne co do obsady 

Przepisy prawa farmaceutycznego stanowią, że w godzinach otwarcia apteki, w tym w trakcie dyżuru nocnego, zawsze powinien być obecny kierownik apteki. Jeśli nie jest to możliwe, a jest tak najczęściej, bo mało która apteka jest czynna tylko po 8 godzin dziennie 5 dni w tygodniu, wówczas powinien być obecny magister farmacji.

Pozostałą obsadę dostosuj do ilości klientów odwiedzających aptekę. Ilość ta jest różna w zależności od godziny i dnia tygodnia oraz ma charakter mocno sezonowy - jak wiadomo apteki najwięcej klientów mają w “sezonie grypowym” - od jesieni do wiosny.

Grafik pracy dla apteki w praktyce

Przed ułożeniem harmonogramu pracy warto więc zastanowić się, jaka będzie sprzedaż w poszczególne dni i godziny w miesiącu obejmującym grafik. Należy przy tym bazować na historycznych danych sprzedażowych, a następnie określić (na podstawie własnego doświadczenia lub KPI - produktywność), ilu pracowników będzie potrzebnych do zrealizowania sprzedaży określonej wielkości. Dostosowując ilość pracowników do prognozowanej ilości klientów masz pewność, że nie powstaną kolejki, które powodują, że zniecierpliwieni klienci więcej nie powrócą.

Poza sprzedażą nie zapomnij o zapewnieniu obsady dla pozostałych czynności takich jak: przyjęcie dostawy, prace związane z visual merchandisingiem czy czynności administracyjne.

Ze względu na długie godziny otwarcia większości aptek i fakt, że często czynne są również w soboty i niedziele, zwłaszcza te w centrach handlowych, a dodatkowo ilość pracy jest różna w różnych dniach i porach, najlepiej wprowadzić równoważny system czasu pracy. Oznacza on, że można planować zmianę dłuższą niż 8 godzin (maksymalnie 12) i równoważyć ją krótszą zmianą lub dniem wolnym. W takim systemie łatwiej jest dostosować obsadę do potrzeb apteki.

Ograniczenia wynikające z Kodeksu Pracy

Niezależnie od systemu czasu pracy, tworząc grafik pracy dla apteki, musisz pamiętać o wytycznych Kodeksu Pracy co do czasu pracy. W każdej dobie pracowniczej musi być 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w tygodniu 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Jeżeli apteka jest czynna również w niedzielę, to każdemu pracownikowi co czwartą musisz zapewnić wolną. Pamiętaj też o przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy i nie przekraczaj dozwolonej ilości dni pracujących w miesiącu.

Obowiązuje też zakaz ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej (czyli kolejnych 24 godzinach od rozpoczęcia pracy). Wystarczy jednak zgoda organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników, by możliwe było planowanie pracy rozpoczynającej się o wcześniejszej godzinie niż zmiana we wcześniejszym dniu.

Jeśli tworzysz grafik pracy dla apteki czynnej 7 dni w tygodniu, a godziny jej funkcjonowania są długie to warto, abyś przed utworzeniem grafiku poprosił pracowników o wskazanie tych dni, kiedy z ważnych przyczyn (typu wizyta u lekarza, ważna uroczystość rodzinna) nie mogą pracować lub mogą pracować w określonym zakresie godzinowym. Unikniesz też wówczas kłopotliwych urlopów na żądanie.

Tworząc grafik pracy dla apteki przemyśl też kwestię urlopów. Najlepiej wysyłać pracowników na urlop w tych miesiącach, w których sprzedaż jest słaba, czyli w przypadku aptek latem.

Grafik ukończ i podaj do wiadomości pracowników najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, który obejmuje. Dobrze ułożony grafik pracy pomoże Ci ograniczyć koszty, które związane są z prowadzeniem apteki.

Najlepsze programy do tworzenia grafików pracy

Po przeczytaniu artykułu wiesz, jak zabrać się do tworzenia grafiku pracy dla swojej apteki. Ale przecież nie będziesz do tego celu używać kartki papieru. Byłoby to bardzo ryzykowne i nieprofesjonalne. Sprawdź poniższe zestawienie, aby poznać możliwości różnych metod tworzenia grafików pracy.

Z poniższej tabeli wynika, że Grafik Optymalny to najlepsze narzędzie do tworzenia grafików pracy dla firm. Zerknij na poniższy plakat, aby sprawdzić, jak wyglądają zoptymalizowane grafiki generowane w tym programie.

Grafik Optymalny pozwala na tworzenie grafików pracy w oparciu o wiele różnych konfiguracji. Jest to program innowacyjny i łatwy w obsłudze. Zerknij na ostatni plakat, aby poznać konkretne korzyści programu i sprawdzić, które firmy korzystają z naszego rozwiązania.