Sposoby tworzenia grafików pracy to obszerny temat, który wymaga pogłębionej analizy. W niniejszym artykule dokładnie przeanalizujemy najczęściej spotykane sposoby tworzenia grafików pracy.

Przedsiębiorstwa dzielą się na dwie grupy, które różnicuje świadomość znaczenia dobrych grafików czasu pracy dla harmonijnego rozwoju firmy.

Do pierwszej grupy można zaliczyć te firmy, które rozumieją, że grafik pracy to serce firmy. Wykorzystują one grafik pracy jako narzędzie kształtowania poziomu obsady do sytuacji wewnątrz przedsiębiorstwa i poza nim, np. sezonowości sprzedaży, wielkości produkcji itd.

Firmy z drugiej grupy biernie obserwują ogromną rotację pracowników czy też inne problemy natury kadrowej, a zamiast sięgnąć do źródła problemu - nieprawidłowości w planowaniu czasu pracy - leczą jedynie symptomy. Pozbawiają się tym samym szansy na spokojny, stabilny wzrost. 

Czym odznacza się dobry grafik pracy?

Dobry grafik pracowniczy to taki, w którym przede wszystkim ilość pracowników w danym czasie jest dostosowana do aktualnych potrzeb firmy przy zachowaniu założeń budżetowych w zakresie kosztów pracy.

Pracodawcy tworząc harmonogramy czasu pracy starają się też uwzględnić preferencje pracowników, by mogli pogodzić pracę z życiem prywatnym. Pogodzenie wszystkich tych założeń nie jest prostą sprawą, podobnie jak wybór optymalnego sposobu tworzenia grafiku pracy dla Twojej firmy. 

Aby ułatwić Ci to zadanie, sprawdziliśmy różne sposoby tworzenia grafików pracy. Tobie pozostaje jedynie poświęcić kilka minut na lekturę i podjęcie decyzji, który z tych sposobów wykorzystasz w swojej firmie.

Zaczynajmy!

Najważniejsze sposoby tworzenia grafików pracy

#1: Papier.

Tworzenie grafików na kartce papieru to najbardziej prymitywna z metod. Kiedyś - z racji braku innych narzędzi - jedyna. Obecnie - w związku z rozwojem technologii - powinna odejść w zapomnienie. Jest bardzo ryzykowna oraz czasochłonna. 

Na początek - informacje w pigułce:

A teraz szczegółowo:

Koszt:

Samo narzędzie jest bardzo tanie. Ok. 1 zł kosztować będzie kartka papieru i długopis. Metoda jest jednak najbardziej czasochłonna. Do kosztu tej metody doliczyć należy odpowiednią ilość godzin poświęconych przez osobę tworzącą harmonogramy na jego stworzenie i modyfikacje.

Do kosztu należy doliczyć też czas poświęcony na wszelkie czynności powiązane tj.:

• przygotowanie, a na koniec sprawdzenie list obecności,
• przygotowanie na podstawie wykonanego harmonogramu ewidencji czasu pracy,
• stworzenie planu urlopowego itd.

Do tego dochodzi koszt ewentualnych pomyłek, a o takie w tej metodzie jest nietrudno. A ten wcale nie jest mały i wynosi nawet do 30 000 zł. Pomyłki mogą też doprowadzić do konfliktów w zespole, a w konsekwencji - odejścia części załogi. Wspominaliśmy o tym przy okazji naszego artykułu o rotacji pracowników. Wystarczy sobie wyobrazić, co może się stać, jeśli przez nieczytelność grafiku pracy i nieporozumienia z tego wynikające, okazuje się, że jedna z osób nie może wyjechać na urlop... Na marginesie: inny z naszych artykułów może być dla Ciebie pomocny jeśli nie wiesz, jak sobie radzić z grafikami w okresie urlopów.

Zalety metody:

• Tania.
• Nie wymaga posiadania komputera, dostępu do Internetu, ani nawet prądu.
• Może być stosowana przez osoby, które nie potrafią obsługiwać komputera.

Wady metody:

• Całość obliczeń trzeba wykonać samodzielnie. Zliczać godziny i dni pracy, godziny odpoczynków, ilość pracowników na poszczególnych zmianach. Przy dużej liczbie pracowników jest to bardzo trudne. Jeżeli dodatkowo pracownicy są zatrudnieni w różnych wymiarach czasu pracy, a w firmie funkcjonuje równoważny system czasu pracy, jest to bardzo uciążliwe.
• Konieczna jest bardzo dobra znajomość przepisów Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy, by harmonogram czasu pracy był zgodny z przepisami.
• Jeśli praca planowana jest również na niedzielę, trzeba tworzyć bieżący grafik patrząc również na poprzedni, bo co czwarta niedziela powinna być dla pracownika wolna. Jest to dość niewygodne.
• Jeżeli firma uwzględnia pewne propozycje ze strony pracowników co do czasu pracy, a najczęściej jest tak kiedy pracownicy jednocześnie studiują, to zbieranie tych sugestii musi odbywać się również na kartce papieru. Ta może się zgubić, pracownik może się nie wpisać, a tworząc harmonogram, trzeba patrzeć na to, co jest na kartce na każdy dzień.
• Jeżeli z powodu zwolnień lekarskich, urlopów na żądanie, czy innych nieprzewidzianych sytuacji wykonywany grafik pracowniczy ulega w ciągu miesiąca zmianom, wówczas staje się pokreślony i nieczytelny. W takich sytuacjach, aby powiadomić pracowników o zmianach w ich grafiku, trzeba do nich zadzwonić. I znów trzeba poświęcić czas, a często pracownicy nie odbierają telefonów z firmy.
• W nagłych sytuacjach metoda nie daje możliwości działania zdalnego, aby dokonać zmian w grafiku pracowniczym poza godzinami pracy osoby odpowiadającej za grafik, osoba musi udać się do siedziby firmy lub pamiętać, by nosić ze sobą aktualną, papierową kopię grafiku.
• Wszystko, co jest powiązane z harmonogramem - plany urlopowe, listy obecności, ewidencje czasu pracy trzeba opracować oddzielnie.

A dodatkowo - kilka dodatkowych wyzwań dla dużych firm:

• Jeżeli tworząc grafik trzeba zmieścić się w określonym budżecie tj. kwocie za wynagrodzenia, wówczas trzeba takie dodatkowe wyliczenia zrobić na boku, co jest uciążliwe szczególnie wtedy, kiedy pracownicy mają różne stawki.
• Przy dużej liczbie pracowników konieczność ręcznego opracowania ewidencji czasu pracy tj. wyliczenia ilości godzin nocnych, nadliczbowych, urlopowych, chorobowych itd. potrzebnych do naliczenia pensji może skutkować opóźnieniem terminu wypłaty.
• Kłopotów przysparza przenoszenie pracowników w ciągu miesiąca między oddziałami firmy np. w celu zastępstwa. Trzeba wówczas zapoznać się z harmonogramem osoby z oddziału, z którego przyszła w ramach wsparcia, by planując dla niej czas pracy nie złamać przepisów Kodeksu Pracy. Taka sytuacja przysporzy też pracy księgowości, kiedy czas pracy osoby ma być zaksięgowany pomiędzy dwa MPKi.

Sprawdźmy kolejne sposoby tworzenia grafików pracy.

#2: Dokument w programie Word.

MS Word jest to program komputerowy, dający możliwość wstawienia w dokument tabeli, do której można wprowadzić godziny pracy dla poszczególnych pracowników.

W pigułce:

Szczegółowo:

Koszt:

Roczny abonament na pakiet MS Office 365, w którego skład wchodzi Word, kosztuje 453,87zł na 1 użytkownika. Trzeba też posiadać komputer i prąd, by go zasilić. Aby grafik poznali pracownicy, trzeba go wydrukować, a więc posiadać drukarkę i zaopatrzyć ją w materiały eksploatacyjne. Metoda jest trochę mniej czasochłonna niż kartka papieru, ale też trzeba doliczyć sporo godzin osoby zajmującej się tworzeniem grafików pracy. Popełnienie błędu związanego z przepisami Kodeksu Pracy może Cię kosztować tak samo dużo. 

Zalety:

• Łatwa edycja - wprowadzanie zmian i poprawek.
• Możliwość prostego nanoszenia poprawek oraz formatowania tabeli powoduje, że grafik pracy będzie estetyczny i czytelny.
• W tabeli można wprowadzić formuły, by ułatwić sobie liczenie np. sumy godzin dla pracownika lub na dany dzień.
• Office 365 daje możliwość zapisania pliku w chmurze i dostępu do niego z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, co ma szczególne znaczenie, gdy osoba tworząca harmonogramy pracy jest nieobecna w miejscu pracy, a pilnie musi dokonać zmian.

Wady:

• Word jest programem dedykowanym do pracy z tekstem, a nie z tabelą, więc tworzenie grafików czasu pracy w ten sposób nie jest wygodne.
• Konieczna jest bardzo dobra znajomość przepisów Prawa Pracy, podczas tworzenia grafiku trzeba samemu pilnować odpoczynków dobowych, tygodniowych, co 4 niedzieli wolnej itd.
• W związku z powyższym harmonogram trzeba analizować patrząc również na poprzedni, a więc "przeskakiwać" co chwilę do innego pliku.
• W Wordzie dostępne są tylko proste formuły, więc przy obsadzaniu zmian należy dodatkowo przeliczyć ilości pracowników, co ciężko zrobić przy dużej liczbie pracowników.
• Jeżeli w firmie uwzględniane są propozycje pracowników co do czasu pracy, to trzeba obrać jakąś metodę ich zbierania - na papierze, na e-mail, SMSem. Można się w tym pogubić.
• W przypadku zmian w istniejącym harmonogramie pracy trzeba dzwonić do pracowników, by ich o tym poinformować, co jest czasochłonne i nie zawsze można się dodzwonić.
• Wszystko, co jest powiązane z planowanie czasu pracy - plany urlopowe, listy obecności, ewidencję czasu pracy itd. trzeba opracować oddzielnie.

Duże firmy muszą stawić czoła dwóm dodatkowym problemom:

• Jeżeli grafik ma być zrobiony w oparciu o budżet kwotowy, nie jest możliwe przeliczenie ilości zaplanowanych godzin na kwoty, jeśli stawki pracowników są różne, co wymusza prowadzenie dodatkowych obliczeń na boku.
• Przy dużej liczbie pracowników zliczanie na koniec miesiąca godzin nocnych, urlopowych, chorobowych, nadgodzin itd. jest czasochłonne i może spowodować opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń.

Kontynuuj czytanie, aby poznać kolejne sposoby tworzenia grafików pracy. 

#3: Arkusz w programie Excel.

W pigułce:

W szczegółach:

Koszt:

Najtaniej Excel można nabyć w pakiecie MS Office 365, kosztuje on 453,87zł na 1 użytkownika. Trzeba oczywiście mieć komputer. Aby grafik podać do wiadomości  pracowników, trzeba go wydrukować, zatem potrzebne będą: drukarka i niezbędne materiały eksploatacyjne. Czasochłonność, a więc koszt pracy jaki trzeba uwzględnić w koszcie tej metody, zależy od zaawansowania przygotowanego arkusza. Trzeba też doliczyć koszt ewentualnych pomyłek związanych z przepisami Kodeksu Pracy.

Zalety:

• Łatwa edycja oraz wprowadzanie czasu pracy i wszelkich poprawek.
• Wydrukowany grafik ma estetyczny wygląd.
• Łatwo można wprowadzić proste formuły, by sumowały się godziny pracy.
• Można wyciągnąć wiele danych na podstawie wprowadzonego czasu pracy np. uzyskać informację o ilości pracowników o danej porze lub na danej zmianie, ilości godzin urlopowych czy chorobowych, ilości nadgodzin dobowych i średniotygodniowych.
• Plik z harmonogramem można zapisać w chmurze, więc osoba tworząca grafiki pracy ma do niego dostęp i możliwość edycji z dowolnego miejsca przez Internet.

Wady:

• Aby był naprawdę użyteczny (a jedynie tabelką do wpisywania godzin pracy), trzeba stworzyć bardzo zaawansowany arkusz. Wymaga to bardzo dobrej znajomości skomplikowanego programu, jakim jest Excel.
• Rozbudowany arkusz do tworzenia grafiku, często połączony z innymi arkuszami, można łatwo zepsuć przez przypadkową zmianę formuł czy odniesień.
• Excel nie sprawdzi za Ciebie wytycznych Kodeksu Pracy w zakresie norm czasu pracy i odpoczynków, a więc tworząc grafiki w tym programie, trzeba znać i śledzić przepisy w tym zakresie. Inne "domowe" sposoby tworzenia grafików pracy również mają tę wadę. 
• W związku z powyższym grafik trzeba tworzyć, spoglądając również na plik z poprzedniego miesiąca, co nie jest wygodne.
• Nie uwzględnia rozpoczynania i kończenia stosunku pracy w trakcie miesiąca, więc nie ominie Cię liczenie na boku.
• Jeśli w firmie uwzględniane są sugestie pracowników co do dni czy godzin pracy (studenci), to trzeba jakoś je zbierać - na kartce papieru, przez e-mail, SMSem - w czym można się pogubić.
• W przypadku nagłej zmiany w wykonywanym grafiku pracy trzeba dzwonić do pracowników, by ich o tym powiadomić, co pochłania czas, a często i nerwy, bo pracownicy nie zawsze odbierają.

Duże firmy mają kolejny problem:

• Kiedy pracownik w trakcie miesiąca pracuje w kilku oddziałach firmy, konieczne będzie wymienianie się plikami z grafikiem, aby nie złamać wytycznych Kodeksu Pracy w zakresie planowania czasu pracy.

#4: Arkusz Google Docs.

W ramach usług od Google mamy do dyspozycji arkusz kalkulacyjny, działający na tej samej zasadzie co program Excel, ale dostępny w chmurze. 

W pigułce:

Szczegółowo:

Koszt:

Do użytku firmowego koszt miesięcznego abonamentu za usługę to 4 euro na osobę, a więc ok 211,20 zł rocznie.

Potrzebny jest rzecz jasna komputer z dostępem do Internetu i drukarka, by wydrukować plik z grafikiem. Do tego trzeba doliczyć czas, a więc koszt pracy, co zależy od stopnia zaawansowania przygotowanego arkusza. Arkusz nie sprawdzi, czy zaplanowany czas pracy jest zgodny z wytycznymi Kodeksu Pracy, trzeba więc też doliczyć koszt ewentualnych pomyłek z tym związanych. W koszcie trzeba też ująć też czas spędzony nad czynnościami powiązanymi tj. opracowanie ewidencji czasu pracy itd.

Zalety:

• Zaletą używania programu on-line jest to, że plik z aktualnym harmonogramem możemy udostępnić pracownikom nim objętym, jeśli mają konto Google, mają więc zawsze dostęp do aktualnej wersji. Inne sposoby tworzenia grafików pracy również na to pozwalają. 
• Osoba tworząca grafiki pracy ma dostęp do pliku z grafikiem z dowolnego miejsca przez Internet, zatem w nagłych sytuacjach może dokonać zmian w grafiku nie będąc w miejscu pracy.
• Można stworzyć i udostępnić arkusz do wprowadzania sugestii do grafiku przez pracowników, którzy mają konto Google.
• Łatwa edycja - wprowadzanie zmian i poprawek.
• Arkusz z harmonogramem można ładnie sformatować, a wydrukowany arkusz ma estetyczny wygląd.
• Łatwo można wprowadzić proste formuły, by sumowały się godziny lub liczba pracowników na zmianie.
• Dostęp z dowolnego miejsca przez Internet dla osób tworzących grafiki i osób nimi objętymi.

A dodatkowo dla większych firm:

• W przypadku przenoszenia pracowników między oddziałami firmy w ciągu miesiąca np. w celu zastępstwa, można podejrzeć grafiki z innych oddziałów (jeśli zostały udostępnione). Pozwoli to uniknąć łamania przepisów kodeksu Pracy planując czas pracy dla takich osób.

Wady:

• Aby wykorzystać główną zaletę tej metody, czyli dostęp dla pracowników do aktualnej wersji grafiku, muszą oni posiadać konto Google. Czym starszą mamy załogę, tym mniej osób będzie je posiadać.
• Jeśli zbieramy sugestie pracowników co do czasu pracy przed utworzeniem harmonogramu czasu pracy, to od tych, którzy mają konto Google możemy zebrać na przeznaczonym do tego udostępnionym arkuszu. Dalej jednak pozostaje zamieszanie z mailami, kartkami itp., a także obsługą kolejnej metody.
• Brak możliwości tworzenia zaawansowanych arkuszy połączonych z innymi np. plikami planu urlopowego, list obecności czy ewidencji czasu pracy. Należy to osobno opracować. Pozostałe "domowe" sposoby tworzenia grafików pracy również mają ten problem.
• Program nie sprawdzi, czy w grafiku pracy zachowane zostały wytyczne Kodeksu Pracy w zakresie norm i odpoczynków, stąd przy tej metodzie konieczna jest znajomość i bieżące śledzenie przepisów w tym zakresie.
• W związku z powyższym harmonogram trzeba tworzyć patrząc również na poprzedni arkusz, sprawdzając np. czy została zachowana co 4 wolna niedziela. Jest to mało komfortowe.
• Nie powiadomi pracowników o utworzeniu nowego harmonogramu i o zmianach w istniejącym.
• Nie spełnia wytycznych GIODO dla systemów zawierających dane osobowe na poziomie wysokim, więc grafiki czasu pracy nie powinny być tworzone ani przechowywane na dysku Google. Inne sposoby tworzenia grafików pracy pod pewnymi warunkami również mogą mieć tę wadę. 

#5: Grafik Optymalny.

Grafik Optymalny to program do tworzenia grafików pracy dostępny on-line.

W pigułce:

Koszt:

Koszt miesięcznego abonamentu za usługę zależy od liczby pracowników, jaka ma być objęta grafikiem pracy.

Za 1 pracownika jest to 8 zł netto przy rocznej umowie. Jeśli przykładowo mamy 5 pracowników to roczny abonament za program wyniesie 480 zł.

Potrzebny będzie oczywiście komputer z dostępem do Internetu oraz drukarka, by wydrukować plik z grafikiem.

Koszt pracy związany z tą metodą, który wynika z czasu, jaki osoba tworząca grafiki poświęca na jego stworzenie i wszystkie powiązane z planowaniem czasu pracy czynności jak plany urlopowe, jest dużo niższy niż we wcześniejszych metodach.

Zalety:

• Dostęp do aktualnego grafiku z dowolnego miejsca przez Internet dla osób nim objętych z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu - telefon, tablet, komputer.
• Powiadomi pracowników o utworzeniu nowego harmonogramu albo o zmianach w istniejącym.
• Dostęp dla osoby tworzącej grafiki z dowolnego miejsca przez Internet, może więc dokonywać zmian spoza miejsca pracy, jeśli sytuacja tego wymaga.
• Łatwy i intuicyjny - rozpoczęcie pracy w programie nie wymaga wcześniejszego przygotowania.
• Gotowy harmonogram można wydrukować w 3 estetycznych wariantach.
• Podczas tworzenia grafiku sprawdza, czy zachowane zostały wytyczne Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy, uwzględniając również poprzednie grafiki.
• Sprawdza czy ilość pracowników w danym czasie czy na danej zmianie jest zgodna z zapotrzebowaniem na pracę.
• Na bieżąco wylicza koszty pracy dla zaplanowanego harmonogramu, pozwala więc na kontrolowanie, czy grafik jest zgodny z założeniami budżetowymi.
• Automatycznie generuje wszystkie potrzebne dokumenty i raporty jak ewidencje czasu pracy.
• Pozwala na zebranie preferencji pracowników co do czasu pracy. Mamy je w jednym miejscu. Program ułatwia tworzenie grafiku z uwzględnieniem tych próśb. Inne sposoby tworzenia grafików pracy nie pozwalają na to w żadnej formie.
• Spełnia wytyczne GIODO dla systemów zawierających dane osobowe na poziomie wysokim.

I dwie ostatnie zalety - głównie dla dużych firm:

• W przypadku przenoszenia pracowników między oddziałami w ciągu miesiąca np. w celu zastępstwa, nie trzeba znać harmonogramów z innych oddziałów, by zachować zgodność z przepisami. Program wszystko sprawdzi.
• Automatycznie generuje się raport rozliczenia godzin do płac, zawierający informacje o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzin płatnych 50% i 100%, godzin nocnych itd. co przyspiesza wypłatę pensji. Możliwa jest też integracja z programami płacowymi, aby dane wysyłały się automatycznie.

Wady:

• Trzeba mieć trochę odwagi, aby wypróbować innowacyjne narzędzie. Chociaż ta wada jest coraz mniej ważna, ponieważ z naszego programu korzystają już takie firmy, jak np. Hotele Radisson Blu, Flying Tiger Kopenhagen, Pyszne.pl, Samsung i wiele innych! Szczegóły sprawdź poniżej.

To już wszystkie najważniejsze sposoby tworzenia grafików pracy. Rzetelna analiza pokazała, że najlepszym podejściem jest Grafik Optymalny. Sprawdź poniższe oferty i poznaj nas.

Ciekawi Cię, jak wygląda Grafik Optymalny od środka? Zerknij poniżej:

Ile kosztuje program?