Rejestracja czasu pracy online to narzędzie, które pozwala w wygodny sposób ewidencjonować i rozliczać faktycznie przepracowany czas zatrudnionych pracowników. Prawidłowo wdrożone e-RCP pozwala więc kontrolować i optymalizować koszty pracownicze. Samo wdrożenie tego narzędzia i jego obsługa jest bardzo prosta, jednak popełniając pewne błędy, może nie dawać ono oczekiwanych rezultatów. W poniższym artykule zebrałam najczęściej popełniane błędy, które można popełnić przy prowadzeniu rejestracji czasu pracy online.
Nieprzeszkolenie pracowników
Pierwszym i jednocześnie najczęściej popełnianym błędem jest nieprzeszkolenie pracowników z obsługi e-RCP jak i brak wyjaśnienia im powodu wdrożenia tego narzędzia. Brak wiedzy i zrozumienia może powodować, że pracownicy nie będą wykonywać odbić na wejście i wyjście z pracy. W systemie będzie brakowało odbić, czego następstwem będzie brak możliwości zliczenia jak długo osoba pracowała. Ewentualne weryfikowanie faktycznej pory rozpoczęcia lub końca pracy i dopisywanie rejestrów przez managera, lub osobę odpowiedzialną za kontrolę czasu pracy będą pochłaniać cenny czas.
Dobrą praktyką jest wyjaśnienie pracownikom, że RCP służy przede wszystkim do prawidłowego rozliczenia ich czasu pracy, a brak wpisów może utrudnić naliczenie wynagrodzenia bądź pominięcie wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych.
Umiejscowienie modułu RCP w niewłaściwym miejscu
Kolejnym błędem, jaki często zdarza się popełniać firmom wdrażającym e-RCP jest umiejscowienie czytnika w niewłaściwym miejscu np. w miejscu niedostępnym czy będącym daleko od stanowisk pracy. Czytnik powinien być dla pracowników widoczny, łatwo dostępny, umiejscowiony w pobliżu wejścia do pomieszczenia, gdzie znajdują się stanowiska pracy czy na drodze z szatni do stanowisk pracy. Umiejscowienie złym miejscu powoduje problemy związane z brakiem odbić pracowników w systemie lub odbicia, na podstawie których ciężko określić kiedy faktycznie rozpoczęła się praca.
Lokalizacja rejestratora powinna być przemyślana, dzięki czemu żaden z pracowników nie ominie czytnika. Tym samym na podstawie rejestrów bez problemu rozliczysz czas pracy.
Brak kodów do rejestracji czasu pracy
Większość rejestratorów online działa w oparciu o kody kreskowe luk kody QR przypisane do konta danego pracownika. Takie rozwiązanie wiąże się zatem z koniecznością posiadania indywidualnego kodu w każdy dzień roboczy. Niestety, często zdarza się, że pracownicy o swoich kodach zapominają lub je gubią, co powoduje braki w rejestrach.
Pomocnym rozwiązaniem jest przygotowanie pracownikom identyfikatorów z imieniem i nazwiskiem oraz kodem służącym do rejestracji.
Jeśli pracownicy na stanowiskach pracy mogą mieć smartfony, to zapisanie w nich kodów również jest dobrym pomysłem.
Podsumowanie
Rejestracja czasu pracy online to praktyczne i wygodne narzędzie które przy odpowiednim wdrożeniu wspomoże managerów i osoby tworzące grafiki w codziennej pracy. Aby jednak system spełniał swoje funkcje, musi zostać odpowiednio wprowadzony do firmy. Jako osoba odpowiedzialna za wdrażanie RCP online, musisz wziąć pod uwagę m.in. umiejscowienie rejestratora czy chociażby odpowiednie przeszkolenie pracowników. Wszystkie wyżej wymienione sytuacje będą powodować bowiem jeden, najistotniejszy z perspektywy korzystania z modułu problem, a mianowicie brak poprawnych rejestrów. Jeśli w systemie nie zostaną zarejestrowane odbicia wejść i wyjść pracowników, to naturalnie nie będziesz mógł zweryfikować, ile godzin przepracowali Twoi zatrudnieni i czy należy im się wypłata za powstałe nadgodziny
W Grafiku Optymalnym masz możliwość skonfigurowania modułu e-RCP zgodnie z potrzebami firmy, zapobiegając powstawaniu większości błędów. Dodatkowo możesz umówić się na szkolenie online z obsługi RCP dla pracowników, aby mieć pewność, że wszystkie sprawy związane z korzystaniem z rejestracji czasu pracy online są dla Twoich pracowników zrozumiałe.
Loading...