Praca zdalna od pewnego czasu stawała się coraz powszechniejszą formą zatrudnienia pracowników. W niektórych firmach była ona formą benefitu dla pracowników. Najczęściej pracownik otrzymywał możliwość wykorzystania raz na jakiś czas dnia z puli tzw. dni zdalnych, w których mógł świadczyć pracę z domu lub innego, dowolnego miejsca. Często też już w momencie zatrudnienia zapadały ustalenia, którego dnia tygodnia praca regularnie będzie odbywała się zdalnie. Samo miejsce wykonywania pracy nie jest w tym przypadku kluczowe. Istotny jest efekt finalny, czyli realizacja pracy i powierzonych zadań. Taka forma pracy może dotyczyć pracowników umysłowych, sprawdza się najlepiej w pracy przy zadaniach indywidualnych oraz w przypadku twórców.
W związku z obecną sytuacją epidemiologiczną w naszym kraju, spora część pracowników obecnie wykonuje swoją pracę w domowych warunkach. Nie jest to teraz benefit, ale konieczność. Na dzień dzisiejszy, ciężko przewidzieć jak długo ta sytuacja będzie się utrzymywała, bowiem 2 marca 2020 roku, została przyjęta specustawa, która przewiduje możliwość zlecenia pracownikowi pracy zdalnej nawet przez okres 180 dni. Na ten moment trudno jednak oszacować, ilu pracodawców podjęło decyzje o tego typu zmianach organizacyjnych.
Zmiany organizacyjne, które nastąpiły niemalże z dnia na dzień, wymagają zarówno od pracowników, jak i pracodawców, przestrzegania pewnych zasad, które pomogą w usprawnieniu pracy, a przede wszystkim zapewnią płynną komunikację na linii pracodawca - pracownik. W jaki sposób zadbać o to, aby praca zdalna przynosiła realne efekty i nie zaburzyła funkcjonowania firmy? Poznaj 5 zasad i kilka narzędzi, które ułatwią Ci pracę zdalną!
Odpowiednia komunikacja
Poprawna komunikacja to w tym momencie największe wyzwanie dla firm, które przymusowo przekształciły swoje działanie w tryb pracy domowej. Komunikacja wewnątrz zespołu powinna być realizowana w oparciu o różne metody. Sam kontakt poprzez e-mail często nie będzie wystarczający. W przypadku komunikacji między dwoma osobami wystarczy telefon, a do spotkań zespołowych doskonale sprawdzą się systemy umożliwiające wideokonferencje. Dobrze sprawdzają się też chaty, jeśli pracownicy piszą szybko. Reasumując, podczas pracy zdalnej, korzystajmy ze wszystkich metod komunikacji, z pewnością przełoży się to na efektywność pracy, a także pomoże utrzymać dobre relacje. Rozmawiajmy i spotykajmy się tak samo często jak dotychczas w firmie, tyle że teraz on-line.
Najlepsze narzędzia do komunikacji zdalnej:
Cele do realizacji
Niektóre firmy podchodzą z dużym dystansem do pracy zdalnej. Spowodowane jest to obawą przed nienależycie wykonanymi zadaniami przez pracowników, a także warunkami miejsca, gdzie ta praca będzie wykonywana. Istnieje przecież wiele czynników, które mogą pracownika rozpraszać, przez co będzie on mało efektywny. Na skutek tego, pojawia się wiele obaw ze strony osób zarządzających. Jakie jest rozwiązanie obecnej sytuacji, podczas której większość pracowników jest na home office? Powinieneś wyznaczać konkretne cele i terminy, oczywiście realne i w uzgodnieniu pracownikiem. Pomoże to w usystematyzowaniu pracy, a także wpłynie na terminowość, której oczekujesz. Dzięki prowadzeniu kalendarza i listy zadań do wykonania deadline'y nigdy nie będą zagrożone.
Najlepsze narzędzia do organizacji pracy:
Narzędzia do pracy
Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie sprzętu, który umożliwi wykonywanie wszystkich zadań powierzonych pracownikowi w warunkach domowych. Dlatego pierwszym etapem przy wdrożeniu pracy zdalnej powinno być przekazanie, a nawet dostarczenie pracownikowi odpowiedniego sprzętu. Powinno się umożliwić dostęp do programów z których do tej pory korzystał pracownik - mowa o zainstalowanych systemach lub dostępach online. Ważne jest, aby pracownik miał możliwość skorzystania z firmowego środowiska. Jako pracodawca, powinieneś zainteresować się również warunkami panującymi w miejscu wykonywania pracy, a także jakością połączenia internetowego. W przypadku pracy zdalnej jest to przecież podstawa.
W tej kategorii sugerujemy wykorzystanie aplikacji, które działają w chmurze. Dzięki nim masz pewność, że Twój pracownik ma w domu dokładnie takie samo środowisko pracy, jak w biurze.
BHP w pracy zdalnej
W przepisach Kodeksu Pracy, praca zdalna określana jest według niektórych interpretacji mianem telepracy. Czy te pojęcia są tożsame? Wszystko zależy od podejścia do przepisów, więc zdania są podzielone. Główną różnicą tych pojęć jest długość wykonywania pracy w domu. W przypadku tzw. home office są to zazwyczaj wybrane, okazjonalne dni. Wówczas za każdym razem gdy Twój pracownik chciałby pracować z domu, musisz wyrazić na to zgodę. W przypadku telepracy zadania wykonywane są zawsze w warunkach domowych. Wyjątkiem oczywiście są sporadyczne sytuacje np. spotkania integracyjne lub oceny okresowe. W przypadku telepracy, zgodnie z art. 67.17. pracodawca nie odpowiada za to, czy pomieszczenia w których wykonywana jest praca, spełniają przepisy BHP. Czy tak samo jest w przypadku pracy zdalnej? Nie jest to w konkretny sposób uregulowane w przepisach. Dla pracodawcy najbezpieczniejszą opcją będzie ustalenie warunków pracy zdalnej w regulaminie lub innym dokumencie wewnętrznym. Możesz również poprosić pracownika o oświadczenie w którym deklaruje, że jego praca wykonywana jest w warunkach zgodnych z zasadami BHP.
Potwierdzanie obecności i rozliczanie czasu pracy
Jeżeli dotychczas Twoi pracownicy w celu potwierdzania godzin wejścia i wyjścia z korzystali z czytników czyli tzw. rejestratorów czasu pracy umieszczonych przy wejściu do firmy czy na stanowisko pracy, to teraz z wiadomych przyczyn nie będzie to możliwe. Jak w takiej sytuacji postąpić? Jak ten czas pracy rozliczyć i ustalić czy np. nie doszło do powstania godzin nadliczbowych? Przepisy prawa nie określają konkretnego postępowania. Wszystko tak naprawdę zależy od woli i pomysłu pracodawcy.
Można zdać się na prowadzenie i podpisywanie przez pracowników listy obecności na papierze i przesyłanie ich po zakończonym miesiącu do firmy w formie skanu lub w formie papierowej. Są to jednak mało praktyczne rozwiązania, które mogą utrudnić, a nawet zaburzyć rozliczenie faktycznej pracy. W dużej firmie terminowe rozliczenie czasu pracy w ten sposób będzie sporym wyzwaniem. Najlepszym zatem wyjściem z tej sytuacji, będzie działanie w systemie, który pozwala na elektroniczne potwierdzanie czasu pracy. Do pracy w takich warunkach przygotowany jest nasz program - Grafik Optymalny. GO umożliwia ewidencjonowanie m.in pracy zdalnej. Czas pracy zostaje automatycznie rozliczony w systemie i wprowadzany na karty ewidencji. Masz podgląd do rekordów w czasie rzeczywistym, oczywiście możesz również je pobrać, a także wydrukować. Możliwe jest też transferowanie ich bezpośrednio do programu płacowego.
Jeżeli firmy nie korzystają z elektronicznych nowinek technologicznych i nie mogą sprawdzić faktycznie przepracowanego czasu, należy przyjąć, że praca była wykonywana zgodnie z jej standardowym rozkładem, czyli np. od 9.00 do 17.00.
W celu ułatwienia pracy m.in w sytuacjach, gdzie rozliczenie i ewidencja mogą stanowić problem, Grafik Optymalny sprawdzi się świetnie. Dostęp do harmonogramów jest możliwy z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia. Ponadto, system umożliwia prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy, a także zapewnia obieg wniosków urlopowych. Łatwość korzystania z systemu, wspieranie komunikacji na linii pracownik - pracodawca, nieograniczony dostęp, a także zredukowanie papierologii do minimum to z pewnością zalety, które przemawiają za wypróbowaniem narzędzia. Już dziś możesz założyć darmowe konto testowe na okres 30 dni.
Nasze rozwiązanie wykorzystuje najnowsze technologie, w tym uczenie maszynowe, aby wspierać budowanie dobrych relacji pomiędzy pracodawcami i pracownikami. O jej wysokim poziomie niech świadczy fakt, że od 2018, jako jedna z zaledwie 9 firm z Europy Środkowo-Wschodniej, jesteśmy partnerem zarówno w programie Google Residency jak i Microsoft Store of the Future oraz Factory of the Future.
Naszym największym wyróżnieniem jest jednak zadowolenie naszych klientów m.in.: CCC, Duka, Flying Tiger Copenhagen, Radisson Blue czy Centrum Nauki Kopernik, którym przynieśliśmy obniżenie kosztów pracowniczych nawet o 50% i zaoszczędziliśmy 90% czasu potrzebnego na stworzenie i rozliczenie grafików pracy.
Loading...