Koniec 2022 roku to dla wszystkich firm czas podsumowań i rozliczeń, ale także moment na to, aby stworzyć plan urlopów na 2023 rok dla swoich pracowników. Z perspektywy pracodawcy wcześniejsze zaplanowanie odpoczynków zatrudnionych osób pozwala m.in. na uniknięcie sporów dotyczących chociażby udzielania wolnego w okresie długich weekendów czy świąt. W poniższym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje, które powinieneś wziąć pod uwagę tworząc plan urlopów na rok 2023.
1. Przelicz przysługujące dni urlopowe na rok 2023
Tworząc plan urlopów na 2023 rok bez wątpienia powinieneś zacząć od zweryfikowania informacji o tym, ile godzin urlopu przysługuje konkretnemu pracownikowi na dany rok. Do zaplanowania masz urlop wypoczynkowy bieżący oraz zaległy, pomniejszony o 4 dni urlopu “na żądanie” oraz dla niektórych pracowników urlopy dodatkowe. W celu uzyskania informacji na temat ilości przysługującego urlopu w każdej z tych kategorii skontaktuj się z Działem Kadr w Twojej firmie. Jeśli jednak sam jesteś odpowiedzialny za wyliczenie stanów urlopu to zasady są następujące:
Urlop wypoczynkowy:
Wymiar urlopu wypoczynkowego zależne jest od stażu pracy i może wynosić 20 lub 26 dni. Dłuższy wymiar urlopu przysługuje pracownikowi wtedy, gdy staż pracy wynosi minimum 10 lat.
Przeliczając dni na godziny urlopu dla pracownika zatrudnionego na pełen etat posiadającego 20 dni urlopowych to 160 godzin wypoczynku (20x8=160), natomiast w przypadku 26 dni urlopowych będzie to 208 godzin. W przypadku niższych wymiarów etatu ilość dostępnych godzin urlopowych będzie analogicznie mniejsza. Przykładowo pracownik zatrudniony w wymiarze ½ etatu, którego staż pracy nie przekracza 10 lat wymiar będzie wynosił 80 godzin (160/2).
Do stażu pracy powinieneś wliczyć każde udokumentowane zatrudnienie, a także edukację swoich pracowników. Uwzględnij tylko te szkoły, które pracownik ukończył i może przedstawić Ci dyplom. Do stażu pracy dolicz:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej — przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- średniej szkoły zawodowej — przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
- średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
- szkoły policealnej - 6 lat,
- szkoły wyższej, w tym licencjat - 8 lat.
Jeśli okres edukacji pokrywa się z pracą, wybierz to, co bardziej korzystne dla pracownika.
Jeśli pracownik ma umowę na czas określony, która kończy się w trakcie roku, to ustal urlop przysługujący proporcjonalnie do okresu trwania umowy. Przykładowo, dla pracownika zatrudnionego na pełny etat, o stażu pracy do 10 lat, zatrudnionego do 30.06 wymiar będzie wynosił 80 godzin (160/12x6). Rekomenduję również, abyś zaplanował urlop jaki będzie przysługiwał pracownikowi, gdybyś zawarł z nim kolejną umowę do koca roku lub dłużej w tym samym wymiarze czasu pracy (taki urlop zwany potocznie urlopem teoretycznym).
Urlop dodatkowy
Jeśli zatrudniasz pracowników z niepełnosprawnością, nie zapomnij o uwzględnieniu urlopu dodatkowego. Dla pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością wymiar urlopu wypoczynkowego będzie wynosił odpowiednio:
- 30 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 36 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
2. Zweryfikuj zaległe urlopy wypoczynkowe pracowników przy tworzeniu planu urlopowego na 2023
Tak jak pisałam wcześniej, poza urlopem przysługującym na rok kolejny dobrze jest zaplanować również terminy udzielenia urlopu zaległego. Jeśli z początkiem grudnia otrzymałeś już wszystkie wnioski urlopowe swoich pracowników na ten rok, możesz przejść do przeliczenia pozostałej ilości urlopu wypoczynkowego jaka pozostała Twoim pracownikom do wykorzystania w roku bieżącym. Urlop zaległy będzie musiał być wykorzystany w nadchodzącym roku w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego masz czas do końca września, jednak dla większości branż to początek roku jest najlepszym momentem na udzielanie urlopów, ze względu na małą ilość pracy.
Widok stanu urlopowego na karcie pracownika w systemie Grafik Optymalny. System ten na bieżąco będzie monitorował ilość urlopu pozostałego do wykorzystania w danym roku.
3. Wyznacz datę, do której będziesz zbierać informację o urlopach na 2023
Aby ułatwić sobie proces tworzenia planu urlopów na nadchodzący rok, nie możesz zapomnieć o odpowiedniej organizacji tego procesu. Wyznacz najpierw dzień, do którego będziesz zbierać od pracowników propozycje terminów urlopu. Pamiętaj, aby dać swoim pracownikom odpowiednią ilość czasu, w celu skonsultowania swoich planów urlopowych z innymi członkami rodziny.
4. Wyjaśnij w jaki sposób będziesz udzielać wypoczynków w specyficznych okresach roku
Urlop wypoczynkowy w długie weekendy czy święta to częsty powód kłótni między pracownikami. Każdy bowiem chce skorzystać z przedłużonego wypoczynku wykorzystując możliwie najmniejszą ilość limitu urlopowego. Aby zapobiegać masowym napływom wniosków urlopowych w specyficznych okresach roku takich jak majówka czy święta Bożego Narodzenia, ustal z pracownikami zasady udzielania wypoczynków. Możesz na przykład poinformować pracowników, że osoby, które będą chciały udać się na przedłużony urlop podczas majówki, będą musiały pojawić się w pracy w okresie długich weekendów w listopadzie. Podobnie ze świętami - ci, którzy będą mieli urlop w okresie koło Wielkanocy, nie będą mieli wolnego w okresie koło Gwiazdki. Sprawiedliwe podejście do tworzenia planu urlopowego na pewno zostanie docenione przez pracowników, a jednocześnie pozwoli Ci zapewnić sobie odpowiednią obsadę niezależnie od okoliczności jakie nadarzą się w ciągu trwania roku.
5. Wskaż dni, w których udzielenie urlopu nie będzie możliwe
Zanim utworzysz plan urlopów na 2023 rok zastanów się nad najistotniejszymi dla Twojej firmy okresami w roku. Sprawdź, kiedy sprzedaż lub ilość zamówień, a tym samym pracy jest największa i zminimalizuj liczbę urlopów na ten czas, aby nie brakło Ci pracowników. Branża hotelarska nie powinna udzielać urlopów wypoczynkowych w wakacje oraz długie weekendy czy ferie, a dla handlu minimalizowanie udzielania urlopu powinno rozpocząć się wraz z końcem listopada aż do Świąt czy w okresach wyprzedaży.
Ustalanie dni z blokadą urlopów w Grafiku Optymalnym. Zdefiniujesz w których dniach wnioskowanie o urlop wypoczynkowy nie będzie możliwe.
6. Wskaż maksymalną ilość osób z danego działu, która może iść w danym czasie na urlop
Aby uniknąć braków kadrowych lub spadku produktywności wynikającą ze zbyt małej ilości pracowników na zmianie wskaż pracownikom również maksymalną ilość osób z danego działu, która może iść w danym okresie na urlop wypoczynkowy. Pamiętaj też przy tym, że mogą się zdarzyć nieprzewidziane sytuacje takie jak zwolnienia chorobowe i urlopy “na żądanie”.
7. Zastosuj odpowiednie narzędzia do planowania urlopów na 2023 rok
Najczęściej stosowaną metodą do planowania urlopów jest arkusz Excel. Jeśli chcesz użyć tego narzędzia to wypisz wszystkich pracowników i ich wymiar urlopu do zaplanowania w kolejnych rzędach, a w kolumnach wpisz daty urlopu. Najlepiej, gdybyś wprowadził formuły, które podliczą już zaplanowane dni.
Jeśli nie chcesz tracić czasu lub nie znasz Excela dość dobrze, użyj do tego gotowego rozwiązania przeznaczonego do planowania urlopów. Dedykowane narzędzia takie jak system Grafik Optymalny umożliwią Ci planowanie wypoczynków, a jednocześnie będą na bieżąco sprawdzać, czy nie zaplanowałeś zbyt małej luz zbyt dużej ilości godzin urlopu lub czy planowane pracowników nie kolidują ze sobą. Dodatkowo każdy z pracowników będzie mógł w dowolnym momencie ze swojego smartfona czy komputera sprawdzić ile urlopu mu zostało, zweryfikować plan urlopowy, a także wysłać wniosek urlopowy bezpośrednio do swojego przełożonego.
Widok planu urlopowego w systemie Grafik Optymalny. Łatwo zaplanujesz w nim urlopy, sprawdzisz czy ich terminy nie kolidują ze sobą i jak rozkładają się w poszczególnych miesiącach w roku.
Podsumowanie
Proces tworzenia planu urlopowego 2023 to niezwykle istotna i wymagająca zaangażowania czynność. Od dobrego planu zależy praca przez cały rok. Odpowiednie przygotowanie i analiza pozwoli Ci nie tylko przygotować się na nieobecności pracowników, ale także zadbać o prawidłowe funkcjonowanie w firmie nawet w okresie wzmożonych urlopów wypoczynkowych czy specyficznych dla Twojej branży okresów w ciągu roku.
Przygotowanie dobrego planu urlopowego 2023 na kartce papieru czy w Excelu z pewnością przysporzy Ci wielu trudności, a dodatkowo pochłonie cenne godziny, które będziesz musiał przeznaczyć na tworzenie formuł, przeliczanie stanów urlopu czy weryfikację poprawności planu. Jeśli chcesz maksymalnie skrócić czas jaki zwykle poświęcasz na tę czynność skorzystaj z odpowiednich narzędzi umożliwiających profesjonalne tworzenie planów urlopowych takich jak system Grafik Optymalny. Odpowiednie rozwiązanie pozwoli Ci nie tylko stworzyć grafik urlopów, ale również umożliwi Ci wyznaczenie dni z blokadą urlopów, czy weryfikację ilość godzin urlopowych jakie zaplanowałeś.
Sprawdź, jak działa planowanie urlopów online w Grafiku Optymalnym i testuj wszystkie funkcjonalności naszego systemu online przez 30 dni za darmo.
Loading...