Jak stworzyć plan urlopów na 2021? (Darmowy szablon!)

Koniec roku to ostatni moment na stworzenie planu urlopów na 2021. Niezależnie od tego, czy masz obowiązek go przygotować, czy też nie, my w Grafiku Optymalnym zawsze zachęcamy naszych klientów do tego, aby robili plany urlopowe. Dobrze zrobiony plan urlopowy pozwala uniknąć wielu niepożądanych sytuacji, takich jak pokrywające się urlopy pracowników na stanowiskach, gdzie konieczne jest utrzymanie ciągłości pracy, czy wręcz brak rąk do pracy, gdy jest jej najwięcej, np. latem lub w sezonie świątecznym. W tym artykule opiszemy najważniejsze zasady tworzenia planu urlopów na 2021 rok. 

Plan urlopów na 2021: czasami obowiązek, zawsze dobra praktyka

Plan urlopów jest obowiązkowy, jeśli w przedsiębiorstwie działa związek zawodowy. Tworzy je też wiele firm, w których związki nie działają, co wynika np. z chęci wyjścia naprzeciw potrzebom pracowników. Dzięki temu pracownicy mogą z wyprzedzeniem zaplanować wyjazdy urlopowe, a kierownicy mają większą kontrolę nad planowaniem działań operacyjnych w czasie. 

Zacznij od naliczenia urlopów przysługujących na 2021 

Wielu managerów zapomina o konieczności rozróżnienia rodzajów urlopu. Planując urlopy na rok 2021, najpierw weź pod uwagę urlopy zaległe - te powinny być wykorzystane w pierwszej kolejności. Następnie wykorzystaj urlop bieżący, do którego pracownik nabył już prawo na rok 2021 (w wymiarze 20 lub 26 dni, zależnie od stażu pracy). Dodatkowo istnieje też urlop uzupełniający, do którego pracownik nabędzie prawo w ciągu roku np. w przypadkach wynikających ze zwiększenia stażu pracy. Kolejnym rodzajem urlopu, który powinieneś wziąć pod uwagę, planując urlopy na rok 2021, jest urlop teoretyczny – czyli taki, który wynika z przedłużenia umowy z pracownikiem, jeśli kończy się w trakcie roku (w takim samym wymiarze). Niektórym pracownikom przysługuje również urlop dodatkowy.

Analizuj dane i rozmawiaj z pracownikami 

Aby sprawnie zaplanować urlopy, trzymaj się kilku prostych zasad komunikacji:

1. Zacznij od przedstawienia pracownikom zalet planowania urlopów z wyprzedzeniem. Ustal dogodny termin na przedstawienie propozycji terminów, tak aby każdy z pracowników miał czas na ‘’zgranie’’ swoich urlopów z bliskimi.
2. Przeanalizuj długie weekendy w roku. Ustal zasady przydzielania urlopów, m.in. ile osób może w tym samym czasie skorzystać z wypoczynku. 
3. Zastanów się nad najważniejszymi okresami pracy w Twojej firmie. Sprawdź, kiedy sprzedaż jest największa. Minimalizuj liczbę urlopów udzielanych na ten okres. Unikaj udzielania urlopów w kluczowych terminach dla Twojego biznesu, np. branża hotelarska nie powinna udzielać urlopów w wakacje, długie weekendy, ferie. 
4. Poinformuj pracowników, w jakich sytuacjach plan urlopowy może zostać zmieniony (zarówno na prośbę pracownika jak i pracodawcy). 
5. Gdy plan urlopowy będzie stworzony i zatwierdzony, ustal zasady wysyłania wniosków. Może być to tradycyjna forma papierowa lub elektroniczna. Ponadto poinformuj pracownikach o terminie przesyłania wniosków - niezwłocznie lub na kilka dni przed swoim zaplanowanym urlopem. 

Unikaj błędów 

Tworzenie planów urlopowych - w niektórych firmach obowiązkowe, w innych dobra praktyka. Niezależnie od tego czy tworzysz go, bo musisz, czy bo ułatwia to życie, zwróć uwagę na poniższe najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu planów urlopowych. Wszystkie błędy w planowaniu urlopów opisaliśmy w oddzielnym artykule na naszym blogu. 

• brak planu urlopowego
• niewłaściwa liczba zaplanowanych dni urlopu
• brak konsultacji z pracownikami
• urlopy w wysokim sezonie
• nakładanie się urlopów
• brak czasu na przekazanie spraw
• brak narzędzi do planowania

Zautomatyzuj planowanie i rozliczanie urlopów 

Proces planowania urlopów jest bardzo czasochłonny i nie ma możliwości przeprowadzić go poprawnie nie popełniając pomyłek. Dlatego postaw na automatyzację. Umożliwi Ci to nasza platforma - Grafik Optymalny.

Oto jak działa planowanie urlopów na naszej platformie.

1. Po pierwsze, zaplanujesz urlopy pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy. 
2. Zaplanowane urlopy automatycznie przeniosą się do bieżących grafików. Uzyskasz informację o tym, ile dni przysługującego urlopu wykorzystał pracownik, a po zakończeniu roku - ile urlopu zaległego pozostało do wykorzystania.
3. Możesz wprowadzać urlopy wypoczynkowe, w tym „na żądanie” oraz inne urlopy np. urlop okolicznościowy, opieka. Unikniesz zbędnej papierologii dzięki prostemu e-obiegowi wniosków urlopowych - pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie. Będziesz miał wszystko pod kontrolą. Otrzymasz powiadomienia e-mail o wysłaniu wniosku, akceptacji lub odrzuceniu.

Pobierz darmowy szablon planu urlopów na 2021

Szablon planu urlopów na 2021 możesz pobrać poniżej. 

   POBIERZ PLAN URLOPÓW

Zamów darmowy audyt grafików pracy i planu urlopów

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy i plany urlopowe spełniają wszystkie wymogi prawne (i czy można je poprawić tak, aby zwiększyć oszczędności)? Zapisz się na darmowy audyt.