[PORADNIK] Jak utworzyć plan urlopów na 2020?

Koniec roku to ostatni moment na stworzenie Planu Urlopów na 2020. Niezależnie od tego, czy masz obowiązek go przygotować czy też nie, my w Grafiku Optymalnym, zawsze namawiamy naszych klientów, aby robili plany urlopowe (i aby robili je dobrze). Jest to bowiem najprostszy sposób, aby uniknąć wielu niepożądanych sytuacji takich jak: nieprzyjemne sytuacje związanych z długimi weekendami, pokrywające się plany urlopowe pracowników na stanowiskach gdzie konieczne jest utrzymanie ciągłości pracy, czy wręcz brak rąk do pracy wtedy, gdy jest jej najwięcej, np.: latem lub w sezonie świątecznym.

Nalicz przysługujące dni urlopowe

Od czego zacząć, aby proces przebiegał możliwie gładko? Zacznij od tego, aby na początku grudnia zwrócić się do kadr z prośbą o naliczenie urlopu przysługującego Twoim pracownikom na rok 2020 obejmującego również dni (i godziny) pozostałe z roku 2019, bowiem ten urlop musi być wykorzystany w pierwszej kolejności.

W tym miejscu wiele firm zapomina o konieczności rozróżnienia rodzajów urlopu. Takie niedopatrzenie może mieć później negatywne konsekwencje. Przykładowo pracownicy mogą planować dni wolne na początku roku nie będąc świadomymi, że nie mają wtedy dostępu do pełnej puli dni wolnych na dany rok. Dlatego, zwróć uwagę na rodzaj urlopu:

• urlop bieżący - do którego pracownik nabył już prawo na rok 2020 (20 lub 26 dni, zależnie od stażu pracy)
• urlop uzupełniający - do którego pracownik nabędzie prawo w ciągu roku np. w przypadkach wynikających ze zwiększenia stażu pracy w trakcie roku, kiedy pracownik kończy studia itd.
• urlop teoretyczny – czyli taki, który wynika z przedłużenia umowy z pracownikiem, jeśli kończy się w trakcie roku, w takim samym wymiarze
• urlop dodatkowy - przysługujący niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych np. osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Poinformuj pracowników o zamiarze planowania urlopów

W kolejnym kroku koniecznie poinformuj swoich pracowników o zamiarze planowania urlopów na 2020 r. Przekaż im informację o przysługującej ilości dni urlopowych z wyprzedzeniem, tak aby mieli czas na porozmawianie z rodziną i ustalenie dogodnego terminu. Zaplanowanie całego roku już w grudniu nie jest proste. Wymaga zastanowienia, a czasem nawet podjęcia wiążących decyzji, np.: o zakupie wymarzonych wakacji.

Ustal zasady planowania urlopów

Jednocześnie, ustal jasne zasady planowania i przyznawania urlopów. Pracownicy muszą wiedzieć: ile osób może pójść na urlop jednocześnie, w jakim czasie nie wyrażasz zgody na urlop, jaka będzie kolejność przyjmowania propozycji urlopowych, jakie powinny być zaplanowane przerwy między urlopami osób na równorzędnych stanowiskach itd. Kiedy Twój zespół liczy kilkanaście osób, trudno będzie Ci uniknąć kłótni. Wyznaczając wcześniej obowiązujące zasady planowania urlopów możesz jednak znacznie ograniczyć ich liczbę. Najlepiej zorganizuj spotkanie dotyczące planu urlopów na rok 2020. Możesz zrobić to indywidualnie lub grupowo, np. na zebraniu pracowników. Ważne, żeby plan urlopów na 2020 nie powstawał na zasadzie przekazywania sobie pliku Excel pomiędzy pracownikami. Pewne sytuacje będą bowiem wymagały z Twojej strony negocjacji i odpowiedniej komunikacji z pracownikiem. Zwłaszcza, jeśli w danym czasie nie możesz udzielić urlopu.

Poproś pracowników o złożenie wniosków urlopowych

Jeżeli Twoi pracownicy są zgodni w kwestii planu urlopowego na 2020 r, to ostatnim krokiem będzie poproszenie ich o złożenie wniosku. A jeżeli korzystasz już z Grafiku Optymalnego to pamiętaj, że w naszym programie dostępne są funkcjonalności wspierające składanie wniosków urlopowych w formie elektronicznej.

Ten rok jest wyjątkowo niekorzystny dla pracowników, jeżeli chodzi o długie weekendy. Najczęściej dzień świąteczny wypada w piątek lub poniedziałek. Nie ma zatem powodu wnioskowania o urlop. Wyjątki, to:

• Styczeń: szczególne obłożenie wniosków urlopowych możesz otrzymać na dni 2 i 3.01.2020. Biorąc bowiem zaledwie 2 dni urlopu, pracownik będzie miał 6 dni wolnych od pracy.
• Czerwiec: akceptując urlop w terminie 12.06 pracownik zyskuje 4 dni wolne w ciągu, ponieważ 11.06 przypada Boże Ciało.
• Listopad: 11.11 wypada w środę więc można złożyć wniosek na poprzedzający poniedziałek-wtorek lub czwartek-piątek po, żeby móc odpoczywać przez 4 kolejne dni. Tutaj najlepiej ustal z pracownikami, że urlopy na ten tydzień rozdzielisz między chętnych po równo na dni przed i po święcie.

Pamiętaj też o feriach w 2020 r, które rozpoczynają się 13.01 i trwają do 23.02. Dzieci w tym czasie mają wolne od szkoły i w tej sytuacji pierwszeństwo z urlopami powinni mieć zatrudnieni w firmie rodzice.

Wypoczynek jest bardzo ważnym elementem cyklu pracy. Przekłada się zarówno na efektywność jak i na zadowolenie pracowników. Niemniej jednak, nie może on zakłócać sprawnego funkcjonowania firmy i realizacji jej celów biznesowych. Szczęśliwie obie te rzeczy można ze sobą pogodzić, a tworzenie planów urlopowych jest na pewno krokiem we właściwym kierunku.

Planuj urlopy sprawniej z Grafikiem Optymalnym!

Jeżeli chcesz tworzyć swój plan urlopów na 2020 r w wersji elektronicznej,  zarejestruj się wypróbuj Grafik Optymalny za darmo przez 30 dni. 

Zamów audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.