Końcówka roku w wielu firmach, poza czasem “opłatków”, oznacza również konieczność stworzenia planu urlopów na rok 2019.

Plan urlopów jest obowiązkowy, jeśli w przedsiębiorstwie działa związek zawodowy. Wiele firm, które związków nie mają też je tworzy, co wynika np. z chęci wyjścia na przeciw pracownikom. Dzięki temu, mogą oni z wyprzedzeniem zaplanować wyjazdy urlopowe lub z potrzeby szczegółowego zaplanowania działań operacyjnych na kolejny rok w odniesieniu do posiadanych zasobów ludzkich w danym czasie.

W tym artykule poznasz 4 kroki, dzięki którym stworzysz dobry plan urlopowy na rok 2019.

Najpierw jednak poznaj podstawowe zasady planowania urlopów:

• Plan urlopów na rok 2019 powinien być stworzony do końca roku 2018.
• Wymiary urlopów do zaplanowania to 20 lub 26 dni (w zależności od stażu pracy) minus 4 dni urlopu na żądanie. Ile stażu pracy ma Twój pracownik wynika z długości przepracowanego do tej pory czasu oraz edukacji. Jak to wyliczyć sprawdzisz tutaj.
• Raz w ciągu roku pracownik musi mieć wolne przez 14 dni bez przerwy. Do tej przerwy wliczają się dni weekendowe czy świąteczne wypadające w jej trakcie.

Krok 1

Zapowiedz proces planowania urlopów w firmie z wyprzedzeniem. Poinformuj pracowników o ile dni urlopu będą wnioskować i jakie są zasady akceptacji wniosków. Wskaż terminy kiedy nie będzie możliwe udzielenie urlopów (np. w wysokim sezonie) i co się wydarzy w sytuacji, kiedy nie będziesz mógł udzielić urlopów wszyskim pracownikom, którzy chcą, ze względu na nakładające się terminy.

Krok 2

Poproś pracowników o wnioski tj. wskazanie dni, w których chcieliby mieć urlop. Niestety nie jest dozwolone, abyś udzielał urlopów bez konsultacji z pracownikami co do terminów. W takim przypadku pracownik może zgłosić skargę do PIP.

Krok 3

Zastanów się, jak akceptacja urlopów we wnioskowanych terminach wpłynie na normalne funkcjonowanie firmy. Udzielenie urlopu nie może wpływać negatywnie na biznes - realizację zamówień, obsługę klientów itd. Jeśli więc wszyscy pracownicy chcą mieć wolne w danym terminie np. pierwszym tygodniu lipca albo między Bożym Narodzeniem, a Nowym Rokiem, musisz wrócić do etapu konsultacji terminów z pracownikami. Urlop większości pracowników w tym samym czasie sparaliżowałby firmę. Wspólnie ustalcie dogodne dla obu stron terminy. Najlepiej zwizualizować urlopy w formie tabeli, wówczas najlepiej widać kiedy urlopy pracowników nakładają się na siebie.

Krok 4

Jeżeli terminy zostały wspólnie ustalone, zostaje tylko akceptacja wniosków urlopowych  - ręczne podpisanie papierowego wniosku lub akceptacja wniosku elektronicznego w systemie.

Jak łatwo i sensem zaplanować urlopy? Z Grafikiem Optymalnym to proste! Uwolnij się od papierologii dzięki wygodnemu e-obiegowi wniosków urlopowych. Pamiętaj też, że odpowiedni grafik pracy pomoże Ci obniżyć koszty pracy i uniknąć nałożenia kar przez PIP! Umów się na rozmowę i przekonaj się, że możesz łatwo zmniejszyć koszty swojej działalności, zmniejszyć ryzyko płacenia kar i poprawić wyniki finansowe! 

Twój plan urlopów może wyglądać tak:

Quiz: sprawdź, czy grafiki pracy w Twojej firmie są zgodne z prawem!