Zarządzanie urlopami obejmuje dwie czynności. Pierwsza oznacza zaplanowanie urlopów tak, aby nie zachwiały one przedsiębiorstwem. Druga dotyczy zgromadzenia informacji o liczbie dni i godzin urlopowych, które wykorzystał pracownik, w celu poprawnego naliczenia wynagrodzenia. Godziny te mogą być należne z tytułu urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu na żądanie oraz innych, np. opieki czy urlopu okolicznościowego. Im większa liczba pracowników, tym zarządzanie urlopami jest trudniejsze. Przedsiębiorstwa radzą sobie z tematem urlopów na różne sposoby. W tym artykule przedstawimy Ci najczęściej stosowane metody zarządzania urlopami w firmach.
Metody zarządzania urlopami w firmach: przegląd
#1: Kartka papieru i Excel
Metoda polega na stworzeniu planu urlopowego czy kalendarza urlopów w pliku Excel. Zaplanowane urlopy z pliku Excel nanoszone są na planowany harmonogram (rozkład) czasu pracy. Wnioski urlopowe składane są przez pracowników na obowiązującym w firmie formularzu i dostarczane do przełożonego. Po zakończeniu miesiąca zgromadzone wnioski kierowane są do działu Kadr i Płac (lub osoby czy firmy zewnętrznej, która zajmuje się tym obszarem), gdzie zostają zliczone do celów ewidencji czasu pracy i naliczenia wynagrodzenia pracowników.
Wady i zalety metody
Metoda ta może zdawać egzamin tylko w małych firmach. W dużych jest bardzo uciążliwa. Obciąża kierowników koniecznością zebrania wszystkich papierowych wniosków urlopowych oraz nieustannego przypominania pracownikom o ich dostarczeniu przed urlopem. Jest to po prostu zbędna papierologia. Przy dużej liczbie pracowników zliczenie urlopów ze zgromadzonych wniosków na tyle szybko, by zdążyć z wypłatą wynagrodzenia w przepisowym terminie, stanowi nie lada wyzwanie. Metodę można uznać za najtańszą, ale tylko pozornie, bo dochodzi koszt godzin poświęconych na zebranie i zliczenie urlopów z wniosków.
#2: Leave Management Systems
Istnieją programy do zarządzania urlopami, które pozwalają na zaplanowanie urlopów w kalendarzu. Z programu zaplanowane urlopy trzeba wstawić do planowanego grafiku. Programy tego typu zawierają również e-obieg wniosków urlopowych. Zaakceptowane i odrzucone urlopy prezentowane są w formie zestawień. Zestawienia te mogą być użyte do celów ewidencji czasu pracy oraz naliczania pensji.
Wady i zalety metody
Programy tego typu znacznie ułatwiają planowanie urlopów. E-obieg wniosków urlopowych pozwala z jednej strony na ograniczenie papierologii, a z drugiej ogranicza czas poświęcony na zliczenie dni i godzin urlopowych pracowników w miesiącu. To się liczy automatycznie, daje więc znaczną oszczędność czasu. Niestety planowane urlopy nie przeniosą się automatycznie do tworzonych grafików pracy, ani do ewidencji czy do pliku to automatycznego importu danych do programu płacowego. Metodę tę można więc uznać za dobrą, ale niestety nie rozwiązuje ona wszystkich kwestii.
#3: Grafik Optymalny
Program pozwala nie tylko na tworzenie grafików pracy, ale i na zarządzanie urlopami. Daje możliwość zaplanowania urlopów w taki sposób, by nie zabrakło rąk do pracy. Posiada też elektroniczny obieg wniosków urlopowych z możliwością generowania ich zestawień.
Zaplanowane urlopy automatycznie przenoszą się do tworzonych harmonogramów czasu pracy. Po zakończeniu miesiąca godziny urlopowe automatycznie zliczą się i przeniosą do pliku ewidencji czasu pracy oraz do programu płacowego. Więcej pisaliśmy o tym w artykule o tworzeniu dobrego grafiku pracy na okres urlopów.
Jest to zatem rozwiązanie kompletne, które pozwala na znaczną oszczędność czasu, a tym samym kosztów.
Podsumowanie
Jeśli kwestia harmonijnego rozwoju Twojej firmy jest dla Ciebie ważna i nie chcesz ponosić nadmiernego ryzyka, rozważ Grafik Optymalny jako program do zarządzania urlopami. Miej na uwadze, że jest to tylko jedna z wielu funkcji tego programu. Rzuć okiem na poniższe zestawienie, a dowiesz się wszystkiego o szczegółach programu.
Grafik Optymalny to narzędzie sprawdzone przez liderów w swoich branżach. Szczegóły poniżej.
Loading...
Super!
Fajny blog