Pracodawca jest zobowiązany do weryfikowania czasu pracy swoich pracowników. Czy lista obecności jest obowiązkowa? Na te i inne pytania odpowiadam w poniższym artykule. Wyjaśniam m.in. czym jest lista obecności pracowników, a czym ewidencja czasu pracy, a także, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe.
Czym jest lista obecności w pracy?
Lista obecności pracownika jest dokumentem kadrowym służącym do weryfikacji pory rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków służbowych. Jej podstawową funkcją jest potwierdzenie obecności pracownika w miejscu zatrudnienia. Lista obecności w pracy powinna zawierać dane personalne konkretnej osoby, datę oraz godzinę przybycia do miejsca pracy i jego opuszczenia, a także podpis.
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Lista obecności pracowników nie jest dokumentem obowiązkowym. Służy ona jedynie do potwierdzania godziny przybycia i obecności w pracy, zatem na liście obecności powinna być odnotowana jedynie pora rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków zawodowych oraz podpis pracownika. To jednak nie oznacza, że lista obecności pracownika w jakiejkolwiek formie jest wymogiem.
Obowiązek potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy to dwa odrębne zagadnienia, które często są mylone przez pracodawców.
Pamiętaj! Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Natomiast lista obecności – w wersji papierowej lub elektronicznej – nie jest wymagana.
Podsumowując, listy obecności pracowników nie są obowiązkowe, dlatego nie ma przymusu ich prowadzenia. Sposób potwierdzania obecności w pracy zależy wyłącznie od zasad ustalonych w firmie.
Z art. 104 [1] pkt 9 Kodeksu Pracy oraz Art. 29. Kodeksu Pracy wynika, że pracodawca w regulaminie pracy musi określić, w jaki sposób będzie potwierdzane przybycie pracownika do miejsca pracy. Na bazie tych przepisów tworzenie listy obecności jest uzasadnione, jednak nie jest wymagane. Pracodawca może ustalić regulamin, zgodnie z którym pracownicy nie muszą podpisywać się na liście, ale np. przykładają kartę do elektronicznego czytnika.
Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?
Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 10 lat lub 50 lat od zakończenia zatrudnienia. Warto jednak wiedzieć, że lista obecności nie jest dokumentacją pracowniczą w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie wymienia jej w spisie dokumentów, które wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej.
Przepisy prawa pracy nie regulują okresu przechowywania listy obecności. Jednak przyjmuje się więc, że okres ten wynosi 3 lata. Jest tak, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy a lista obecności to dwa odrębne dokumenty. Prowadzenie pierwszego z nich nakłada na pracodawcę art. 149 Kodeksu pracy, natomiast drugi jest opcjonalny.
W porównaniu z listą obecności ewidencja jest bardziej szczegółowa i zawiera więcej informacji dotyczących m.in.:
- liczby godzin nadliczbowych,
- liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczby godzin dyżuru,
- usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych absencji ze wskazaniem ich wymiaru i rodzaju.
Brak listy obecności w pracy nie wiąże się z karami finansowymi. Natomiast niewywiązanie się z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy to poważne naruszenie. Jeśli pracodawca się go dopuści, może otrzymać grzywnę w wysokości do 2 000 zł, a po skierowaniu sprawy do sądu – nawet 30 000 zł.
Zadaniowy czas pracy a lista obecności
Dla pracownika pracującego zadaniowo nie trzeba wypełniać listy obecności w pracy, choć można to robić.
Nienormowany czas pracy a lista obecności – ta kwestia wygląda podobnie. W jej przypadku także nie ma obowiązku zaznaczania pory rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Lista obecności a RODO – to warto wiedzieć
Lista obecności musi być prowadzona zgodnie z przepisami RODO. To oznacza, że powinna spełniać zasadę minimalizacji danych wg RODO. Niedopuszczalne jest m.in. umieszczanie w niej informacji o przyczynie nieobecności pracownika.
Lista obecności prowadzona dla kilku pracowników jednocześnie jest akceptowalna, jeśli ogranicza się wyłącznie do takich danych, jak m.in.:
- imiona i nazwiska,
- nazwy stanowisk,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Należy ją przechowywać w miejscu, w którym nie będą do niej miały dostępu niepowołane osoby.
Elektroniczna lista obecności – jak działa?
Elektroniczna lista obecności pracowników to rozwiązanie, z którego korzysta wielu przedsiębiorców. Lista obecności online umożliwia szybkie i dokładne obliczenie godzin pracy zatrudnionych, pozwala na generowanie szczegółowych raportów wraz z uwzględnieniem nadgodzin, godzin nocnych, urlopowych itp.
Zalety elektronicznej listy obecności to m.in.:
- wygoda prowadzenia,
- zgodność z wymogami Kodeksu pracy i RODO,
- minimalizacja ryzyka pomyłek,
- uniemożliwienie fałszowania listy obecności przez pracownika.
Grafik Optymalny ułatwi prowadzenie ewidencji pracowników w firmie. Warto poznać pełen zakres możliwości, które oferuje to nowoczesne narzędzie.
Loading...