Grafik pracy - kto ma go stworzyć?

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, w sytuacji kiedy czas pracy nie jest stały (np. codziennie od 9:00 do 17:00), pracodawca ma obowiązek stworzenia rozkładu czasu pracy, czyli grafiku pracowniczego. Pracodawca, czyli kto? Planista, pracownik Działu Kadr, kierownik działu? A może pracownik powinien sam sobie zaplanować godziny pracy? W tym artykule dowiesz się, jakie są najczęstsze praktyki w firmach oraz ich plusy i minusy.

1. Pracownik układa swój grafik. Kodeks pracy dopuszcza takie podejście. Jednym z dopuszczalnych przypadków jest sytuacja, w której pracodawca ustala wspólnie z pracownikiem czas potrzebny na wykonanie określonych zadań i w wyniku tego porozumienia pracownik samodzielnie tworzy swój grafik pracy. Zaplanowany w ten sposób czas pracy powinien być zgodny z określonymi z KP normami. Takie podejście do planowania sprawdzi się tam, gdzie godziny w jakich praca jest wykonywana nie mają znaczenia i praca nie zależy od czynników zewnętrznych. Często takie podejście stosowane jest w branży IT i w branżach kreatywnych. Takie podejście to z jednej strony ukłon w stronę pracownika, a o tych jak wiadomo jest coraz trudniej. Z drugiej strony, daje możliwość wykorzystania w pełni jego potencjału, a ten może zależeć od preferowanych godzin pracy. Ponieważ pracownik nie musi być ekspertem Prawa Pracy przy takim podejściu zaplanowany przez pracownika grafik powinien być sprawdzony przez osobę znającą przepisy o czasie pracy. 
2. Grafik układa planista. Planista to ekspert od planowania czasu pracy. Zwykle dostaje wytyczne ilościowe co do zapotrzebowania na pracowników w danym czasie od kierowników jednostek organizacyjnych dla których pracę planuje. Jest to osoba doskonale znająca się na przepisach Kodeksu Pracy. Zapewnia zatem bardzo dobry grafik. Niestety nie każda firma może sobie pozwolić na taką wydzieloną funkcję.Ponadto, powinny ją pełnić co najmniej dwie osoby, by w razie urlopu czy choroby było zastępstwo. Istotnym minusem jest też konieczność komunikacji z tą osobą przy zmianach w trakcie wykonywania grafiku. W niektórych branżach grafik zmienia się nawet codziennie. Aby dokonać sensownych zmian w grafiku w sytuacja podbramkowych (np. brak wystarczającej ilości pracowników w sezonie chorobowym) trzeba niejednokrotnie stosować kompromisy. Aby były sensowne planista powinien mieć świadomość, jak określona zmiana wpływa na płynność pracy w danej komórce. Takiej kompetencji zazwyczaj taka osoba nie posiada, bo nigdy w niej nie pracowała. 
3. Grafik Pracy układa kierownik jednostki organizacyjnej. Najbardziej popularnym podejściem jest sytuacja w której kierownik tworzy grafik dla podległych mu pracowników. Zna on najlepiej zapotrzebowanie na pracę, wie, którym pracownikom nie planować wspólnej pracy czy inne zależności lub kryteria miękkie, które później wpływają na całokształt działalności. Odpowiedź na pytanie Jak zabrać się za planowanie czasu pracy? znajdziecie na naszym blogu. Minusem takiego podejścia zazwyczaj jest brak dogłębnego rozumienia przez tę osobę przepisów o czasie pracy. Może to skutkować karami z PIP, Sądami Pracy czy utratą wizerunku. Dodatkowo powszechnie uważa się, że wszelkie czynności administracyjne odwodzą od zarządzania, więc powinny być ograniczone do minimum.

Pamiętaj, że odpowiednio przygotowany grafik pracy pomoże Ci obniżyć koszty pracy i uniknąć nałożenia kar przez PIP! Umów się na rozmowę i przekonaj się, że możesz łatwo zmniejszyć koszty swojej działalności, zmniejszyć ryzyko płacenia kar i poprawić wyniki finansowe!