Praca zmianowa, często źle rozumiana i niewłaściwie planowana, jest modelem zatrudnienia stosowanym przez wiele branż na całym świecie. Obecnie ma swoich zwolenników, gdyż dla wielu pracodawców jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania pracownikami. W tym artykule przyjrzymy się dokładniej, czym jest praca zmianowa, jakie są jej rodzaje i jak układać dobre grafiki pracy zmianowej.
Co to jest praca zmianowa?
Praca zmianowa wykonywana jest według ustalonego harmonogramu czasu pracy, który przewiduje zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Może być wprowadzona w każdym z systemów czasu pracy, a informacja na temat przyjętej pracy zmianowej powinna znaleźć się w regulaminie, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu. Pracodawcy, którzy chcieliby, aby ich firma działała również w niedzielę i święta, a nie spełniają żadnych przesłanek prawnych, która dopuszczała by pracę 7 dni w tygodniu, gdy wprowadzą pracę zmianową, mogą automatycznie planować pracę bez przerw weekendowych. Ma to związek z tym, że praca zmianowa jest samodzielnym powodem do pracy w niedzielę i święta. Jeśli tworzysz harmonogramy pracy zmianowej, to poniższy artykuł jest dla Ciebie. Znajdziesz w nim najważniejsze informacje i zasady tworzenia takiego harmonogramu.
Rodzaje pracy zmianowej
Systemy czasu pracy obejmują różne modele. Dla podstawowego wyróżnia się:
- System nieciągły, charakteryzujący się pracą na dwie zmiany od poniedziałku do piątku, z przerwą nocną oraz w końcu tygodnia.
- System półciągły, oparty na trzech zmianach od poniedziałku do piątku, z okresem przerwy w końcu tygodnia.
- System ciągły, obejmujący pracę przez 24 godziny, przez cały tydzień (praca w 4 lub 5 grupach zwanych brygadami).
Praca zmianowa w równoważnym systemie czasu pracy oznacza świadczenie pracy najczęściej w dwóch zmianach, przez 12 godzin w ciągu dwóch dni, z pełnym dniem odpoczynku trzeciego dnia oraz dodatkowymi dniami wolnymi w celu zachowania normy średniotygodniowej.
Praca zmianowa w ruchu ciągłym regulowana jest przez przepisy kodeksu pracy (system z art. 138 KP) stosowana jest jedynie przy pracach, które ze względu na technologię produkcji lub konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności nie mogą być wstrzymane. W tym systemie dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin. Zmiany zatem są zazwyczaj 8 godzinne, z możliwością wydłużenia do 12 godzin w niektórych dniach (w ramach 43-godzinnej normy średniotygodniowej).
Podstawa prawna dla pracy zmianowej
Definicja pracy zmianowej zawarta w Kodeksie pracy wyjaśnia, że polega ona na wykonywaniu obowiązków zgodnie z uprzednio ustalonym harmonogramem czasu pracy, który przewiduje zmianę czasu świadczenia pracy przez pracowników po określonym czasie, liczbie godzin, dniach lub tygodniach (Art. 129). Zgodnie z Art. 146 KP praca zmianowa może być wdrożona w ramach różnych systemów pracy, takich jak podstawowy, równoważny czy ruch ciągły. Charakterystyczną cechą systemu pracy zmianowej jest rotacja pracowników na tych samych stanowiskach, co nalży uwzględnić przy planowaniu grafiku pracy.
Zwolnienie lekarskie a praca zmianowa
Zwolnienia lekarskie powinny być ewidencjonowane zgodnie z przyjętym rozkładem (harmonogramem) czasu pracy. To z harmonogramu musi wynikać, ile godzin pracownik powinien przepracować w czasie tych nieobecności, gdyby świadczył pracę. Zwolnienie lekarskie wystawione na dzień harmonogramowo wolny nie uprawnia do uzyskania dodatkowego dnia wolnego.
Praca zmianowa a urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy, jak wskazują przepisy prawa pracy, jest przyznawany na dni, które są dla pracownika dniami roboczymi zgodnie z jego obowiązującym harmonogramem czasu pracy, w proporcji do dobowego wymiaru czasu pracy pracownika w danym dniu. To oznacza, że urlop może być udzielony w dowolny dzień tygodnia, łącznie z niedzielą i świętem, pod warunkiem, że jest to dzień roboczy pracownika według obowiązującego go planu pracy. Dla systemu podstawowego jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, a dla systemu równoważnego policz tyle godzin, ile było w harmonogramie w danym dniu.
Pamiętaj, że w przypadku grafiku pracy zmianowej urlopy nie mogą się na siebie nakładać, wówczas możesz mieć problem z wystarczającą ilością rąk do pracy (korzystając z narzędzi jak system Grafik Optymalny możesz łatwo ustalić ich plan, aby urlopy się nie nakładały). Wyjątkiem mogą być okresy niższego zapotrzebowania na pracę. Udzielaj urlopów w sposób sprawiedliwy tj. jeśli wszyscy pracownicy wnioskują o wolne np. 2 maja, to ustal, że te osoby które nie otrzymają zgody na urlop będą w zamian miały udzielony w trakcie kolejnego długiego weekendu.
Przed rozpoczęciem pracy nad nowym harmonogramem, warto również zapytać pracowników czy nie pojawiły się nagłe i niespodziewane okoliczności mogące wpłynąć na wcześniej ustalone daty urlopów. Unikniesz wówczas zmian harmonogramu czasy pracy wynikających z urlopów na żądanie. Na pewno pomoże ci w tym program do układania grafików pracy i planowania urlopów.
Opieka nad dzieckiem a praca zmianowa
Zgodnie z przepisem art. 188 § 3 Kodeksu pracy, zwolnienie od pracy, o którym mówi art. 188 § 1 KP, może być udzielone w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ilość godzin ustalana jest proporcjonalnie do jego faktycznego wymiaru czasu pracy.
Zazwyczaj w przypadku systemu zmianowego 12-godzinnego pracownik wybierze urlop opiekuńczy w dniach, co da my 24 godziny wolnego. W przypadku systemu podstawowego ilość godzin dla urlopu udzielanego w dniach i godzinach jest taka sama (16 godzin dla pełnego etatu).
Jak ułożyć grafik dla pracy zmianowej?
Jeżeli chcesz ułożyć grafik pracy zmianowej musi pamiętać o kilku niezwykle istotnych kwestiach, aby rozkład czasu pracy był zgodny z Kodeksem Pracy.
- Pamiętaj o zasadzie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
Niezależnie od systemu pracy, w którym planujesz pracę, musisz zapewnić swoim pracownikom minimalną ilość dni wolnych od pracy, które będą odpowiadać łącznej liczbie dni weekendowych i świątecznych. Jeśli praca w Twojej firmie wykonywana jest 7 dni w tygodniu, jesteś zobowiązany do ‘’oddania’’ pracownikom czasu wolnego za pracę w soboty, niedziele lub święto. Powinieneś to zrobić do końca okresu rozliczeniowego, podczas którego taka praca miała miejsce. W przeciwnym razie, będziesz musiał wypłacić pracownikowi dodatek w postaci 100% do podstawowego wynagrodzenia. Rejestracja czasu pracy pomoże Ci weryfikować przepracowane godziny w każdym systemie czasu pracy.
- Bierz pod uwagę prośby grafikowe
Jeśli Twoja firma pracuje w systemie zmianowym 7 dni w tygodniu i udzielasz pracownikowi czasu wolnego za przepracowane dni weekendowe, warto ustalić wcześniej jego termin. Dobrą praktyką będzie zbieranie tzw. próśb grafikowych, które będą pomocne w ułożeniu harmonogramu. Ich uwzględnienie z pewnością wpłynie pozytywnie na work-life balance zatrudnionych, a tym samym na ich zadowolenie z pracy. W Grafiku Optymalnym, Twoi pracownicy mogą wprowadzać sugestie co do czasu pracy i dni wolnych, które możesz monitorować podczas tworzenia harmonogramu pracy online.
- Planuj co najmniej 1 niedzielę wolną
Jeśli w Twojej firmie praca zmianowa wykonywana jest przez wszystkie dni tygodnia, pamiętaj o tym, aby tak układać grafik czasu pracy by raz na 4 tygodnie zapewnić pracownikowi wolną niedzielę. Musisz więc odpowiednio dostosować grafik pracy.
- Pamiętaj o odpoczynku dobowym i tygodniowym
Jako pracodawca, masz możliwość dostosowania czasu i częstotliwości zmian do swoich potrzeb, lecz musisz pamiętać o zachowaniu odpoczynków dobowych i tygodniowych pracowników. W sytuacji, gdy pracownik przechodzi ze zmiany na inną zmianę, odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony z 35 godzin do maksymalnie 24 godzin, nie będzie to wówczas skutkowało łamaniem zasad Kodeksu Pracy. Skrócenie odpoczynku tygodniowego do 24 godzin jest sytuacją wyjątkową i może wystąpić jedynie w sytuacji, kiedy miało miejsce przejście pracownika na inną zmianę.
Zapewnij co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego w każdej dobie pracowniczej
W systemie Grafik Optymalny możesz w łatwy sposób monitorować wszystkie nieprawidłowości związane z odpoczynkami. Jeśli złamiesz wytyczną Kodeksu Pracy, system będzie Cię o tym informował i od razu będziesz mógł skorygować grafik pracowniczy.
- Dostosuj ilość pracowników do swoich założeń i celów
Aby w sposób poprawny zaplanować harmonogram w pracy zmianowej, musisz się skupić na najważniejszych czynnikach, które pomogą Ci dostosować ilość pracowników do aktualnych potrzeb firmy. Dostosuj więc rozkład zmian oraz ilość personelu na zmianie, do tego co dzieję się aktualnie w Twojej firmie i zapotrzebowania na pracę. Jeśli posiadasz faktyczne dane, które mogą Ci pomóc w planowaniu, koniecznie z nich skorzystaj. Dla firm produkcyjnych z pewnością pomocne będą plany produkcyjne, uwzględnienie sezonowość produkcji, z kolei firmy handlowe powinny wziąć pod uwagę wysokość założonej sprzedaży.
Reasumując, praca zmianowa może być wprowadzona zawsze wtedy, kiedy istnieje faktyczny powód. Przy ustalaniu zmian powinieneś się kierować dobrostanem pracowników. Pamiętaj, że praca danego pracownika w różnych godzinach jest obciążeniem dla organizmu. Dobrą praktyką jest np. udzielenie dnia wolnego po tzw. „nocce”. Niewłaściwie planowanie może spowodować konflikty z Kodeksem Pracy, a te mogą skończyć się karą nałożoną przez Państwową Inspekcję pracy,
Spełnienie wytycznych Kodeksu Pracy przy tworzeniu grafiku pracy zmianowej, zwłaszcza w firmach działających 7 dni w tygodniu lub w równoważnym systemie czasu pracy może być wyzwaniem. Najlepiej mieć wsparcie w postaci dedykowanego systemu, jakim Jest Grafik Optymalny.
Chcesz już teraz przekonać się, jak działa Grafik Optymalny?
Zamów audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Loading...