Jako osoba zarządzająca personelem zapewne co miesiąc podczas układania grafików zadajesz sobie pytanie: W jaki sposób mogę usprawnić ten proces? Może wpadnie Ci do głowy, aby skorzystać z jakiegoś gotowego wzoru grafiku pracy w Excelu. Pomyślisz sobie, że taki wzór grafiku pracy przyspieszy pracę i jak to Excel - wszystko ładnie podsumuje. Czy to dobry pomysł? Niekoniecznie. Poniżej przedstawiamy minusy korzystania z gotowego wzoru grafiku pracy w Excelu.
Minusy wzorów grafików pracy:
- Problemy z formułami. Działanie Excela polega na definiowaniu formuł, na podstawie których dokonuje on kalkulacji np. ilości przepracowanych godzin lub ilości pracowników. Przypadkowe kliknięcie np. w pole edycji formuły może spowodować jej zepsucie i tym samym brak pewności, czy czas pracy jest prawidłowo liczony.
- Brak dostosowania wzoru do specyfiki firmy. Niestety nie możesz zakładać, że wzór grafiku pracy będzie dostosowany do specyfiki Twojej firmy. Czy gotowiec uwzględnia system czasu pracy i długość okresu rozliczeniowego, jaki obowiązuje w Twojej firmie? Szczerze wątpimy… Zwłaszcza jeśli prowadzisz hotel. Jeśli tak jest, ten artykuł może Ci pomóc.
- Brak zgodności grafiku z przepisami. Czy wzór sprawdzi zgodność planowanego czasu pracy ze wszystkimi przepisami Kodeksu Pracy w zakresie norm czasu pracy? Teoretycznie jest to wykonalne, ale znów pojawia się kwestia specyfiki firmy. Przykład: Przez tydzień pracy w rozumieniu kodeksowym rozumie się kolejne 7 dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Wzór powinien być zatem dostosowany do liczenia tygodnia dla okresów rozliczeniowych wszystkich długości: miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych. Rozpoczęcie kolejnego okresu rozliczeniowego wypada za każdym razem w innym dniu tygodnia więc i tydzień w rozumieniu kodeksowym ma inne ramy. W każdym tygodniu musisz bowiem zapewnić pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, więc kluczowe jest ustalenie, w jakim dniu rozpoczyna się tydzień.
- Brak dodatkowych dokumentów. Poza samym tworzeniem grafiku z planowaniem czasu pracy wiążą się także inne czynności oraz potrzebne są dokumenty dodatkowe jak listy obecności czy ewidencja czasu pracy. Bazując na wzorze grafiku w Excelu i tak będziesz musiał stworzyć te dodatkowe dokumenty ręcznie.
- Konieczność liczenia „na boku”. Wzór powinien uwzględniać rozpoczynanie lub kończenie pracy w trakcie miesiąca, co wpływa na liczbę godzin do wypracowania. Musiałby być zatem połączony z plikiem z umowami pracowników, a to prawie niewykonalne. Nie ominie Cię zatem konieczność liczenia czasu pracy „na boku”.
- Nic się samo nie pojawi. Wszystkie zaplanowane urlopy musisz ręcznie wprowadzić do Excela, stracisz też sporo czasu na związaną z tym „papierologię” tj. niezbędne do udzielenia urlopu wnioski urlopowe, co w przypadku dużej firmy sprawia niemały kłopot.
- Niezadowoleni pracownicy. Jeśli zatrudniasz osoby o ograniczonej dyspozycyjności np. studentów, to przed utworzeniem grafiku zapewne prosisz o podanie dni, kiedy nie mogą przyjść do pracy lub mogą pracować w określonych godzinach. Jedni zostawią Ci maila, inni napiszą SMS lub zostawią karteczkę na biurku, a jeszcze inni zapomną - więc czekasz z tworzeniem grafiku. Jeśli już masz dostępność wszystkich pracowników, to w jaki sposób uwzględnisz to w tym wzorze w Excelu?
- Pracownicy w różnych grafikach. Jeśli prowadzisz firmę, w której jest kilka działów lub oddziałów, a zatem istnieje kilka grafików i miewasz sytuację, że w ciągu miesiąca jakiś pracownik wykonuje pracę w tych różnych miejscach, to wzór grafiku w Excelu nie da Ci możliwości zebrania jego czasu pracy z różnych grafików. Tym samym zapewnienie zgodności czasu pracy z przepisami dla takiej osoby jest bardzo trudne. Utrudnione jest także zebranie informacji o czasie pracy do celów ewidencji i do naliczenia pensji.
Jeśli nadal zastanawisz się jak usprawnić ten proces, spójrz na grafikę poniżej. Twój następny grafik pracy też tak może wyglądać! A na dodatek będzie całkowicie zgodny z kodeksem pracy.
Loading...