Tworzenie grafiku pracy w sklepie spożywczym to duże wyzwanie dla managerów lub właścicieli. Musisz bowiem wziąć pod uwagę pewną sezonowość sprzedaży, uwzględnić szereg czynności poza obsługą klientów jak przyjęcie dostaw, uwzględnić zastępstwa w związku z absencjami i przy tym realizować założony budżet na wynagrodzenia, aby sklep był zyskowny. Obowiązków i czynników wpływających na tworzenie grafiku jest naprawdę sporo, dlatego w poniższym artykule podpowiemy, jak przygotować dobry grafik pracy w sklepie spożywczym.
Równoważny system czasu pracy
Godziny otwarcia sklepu spożywczego są długie. Najczęściej sklepy są czynne już od godziny 6:00 i pozostają otwarte do 20:00, a nawet dłużej. Rzadko kiedy wyjdzie mniej niż 10 godzin. Ponadto nie oznacza to, że pracownicy wykonują swoje obowiązki tylko w tych godzinach. Często taka praca zaczyna się jeszcze przed otwarciem sklepu, kiedy to wykonuje się prace związane z przygotowaniem kas lub chociażby przyjęciem dostawy. Praca w sklepie spożywczym to także inwentaryzacje trwające do późnych godzin nocnych lub zmiany cen i plakatów w związku z nową gazetką. Zazwyczaj te czynności nie występują we wszystkie dni tygodnia.
Kolejnym zmiennym czynnikiem jest ilość klientów. Mało który sklep ma ich tyle samo w każdy dzień tygodnia. Zazwyczaj podobną liczbę klientów obserwuje się od wtorku do czwartku, ale więcej zazwyczaj jest w piątek i sobotę, ponieważ klienci chcą uzupełnić lodówki przed weekendem i na kolejny tydzień. Podobnie bywa w poniedziałek, kiedy klienci chcą uzupełnić zapasy po weekendzie. Co więcej, inną liczbę klientów sklepy spożywcze obserwują przed wszelakimi świętami czy tzw. długimi weekendami- wówczas też jest ich więcej i robią większe zakupy. Odwrotnie bywa w dni wolne w trakcie tzw. długich weekendów, w trakcie wakacji i ferii.
Biorąc pod uwagę tę zmienność i sezonowość, dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy który pozwala na wydłużenie zmiany do maksymalnie 12 godzin. W dni kiedy pracy jest więcej ze względu na większą liczbę klientów lub z powodu dodatkowych prac na sklepie można wydłużyć zmiany, a skrócić, czyli zrównoważyć w dni, kiedy pracy jest mniej. Taki system się opłaca, ponieważ nie trzeba wypłacać dodatku z tytułu godzin nadliczbowych.
W sklepach spożywczych dobrze sprawdza się wprowadzenie dłuższego, np. kwartalnego okresu rozliczeniowego. Pozwala to na większą elastyczność i dopasowanie obsady do sezonowości sprzedaży i obowiązków w sklepie. Stosowanie np.: 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego minimalizuje ryzyko powstawania nadgodzin dzięki możliwości równoważenia ilości zaplanowanych godzin pracy w poszczególnych miesiącach okresu. Przykładowo, wprowadzając kwartalny okres rozliczeniowy w czwartym kwartale, mógłbyś zaplanować mniej godzin pracy, niż wynosi norma na ten miesiąc i zaplanować adekwatnie więcej godzin w grudniu, kiedy klientów, a więc i pracy jest więcej.
Analiza danych sprzedażowych i wartość koszyka zakupowego
Jeśli prowadzisz swój sklep już kilka lat, to przed przystąpieniem do tworzenia grafiku koniecznie powinieneś zweryfikować historyczne dane sprzedażowe. Pozwoli Ci to zaobserwować pewne trendy, które w tej branży są dość powtarzalne oraz odpowiednio się do nich przygotować. Na podstawie danych sprzedażowych z poprzednich lat będziesz w stanie określić, kiedy spodziewać się wzmożonego ruchu i jak przygotować grafik i zaopatrzenie, aby wartość koszyka zakupowego wzrosła w stosunku do zeszłego roku. Jeśli nie dostosujesz liczby pracowników do liczby klientów w grafiku pracy, to w dni, kiedy jest ich znacząco więcej, będą oni czekać w kolejce do lady świeżej czy kasy, co może spowodować frustrację i chęć rezygnacji z zakupów. Jeśli półki z najbardziej atrakcyjnymi produktami nie będą uzupełniane, bo nie będzie miał kto tego zrobić, to też wartość koszyka nie osiągnie potencjału. Tym samym Twój sklep osiągnie mniejsze przychody, niż sobie tego życzyłeś. Pamiętaj, że liczba klientów zmienia się w kolejnych godzinach funkcjonowania sklepu. Dane historyczne o sprzedaży analizuj więc również godzinowo. W grafiku pracy zabezpiecz liczbę pracowników na ladzie, kasie i do uzupełniania towaru adekwatnie. Nawet przeglądarka Google pomoże Ci określić, jakie godziny są najbardziej popularne w Twoim sklepie. Wystarczy, że wpiszesz nazwę, a otrzymasz wykres ruchu. Planuj zmiany kaskadowo, adekwatnie do wykresu ruchu w sklepie.
Wykres ruchu w sklepie w wyszukiwarce Google.
Obsługa dostaw, zmiana gazetki promocyjnej
Kiedy już sprawdziłeś historyczne dane i wiesz, jakich zachowań wśród klientów możesz się spodziewać, to kolejnym krokiem w przygotowaniu dobrego grafiku pracy w sklepie spożywczym jest zaplanowanie odpowiedniej ilości osób, która zajmie się wszelakimi czynnościami poza sprzedażą jak przyjęciem dostaw, zmianą cen i plakatów przy promocjach, inwentaryzacjami, kontrolą terminów itp. itd. Jest to szczególnie istotne z perspektywy biznesowej, ponieważ osoby wykonujące tego typu obowiązki, nie będą równolegle zajmować się obsługą klienta. Podczas tworzenia grafiku musisz wziąć to pod uwagę, ponieważ będzie to wpływać na liczbę osób, jakiej będziesz potrzebować na zmianie danego dnia.
Warto sobie wypisać wszystkie takie cyklicznie wykonywane czynności, ustalić kiedy mają miejsce, jak długo trwają i ile osób jest potrzebnych do ich wykonania.
Ustawianie funkcji w Grafiku Optymalnym, w tym czynności dodatkowych jak dostawy, zmiany cen, kontrole terminów.
Plan urlopowy
Nawet najlepiej przygotowany grafik pracy w sklepie spożywczym, bez wcześniej przygotowanego planu urlopowego może okazać się nieoptymalny i generować dodatkowe koszty. Najczęściej koszty pracy rosną w wyniku nadgodzin, które powstają przez braki kadrowe i absencje. Kiedy bowiem część pracowników ma wolne, inni muszą pracować ponad normę. Aby się przed tym uchronić, przygotuj plan urlopowy. Wyznacz możliwe terminy urlopów w dniach, kiedy liczba klientów w Twoim sklepie jest najniższa. Tym samym nie będziesz musiał ratować się nadgodzinami. Ustal nie tylko terminy, ale i limit osób przebywających na urlopach danym czasie. Przemyśl także, czy są jakieś terminy, kiedy udzielenie urlopów będzie niemożliwe z powodu większej liczby klientów np. przed świętami.
Przed stworzeniem grafiku zadbaj o formalną stronę związaną z urlopami. Przypomnij pracownikom, aby złożyli wnioski, które przełożony będzie mógł podpisać i zaakceptować. Po odpowiednim udokumentowaniu zgody, nie będzie wątpliwości, czy absencja miała miejsce i czy było to za zgodą przełożonego.
Wygodny plan urlopów w Grafiku Optymalnym
Prośby grafikowe
Układając grafik pracy w sklepie spożywczym, poza czysto biznesowymi aspektami, warto zadbać o komfort pracowników. W związku z długimi godzinami otwarcia sklepów oraz pracą w sobotę i niedziele handlowe warto umożliwić pracownikom zgłaszanie swoich preferencji grafikowych. Pracownicy sklepów spożywczych to nierzadko rodzice małych dzieci, osoby opiekujące się rodzicami lub studenci. Umożliwienie złożenia próśb grafikowych, z pewnością zostanie dobrze przyjęte przez pracowników, natomiast jego brak może kosztować Cię licznymi urlopami na żądanie, a nawet porzuceniem pracy przez pracowników.
Obieg próśb grafikowych w Grafiku Optymalnym. Kalendarz do uzupełnienia przez pracownika.
Planowanie zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy
Niezależnie od zapotrzebowania na pracowników i ilość pracy, tworząc grafik pracy w sklepie spożywczym, musisz bezwzględnie przestrzegać wszystkich zasad zawartych w Kodeksie Pracy. Najważniejsze z nich dotyczą przede wszystkim planowania 11-godzinnych odpoczynków w dobie pracowniczej oraz zachowanie 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu kodeksowym, zależnym od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Dodatkowo musisz pamiętać o przysługującej pracownikom ilości dni wolnych od pracy, a także o wydaniu pracownikowi dodatkowego dnia wolnego za każde święto przypadające na sobotę.
Nieprzestrzeganie zasad Kodeksu Pracy może narazić Twoją firmę na kary finansowe, oraz na naruszenie jej wizerunku, o który w dobie łatwego dostępu do internetu nietrudno. Nieprzestrzeganie praw pracowniczych przez właściciela jest też jedną z najczęstszych przyczyn rezygnacji z pracy w sklepie spożywczym, a o nowych pracowników nie jest łatwo.
Podsumowanie
Aby stworzyć dobry grafik pracy w sklepie spożywczym, musisz wziąć pod uwagę naprawdę wiele czynników, które mają realny wpływ na kształtowanie się całego planu pracy. Dobry plan pracy przekłada się na osiągnięcie zamierzonych przychodów i zysków. Taka analiza wymaga nie tylko wiedzy, ale także czasu którego niestety w tej branży często brakuje. Aby ułatwić sobie codzienną pracę i skrócić czas wykonywania obowiązków związanych z planowaniem czasu pracy do minimum, wypróbuj dedykowane do tego narzędzie jakim jest Grafik Optymalny. Nasz system umożliwi Ci zaplanowanie grafiku w oparciu o prognozy sprzedaży, prośby grafikowe, produktywność pracowników czy urlopy pracowników.
Nie czekaj i już dziś skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego Grafiku Optymalnego!
Loading...