Grafik pracy w Excelu nie jest najlepszym rozwiązaniem. W przypadku małych firm arkusz może się sprawdzić, lecz nie będzie w pełni wystarczającą metodą. Z kolei duże firmy nie powinny planować w Excelu - narzędzie jest kosztowne, może generować wiele błędów, a dodatkowo trzeba posiadać wiedzę ekspercką, aby ułożyć grafik w sposób zgodny z Kodeksem Pracy. Z tego artykułu dowiesz się jakie minusy niesie za sobą układanie grafików w Excelu.
1. Grafik niezgodny z zasadami Kodeksu Pracy.
Arkusz kalkulacyjny, którym jest Excel, nie zapewnia oczywistej zgodności z Kodeksem Pracy. Jeżeli układasz grafik, będziesz musiał samodzielnie sprawdzać poprawność odpoczynków dobowych, tygodniowych, norm, wolnej co 4 niedzieli, zasad dla osób niepełnosprawnych czy opiekujących się dzieckiem itp. Zasad jest całkiem sporo, dlatego istnieje ryzyko, że nie wszystkie zostaną spełnione. W najgorszym przypadku poprawność grafiku może być weryfikowana podczas kontroli z PIP. Błędy są kosztowne, bowiem kara może wynieść od 1 tys. do 30 tys. zł.
2. Możliwość zepsucia grafiku.
Tworząc grafik pracy w Excelu można przez pomyłkę w łatwy sposób przestawić formuły i odniesienia. Czym będzie to skutkowało? Chaosem w grafiku. Jest to szczególnie ryzykowne gdy do arkusza ma dostęp większa ilość osób. Skutkiem tego może być konieczność ponownego układania harmonogramu.
3. Prośby grafikowe i wnioski urlopowe na kartkach papieru.
Tworząc grafik pracy w Excelu nie dysponujesz wygodnym, elektronicznym obiegiem próśb grafikowych. Wszystkie dyspozycyjności, będziesz musiał z papierowych kartek czy e-maili przenosić do pliku - to dodatkowa i zbędna praca. Jeżeli zbierasz prośby grafikowe od pracowników - Excel nie będzie najlepszym narzędziem do planowania, bowiem nie ułatwi Ci codziennej pracy. Podobnie sprawa wygląda w przypadku wniosków urlopowych, które nie przeniosą się automatycznie do arkusza. Nie unikniesz zatem papierologii, no i masz dodatkową ręczną pracę.
4. Brak dopasowania grafiku pracy w Excelu do zapotrzebowania na pracę.
Harmonogramy pracy powinny być tworzone w oparciu o rzeczywiste dane. Dzięki temu będziesz mógł dopasować ilość pracowników do pracy, którą trzeba wykonać. Co zyskujesz? Optymalizację kosztów pracy. Tam gdzie pracy będzie mniej, ilość pracowników powinna być odpowiednio dostosowana, aby nie “wydawać” roboczogodzin niepotrzebnie. Podobnie w drugą stronę. Jeśli zapotrzebowanie na pracę będzie wysokie, powinieneś mieć dużo rąk do pracy. Planująć pracę w Excelu będziesz miał utrudnione zadanie, bowiem aby dostosować wytyczne będziesz musiał sam przeliczać produktywność i dopiero wtedy tworzyć grafik. Pojawia się też ryzyko błędu ludzkiego.
5. Konieczność monitorowania wcześniejszych grafików.
Aby prawidłowo rozliczyć czas pracy oraz udzielić odpoczynków musisz kontrolować pliki z poprzednich miesięcy. Przeskakiwanie z pliku na plik nie ułatwia pracy.
6. Uciążliwe planowanie pracy dla pracownika zatrudnionego w dwóch oddziałach.
Największym problemem z którym borykają się duże firmy, jest grafik dla pracownika, który pracuje w ciągu miesiąca w różnych oddziałach firmy. W takiej sytuacji, osoby planujące pracę dla takiej osoby powinny wymieniać się swoimi grafikami. Tylko w taki sposób możliwe jest zaplanowanie zmian zgodnie z wytycznymi Kodeksu Pracy. Inaczej powstaje wspomniane już ryzyko złamania wytycznych Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy.
7. Konieczność rozsyłania grafików po wprowadzonych zmianach.
Za każdym razem jeśli grafik zostanie zmieniony, będziesz musiał wysłać bądź wydrukować plik, aby udostępnić nowy grafik pracownikom. W przypadku nagłych zmian pozostaje Ci tylko telefon i nadzieja, że pracownik odbierze. Jest to też niewygodne dla pracowników. Jeśli w dniu publikacji grafiku nie ma osoby w pracy, pewnie będzie musiała dzwonić i dopytywać o grafik. Taka może być konsekwencja tworzenia grafiku pracy w Excelu
8. Ręczna praca
Nawet jeśli dysponujesz świetnym arkuszem Excel, który podsumuje czas pracy, to godziny pracy musisz wprowadzić ręcznie. Ile to zajmuje czasu? Sam wiesz najlepiej, że sporo… Tworząc grafik pracy w Excelu nie ma mowy o automatyzacji tego procesu.
Nie jesteś przekonany do Excela i szukasz narzędzia, które ułatwi Ci codzienną pracę? Chciałbyś, aby Twój system był nowoczesny i dopasowany do Twoich potrzeb? Wypróbuj za darmo Grafik Optymalny. Jest to innowacyjny system do układania grafików pracy. Narzędzie zawiera wiele dodatkowych funkcjonalności dzięki, którym spędzisz mniej czasu nad układaniem grafiku.
Zamów audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Loading...