Grafik pracy dla kawiarni - Praktyczne porady

Grafik pracy dla kawiarni spędza sen z powiek niejednemu menedżerowi czy właścicielowi. Dzieje się tak, ponieważ przy jego tworzeniu trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, takich jak dostosowanie ilości pracowników do ilości klientów czy dostępność pracowników - a ta zwykle bywa ograniczona, kiedy zatrudnia się studentów, no i ten nieszczęsny Kodeks Pracy…

W jaki sposób stworzyć dobry grafik pracy dla kawiarni?

• Grafik pracy to obowiązek! Jeżeli godziny pracy nie są stałe, tj. różne są godziny początku i końca pracy, to zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy musisz tworzyć grafiki czasu pracy. Co więcej, minimalny okres, jaki powinien obejmować grafik pracy to miesiąc.  
• Ukończ grafik co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, którego dotyczy. To też wynika z przepisów Kodeksu Pracy. Musisz zatem obwieścić pracownikom planowany grafik pracy dla kawiarni najpóźniej 23. lub 24. dnia poprzedniego miesiąca, w zależności od tego, czy ma on 30, czy 31 dni.
• Obecnie większość kawiarni działa w modelu samoobsługowym tj. klienci podchodzą do lady, gdzie barista przygotowuje kawę i sami zanoszą ją sobie do stolika. Najczęściej nie ma więc personelu dodatkowego, np. kelnerów. Sprzątanie ze stolików również wykonuje barista w przerwie między obsługiwaniem klientów. Oferowane jedzenie, czyli na przykład ciasta czy kanapki, najczęściej pochodzą z firmy cateringowej, nie zatrudnia się zatem personelu do ich przygotowywania. Taki model powoduje, że podstawowym czynnikiem, jaki należy wziąć pod uwagę tworząc grafik pracy dla kawiarni, jest ilość klientów, jaka ją odwiedza. Każda bowiem kawiarnia ma swoją specyfikę - jedne mają peak sprzedażowy (czyli moment o najwyższej sprzedaży) rano w dni robocze, bo znajdują się na dole biurowca, inne po południu lub w weekendy, bo są obok miejsc, gdzie ludzie spędzają czas wolny np. miejskie deptaki. Najwięcej pracowników w kawiarni powinno być więc w tych dniach i o tych porach, kiedy restaurację odwiedza najwięcej klientów.

Pamiętaj o Peak time!

• Aby precyzyjnie wyliczyć ilu pracowników potrzeba w danym czasie, najlepiej bazować na historycznych danych sprzedażowych, a dokładniej na raporcie, który pokazuje sprzedaż w ujęciu godzinowym. Analizując dane, możemy określić, jaka jest średnia wysokość sprzedaży w poszczególnych dniach tygodnia i kiedy występują pory najwyższej sprzedaży, czyli tzw. peak time. Bazując na danych historycznych, możemy łatwo oszacować sprzedaż planowaną na dany dzień, co jest podstawą planowania obsady.
• Aby określić ilu baristów jest potrzebnych przy danej wysokości sprzedaży godzinowej najlepiej bazować na KPI. Najlepiej sprawdza się tu produktywność, inaczej wydajność. Znając oczekiwaną produktywność, możemy określić, ilu pracowników potrzeba w danej godzinie. Aby określić jej wysokość, należy określić,  jaką średnią wysokość sprzedaży jest w stanie zrealizować 1 barista w ciągu 1 godziny. Zastanów się więc, ilu klientów jest w stanie obsłużyć, tj. ile kaw i ciastek jest w stanie przygotować i wydać w ciągu jednej godziny. Potem przelicz to na kwotę, np. jeśli może on obsłużyć 20 klientów, a średni paragon wynosi 20 zł, to produktywność wynosi 400 zł. Dalej odnieś to do planowanej sprzedaży.

Przykład:

• Bierz pod uwagę dyspozycyjność pracowników. Kadra w kawiarniach najczęściej jest młoda, a co za tym idzie - studiująca. Przed utworzeniem grafiku poproś pracowników, aby podali dni, w których mają zajęcia na uczelni. Staraj się tak tworzyć grafik dla swojej kawiarni, aby nie planować pracy w podane dni. Student prędzej zrezygnuje z pracy, której nie może pogodzić z nauką niż odwrotnie.

Nie zapomnij o Kodeksie Pracy!

• Twórz grafiki pracy dla kawiarni zgodne z przepisami. Miej świadomość, że sposobem planowania czasu pracy rządzi Kodeks Pracy. Nieprzestrzeganie przepisów o czasie pracy naraża Twoją firmę na kary z PIP i sądy pracy. Pamiętaj zatem o udzieleniu co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w dobie pracowniczej, 35-godzin w tygodniu, wolnej co 4 niedzieli we właściwej dla danego miesiąca liczbie dni wolnych i godzin do wypracowania. Wszystkie najważniejsze zasady kodeksowe tworzenia grafików pracy znajdziesz w innym artykule na naszym blogu.
• Udzielaj urlopów! Pamiętaj, że każdy pracownik ma prawo do płatnego urlopu wykorzystanego najlepiej do końca roku, w tym do 14 dni wolnego bez przerw. Urlopy najlepiej zaplanować jeszcze przed rozpoczęciem roku, aby nie okazało się, że wszyscy pracownicy chcą iść na urlop w tym samym czasie. Planuj je w taki sposób, aby terminy urlopów poszczególnych pracowników nie pokrywały się, bo inaczej może Ci zabraknąć rąk do pracy. Jeśli Twoja kawiarnia ma charakter sezonowy, np. znajduje się w miejscowości turystycznej na deptaku, to najlepiej ustal wcześniej z pracownikami, że w sezonie urlopów nie udzielasz. Metody zarządzania urlopami znajdziesz w innym artykule na naszym blogu.
• Zmieniaj grafik, kiedy sytuacja tego wymaga. W razie nieplanowanej nieobecności jednego lub kilku pracowników, staraj się załatać tę dziurę przesuwając dni lub godziny pracy innym pracownikom. Konieczność zastępstwa uprawnia Cię do takiego działania. Obserwuj też sprzedaż. Jeżeli jest ona wyższa niż zakładana, to i obsada w grafiku powinna być mocniejsza. W innym wypadku, będą powstawać kolejki, których nikt nie lubi.

Stosowanie powyższych porad pozwoli uniknąć kar, zoptymalizować czas pracy i zwiększyć zadowolenie pracowników. Nie masz ochoty wchodzić we wszystkie szczegóły, a chcesz skupić się na tym, co w kawiarni najważniejsze? Sprawdź, co oferuje Grafik Optymalny.

Pobierz darmową wersję Grafiku Optymalnego!  

Wypróbuj za darmo!