Dobry grafik pracy dla sklepu to duże wyzwanie. Planowanie utrudniają godziny otwarcia – większość sklepów jest czynna 7 dni w tygodniu 10 lub więcej godzin. Ponadto ilość klientów odwiedzających sklep jest różna w zależności od dnia i pory. Powoduje to, że godziny pracy i długość zmian pracowników muszą być różne. W tym artykule pokażemy Ci, jak tworzyć zgodne z Kodeksem Pracy grafiki pracy, które wykorzystają czas pracowników efektywnie.

Grafik pracy dla sklepu w 5 krokach

#1: Zbierz od pracowników preferowane dni i godziny pracy.

Układanie grafiku pracowniczego poprzedź zebraniem od załogi ewentualnych propozycji co do godzin pracy. Nie oczekuj, że pracownik będzie zawsze dyspozycyjny. W szczególności dotyczy to studentów. Brak możliwości pogodzenia pracy z życiem prywatnym jest jedną z najczęstszych przyczyn odejść z pracy. Pamiętaj więc, by w miarę możliwości uwzględniać prośby co do czasu pracy. Sugestie pracowników zbierz odpowiednio wcześniej. Pamiętaj, że musisz stworzyć i podać do wiadomości pracowników harmonogram pracowniczy w terminie nie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, który obejmuje.

#2: Zaplanuj urlopy.

Grafik pracy dla sklepu musi włączać informacje o urlopach wypoczynkowych. Jeżeli obowiązuje tzw. Roczny plan urlopowy, wówczas trzeba tylko te dni wolne przenieść do harmonogramu. Jeżeli planu nie ma, trzeba przemyśleć kwestię komu i w jakiej ilości udzielić urlopu. 

Każdy z pracowników zatrudnionych na umowę o pracę ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu w roku (w zależności od stażu pracy), w tym 14 dni ciągłego odpoczynku.

Planując urlopy weź pod uwagę sezonowość sprzedaży w Twoim sklepie. W planowaniu sprzedaży wspomoże Cię inny artykuł na naszych blogu. Najlepiej nie udzielaj urlopów w miesiącach o największej sprzedaży, czyli najczęściej od połowy listopada i w grudniu. Zwracaj uwagę na to, aby urlop jednego pracownika nie pokrywał się z urlopem kolejnego, bo może nie wystarczyć Ci rąk do pracy.

#3: Odpowiednio obsadź zmiany.

Jeśli zastanawiasz się, ilu pracowników potrzebujesz w kolejnych dniach i godzinach, musisz przede wszystkim sprawdzić planowaną wysokość sprzedaży. Pamiętaj, że najwięcej pracowników musisz mieć w czasie, kiedy jest najwięcej klientów w sklepie. Nie powstają wówczas kolejki przy kasie, a klienci nie czekają na obsługę (brak dbałości o dobrą obsługę może mieć wręcz katastrofalne skutki dla sklepu, co pokazały problemy sieci Alma). I odwrotnie – w godzinach, kiedy sklep jest pusty, wystarczy minimalna ilość pracowników.

Jakie są godziny najwyższej i najniższej sprzedaży? Istnieją w tym zakresie pewne prawidłowości wynikające z lokalizacji sklepu, ale najlepiej odnieść się do swoich danych. Miej do dyspozycji raport sprzedaży godzinowej, na którym sprawdzisz, ile wyniosła sprzedaż w każdej godzinie w kolejnych dniach. Analizując raport zastanów się, ilu pracowników potrzebujesz dla danej wysokości sprzedaży. Możesz bazować na swoim doświadczeniu lub wyliczyć to precyzyjnie korzystając ze wzoru na produktywność. Niestety, najpewniej zajmie Ci to mnóstwo czasu. Alternatywą jest skorzystanie z nowoczesnych narzędzi. Przykładowo, nasz program samodzielnie dostosuje obsadę do zmiennej wielkości sprzedaży w danym okresie. Wygląda to tak:

Wróćmy do artykułu. Pamiętaj, że dodatkowo musisz obsadzić zmiany dla dodatkowych czynności niezwiązanych bezpośrednio z procesem sprzedaży jak: przyjęcie dostawy, prace związane z visual merchandisingiem, czynności administracyjne – również te wykonywane przez kierownika.

#4: Wybierz odpowiedni system czasu pracy.

Ze względu na długie godziny otwarcia w sklepach najbardziej sprawdza się równoważny system czasu pracy – można wówczas planować zmiany dłuższe niż 8-godzinne (maksymalnie 12-godzinne), równoważąc je krótszym czasem pracy w innym dniu. Od kilku lat nie obowiązuje już zakaz ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej. Wystarczy zgoda organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników. Pozwala to na planowanie zmiany rozpoczynającej się o wcześniejszej godzinie niż zmiana w dniu poprzedzającym.

Niezależnie od systemu czasu pracy musisz pamiętać o normach w zakresie odpoczynków - co najmniej 11-godzinnym odpoczynku w każdej dobie i 35-godzinnym raz w tygodniu, a jeśli sklep jest czynny również w niedzielę pamiętaj, aby co czwarta była dla pracownika wolna.

Dobrze też sprawdza się wydłużenie okresu rozliczeniowego do 3 miesięcy, co pozwala na rozdysponowanie nominału godzin pracownika w taki sposób, by większa ich ilość przypadała na okres zwiększonej sprzedaży.