Grafik dla hotelu - praktyczne porady

Stworzenie grafiku pracy dla hotelu nie jest prostą sprawą. Im hotel większy, tym większa jest ilość potrzebnych pracowników, a tym samym wyższy jest poziom skomplikowania grafiku. Planowanie czasu pracy komplikuje też fakt, że praca trwa tam praktycznie całą dobę, 7 dni w tygodniu. W tym artykule znajdziesz porady jak zrobić dobry grafik dla hotelu.

Dobry grafik dla hotelu - zasady:

• Planowanie czasu pracy w hotelu powinno być traktowane indywidualnie dla każdego z działów, zatem ile działów, tyle grafików trzeba stworzyć. Utwórz zatem osobny grafik dla recepcji, restauracji - jeśli hotel taką posiada - lub obsługi śniadań, pracowników służby pięter oraz pracowników technicznych. Grafik dla każdego z tych działów ma inną specyfikę. Wynika on bowiem z różnych czynników.
• Pracownicy administracji hotelu najczęściej pracują w stałych godzinach np. 9:00 - 17:00 od poniedziałku do piątku, co oznacza, że nie musisz tworzyć dla nich grafiku pracy.
• Obsada pozostałych działów powinna być dostosowana do ilości gości odwiedzających hotel. Zazwyczaj ilość gości ma charakter sezonowy i wynika z lokalizacji hotelu. Najwięcej personelu powinno być zatem w tych miesiącach, kiedy trwa sezon.
• W związku z powyższym najlepiej sprawdza się w hotelarstwie dłuższy niż miesięczny okres rozliczeniowy, co pozwala na zaplanowanie większej liczby godzin pracownikom w tych miesiącach, kiedy gości jest najwięcej, a mniejszej w pozostałych miesiącach w okresie rozliczeniowym.
  

  Równoważny system czasu pracy

• Najlepszym rozwiązaniem jest też równoważny system czasu pracy pozwalający na wydłużenie czasu pracy w danym dniu do maksymalnie 12 godzin, a skrócenie w innym dniu. Dzięki temu można dostosować obsadę do ilości pracy w poszczególnych dniach i godzinach.
• Ponieważ większość działów pracuje w długich godzinach 7 dni w tygodniu, a takie działy jak recepcja również w nocy, dobrą praktyką jest przed przystąpieniem do tworzenia grafiku pracy w hotelu zapytanie pracowników o wskazanie tych dni, czy godzin w danym dniu, kiedy nie mogą pracować np. z powodu szkoły, czy innych ważnych okoliczności. Tworzenie grafiku w zgodzie z dostępnością pracowników jest nie tylko wyrazem dbania o personel, ale także pozwala uniknąć urlopów na żądanie, które mogą spowodować dezorganizację pracy hotelu.
• Grafik pracy dla recepcji uzależnij od planowanej ilości zameldowań i wymeldowań w danym dniu. Zapewnij najmocniejszą obsadę w te dni, kiedy jest ich najwięcej. W pozostałe dni personel może być mniej liczny, ale taki, który jest wystarczający do obsługi gości hotelowych w recepcji oraz telefonicznie. W godzinach 22-6 rano wystarczy minimalna obsada (najczęściej 1 pracownik).
• W przypadku grafiku dla restauracji pierwszym kryterium jest ilość rezerwacji, a drugim rzecz jasna pory posiłków. Zaplanuj więc najmocniejszą obsadę na te dni, kiedy gości jest najwięcej i w godzinach obejmujących pory posiłków. Więcej o grafikach pracy dla restauracji pisaliśmy tutaj. 
  

  Nie zapomnij!

• Jeżeli restauracja serwuje tylko śniadania, to najczęściej planuje się tylko 1 zmianę. Znów najliczniejsza obsada zarówno kuchni, jak i sali powinna być w tych dniach, kiedy jest najwięcej rezerwacji w hotelu. Dni wolne od pracy (wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, czyli za sobotę i za niedzielę) udzielaj w tych dniach, kiedy jest mniej gości.
• Tworząc grafik dla pracowników służby pięter, znów musisz się odnieść do ilości gości, a w zasadzie wymeldowań (chyba że w Twoim hotelu pokoje sprzątane są codziennie). Praca dla pracowników służby pięter zazwyczaj planowana jest na jedną zmianę. Aby ustalić, ilu pracowników potrzebujesz, musisz wiedzieć, ile średnio trwa sprzątanie 1 pokoju. Przykładowo - jeśli sprzątanie trwa pół godziny, to w ciągu 8-godzinnego dnia pracy możliwe jest posprzątanie 16 pokoi. Odnieś to do ilości pokoi do posprzątania, aby określić, ilu pracowników potrzebujesz w danym dniu. Staraj się nie planować zmian dłuższych niż 8-godzinne, bo jest to ciężka, fizyczna praca.
  
• Grafik pracowników technicznych zależy od specyfiki hotelu. Małe hotele często nie zatrudniają takiej osoby na etacie, tylko mają „Pana Złotą Rączkę” na telefon. Bardzo duże hotele mają zazwyczaj przynajmniej jednego dyżurującego pracownika o każdej porze. Praca takich osób może być zaplanowana na 3 zmiany np. w godzinach 6.00-14.00, 14.00-22.00 i 22.00-6.00.
  

  Kodeks Pracy! 

• Niezależnie od działu i sposobu planowania czasu pracy nie możesz zapominać o przepisach Kodeku Pracy w zakresie czasu pracy, czyli o udzieleniu odpoczynku dobowego, tygodniowego, wolnej co czwartej niedzieli i innych. O zasadach tworzenia grafiku pracy zgodnego z Kodeksem Pracy, możesz przeczytać w tym artykule. Nieprzestrzeganie przepisów to ryzyko kar z PIP, sądów pracy i utraty reputacji w oczach pracowników.
• Nie zapominaj o zaplanowaniu urlopów. Nawet jeśli w Twoim hotelu nie jest obowiązkowe tworzenie rocznych planów urlopowych, to i tak najlepiej przed rozpoczęciem roku ustalić z pracownikami terminy urlopów. Każdy pracownik w ciągu roku musi mieć 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od stażu pracy. Nie planuj urlopów w sezonie. Staraj się planować urlopy w taki sposób, by nie nakładały się na siebie urlopy kilku pracowników, bo wówczas może zabraknąć rąk do pracy.
• Kiedy skończysz tworzyć grafik pracowniczy dla wszystkich działów hotelu, przedstaw go personelowi najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, którego dotyczy. Prowadzenie hotelu to duże wyzwanie niezależnie od jego rozmiarów. Prowadzenie hotelu nie jest łatwym zadaniem niezależnie od jego wielkości. Pamiętaj, że wszystkie trudności związane z układaniem grafiku pracy, pomoże Ci rozwiązać Grafik Optymalny.