Jak przygotować dobry grafik pracy dla brygad, aby spełniał wszystkie wymogi Kodeksu Pracy, a przy tym był dopasowany do ilości pracy w danym okresie? Stworzenie takiego planu pracy to niewątpliwie trudne zadanie. Trzeba wziąć pod lupę wiele czynników takich jak wielkość zakładu pracy, która ma wpływ na to jak dużo specjalistów potrzeba na danym stanowisku, zmianowy system pracy, czy dobór odpowiedniej sekwencji zmian. Tworzenie idealnego harmonogramu komplikuje także fakt, że większość przedsiębiorstw pracujących w brygadach funkcjonuje całą dobę przez 7 dni w tygodniu.
W tym artykule znajdziesz praktyczne porady, jak zrobić dobry grafik dla brygad.
Grafik pracy dla brygad — praktyczne porady
Tworzenie brygad
Przygotowanie podziału zespołu na brygady wymaga od Ciebie nie tylko znajomości stanowisk do obsadzenia i potrzebnych do wykonania powierzonego Ci celu osób. Pracując nad podzieleniem zespołu na brygady, musisz brać pod uwagę zarówno produktywność poszczególnych osób — nie każdy jest tak samo wydajny — jak również kompetencje, które są Ci niezbędne do prawidłowego stworzenia grafiku. Każdy zespół powinien się składać z osób, które są w stanie wykonać wszystkie czynności na zmianie, obsłużyć cały proces, na której będą pracować, a więc musi się składać z osób o odpowiednich uprawnieniach, umiejętnościach czy szkoleniach. Nie możesz oddelegować do pracy osoby, które nie potrafi obsługiwać lub nie ma uprawnień do pracy na specjalistycznej maszynie. To nie zgodne z BHP.
Poza niższą wydajnością niektórych osób, na przykład nowozatrudnionych, weź też pod uwagę możliwe absencje. Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, może się również zdarzyć absencja chorobowa. Osób przypisanych do brygady musisz mieć zatem odpowiednio więcej na te sytuacje.
Przypisując pracowników do brygad, weź też pod uwagę ich dojazdy. Często pracownicy mieszkający blisko siebie lub na trasie do pracy jeżdżą jednym autem. Ułatwisz im życie, umieszczając ich w jednej brygadzie, ponieważ ich godziny pracy będą takie same.
Jeśli odpowiednio zorganizujesz swój zespół, zapewnisz ciągłość pracy Twojej firmie, a jednocześnie obsadzisz grupy niezbędnymi pracownikami. Nazwij lub oznacz brygady w czytelny sposób, przekaż pracownikom informację, do której brygady należą, a potem określ sekwencję zmian, według której będą pracować w danym okresie rozliczeniowym.
Ustalanie sekwencji zmian
W zależności od rozpoczęcia okresu rozliczeniowego dopasuj sekwencję pracy w brygadach w taki sposób, aby każda z osób przepracowała wymaganą ilość godzin i dni, a także miała zapewnione odpoczynki zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy.
O tych zasadach pisałam więcej tutaj.
W przypadku kiedy ilość zmian do obsadzenia nie jest zbieżna z liczbą zmian, jakie masz do dyspozycji (tę wartość ustalisz, mnożąc liczbę brygad x liczbę dni pracy) rozważ udzielenie dni wolnych pracownikom indywidualnie, tak aby nie brakło rąk do pracy. Wtedy możesz posiłkować się agencjami pracy tymczasowej
Przygotowanie planu obsady
Określenie niezbędnej liczby pracowników to kluczowa część tworzenia harmonogramu czasu pracy w tych firmach, gdzie ilość pracy do wykonania jest zmienna. Może to wynikać np. z różnej ilości zamówień. Każda firma opiera się, na określonych wskaźnikach KPI, a Twoim zadaniem jest zapewnić optymalne wykorzystanie roboczogodzin, podnosić produktywność zespołu i minimalizować powstanie nadgodzin. Tworząc grafik czasu pracy, powinieneś wziąć pod uwagę ilość pracy, jaka jest zaplanowana do wykonania w Twoim dziale. Potem zaplanuj ilu ludzi i o jakich kompetencjach będziesz potrzebował na każdej zmianie, aby twój cel produktywności został zrealizowany.
Dzięki tej pracy będziesz wiedział, czy w dniu kiedy pracowników jest mniej np. w wyniku absencji, potrzebujesz posiłkować się agencją pracy tymczasowej i ilu osób dodatkowo potrzebujesz.
Plan obsady w Grafiku Optymalnym umożliwia automatyczne generowanie grafiku pracy, który jest dostosowany, do ilości pracy na bazie KPI efektywnościowych.
Przygotowanie planu urlopów
Przed rozpoczęciem roku przygotuj plan urlopowy dla poszczególnych pracowników lub całych brygad w zależności od praktyki w Twojej firmie. Jeśli decydujesz się na ustalanie indywidualnych, urlopów zadbaj o to, aby wolne niezbędnych specjalistów nie pokrywały się ze sobą.
Ustalając terminu urlopów z wyprzedzeniem, unikniesz również sporów. Jeśli chodzi o terminy najbardziej popularne, jak dni pomiędzy świętami staraj się postępować sprawiedliwie.
W Grafiku Optymalnym zaplanujesz urlopy pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy. Wszystkie zaplanowane urlopy przeniosą się do bieżących grafików, przez co będziesz mieć wszystko pod kontrolą.
Wydłużenie okresu rozliczeniowego
Zastosowanie takiej zmiany niesie za sobą wiele korzyści. Jedną z nich jest zoptymalizowanie kosztów personalnych poprzez umożliwienie rozliczenia nadgodzin średniotygodniowych w dłuższym horyzoncie czasowym. Przy miesięcznym okresie nadgodziny te idą do wypłaty w miesiącu, w którym powstały, a w dłuższym adekwatnie do długości (kwartał, pół roku, a nawet rok).
Jeśli zdecydujesz się na wydłużenie okresu rozliczeniowego do np. 3 miesięcy, dużo łatwiej będzie też rozłożyć dni wolne i godziny pracy w sekwencji względem normy dla okresu rozliczeniowego. Nie będziesz musiał trzymać się miesiąca, a wolne będziesz mógł udzielić w kolejnym jeśli tak wypada z sekwencji zmian. Najważniejsze jest jedynie to, aby ilość dni i godzin w całym okresie była zgodna z normą przypadającą na poszczególne miesiące w ramach okresu łącznie.
Stosowanie narzędzi
Najbardziej popularnym narzędziem do planowania czasu pracy jest nadal Excel. Nie jest to jednak system, który został stworzony wyłącznie do tego, stąd ma wiele mankamentów. Przeczytasz o tym tutaj.
Zamiast tego do grafików pracy dla brygad zastosuj system Grafik Optymalny, który pomoże Ci w ustaleniu dogodnej sekwencji, zweryfikowaniu czasu pracy pod kątem przepisów oraz weryfikacji obsady względem potrzeb. Dodatkowo zaplanujesz urlopy, wyślesz wnioski i rozliczysz czas pracy automatycznie.
Loading...