Grafik dla brygad — czym jest i jak go stworzyć?

W przedsiębiorstwach wielu segmentów np. zajmujących się produkcją czy logistyką dość powszechnie stosowany jest sposób organizacji pracy w brygady. Z perspektywy działania przedsiębiorstwa taki rodzaj organizacji pracy jest optymalny i pozwala na sprawne funkcjonowanie całej firmy. Jest też stosunkowo łatwy w planowaniu. Nie możesz jednak zapominać o zasadach Kodeksu Pracy. W tym artykule przedstawię Ci kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc poprawnie zaplanować grafik dla brygad i jeszcze lepiej zorganizować pracę w Twojej firmie.

Co to jest brygada?

Brygada to zorganizowana grupa osób zatrudniona w danym zakładzie pracy, która posiada odpowiednie kompetencje do np.: obsługi specjalistycznych maszyn lub realizowania pewnych procesów, pracująca zawsze na tej samej zmianie. Sposób pracy w grupach pozwala utrzymać nieprzerwane funkcjonowanie zakładu, zapewniając firmie ciągłość produkcji czy innych realizowanych procesów, niezależnie od pory czy dni wolnych. Praca w brygadowym opiera się na określonym schemacie zmian, dzięki któremu pracownik łatwo może zweryfikować, jak będzie wyglądała jego praca w kolejnych dniach, tygodniach, a nawet miesiącach.

Praca w brygadach to zatem praca zmianowa. Najczęściej wprowadza się trzy zmiany np. 6:00-14:00, 14:00-22:00, 22:00. Ponieważ pracownicy muszą mieć wolne, grup – brygad musi być 4, aby zapewnić obsadę na wszystkich zmianach.

Skoro mowa o różnych godzinach początku i końca pracy oraz zmianowości, istnieje konieczność prowadzenia rozkładu czasu pracy, czyli grafiku pracy, dla każdej z brygad lub indywidualnie dla każdego pracownika, zgodnie z Art. 140. § 1 KP.

Ten artykuł nie mówi o pracy w ruchu ciągłym z Art. 138 KP, gdzie również praca wykonywana jest przez całą dobę. System opisany w tym artykule dotyczy jednak sytuacji, gdzie praca nie może zostać przerwana np. z powodu procesu technologicznego lub pracach polegających na konieczności zaspokajania potrzeb ludności. W praktyce ze względu na skrócony okres rozliczeniowy ten system stosowany jest rzadko. Praktykowany jest za to system podstawowy (a rzadziej równoważny 12-godzinny), przewidujący różne godziny rozpoczęcia i końca pracy, czyli zmian. Godziny rozpoczęcia i końca zmian są stałe.

Jak stworzyć grafik pracy dla brygad?

1. Podziel zespół na brygady

Jeśli w swoim zespole posiadasz różnych specjalistów, podziel ich na brygady, które będą zawierać pracowników o wymaganych na danej zmianie kwalifikacjach. Jeśli odpowiednio zorganizujesz swój zespół, zapewnisz ciągłość pracy w Twojej firmie, a jednocześnie obsadzisz grupy niezbędnymi pracownikami. Nazwij lub oznacz brygady w czytelny sposób, aby potem w przejrzysty sposób ustalić sekwencję, według której będą pracować. Przykładowo, możesz nazwać swoje brygady numerami: 1,2,3 lub I, II, III. Radziłabym, aby pracowników w danej brygadzie było więcej, niż niezbędne minimum, ponieważ może zdarzyć się choroba czy urlop, a poza tym trzeba zapewnić dodatkowe dni wolne, tak jak przewidują przepisy.

2. Stwórz odpowiednią sekwencję zmian 

Stwórz sekwencję zmian i dostosuj ją do okresu rozliczeniowego oraz systemu czasu pracy. W zależności od rozpoczęcia okresu rozliczeniowego dopasuj sekwencję pracy w brygadach w taki sposób, aby każda z osób przepracowała wymaganą ilość godzin, a także miała zapewniony odpoczynek dobowy i tygodniowy zgodny z zasadami Kodeksu Pracy.
Przykładowa sekwencja wygląda następująco:
1111 W 2222 W 3333 WW

W Grafiku Optymalnym możesz wygenerować grafik dla brygad, wybierając zakres dat i sekwencję dopasowaną do okresu rozliczeniowego w Twojej firmie  

Zazwyczaj ilość zmian do obsadzenia jest wyższa niż liczba zmian do dyspozycji. Przykładowo w październiku 2021 do obsadzenia byłoby 31 (dni) x 3 (zmiany) = 93 zmiany. Liczba dni pracujących wynosi 21, co oznacza, że do dyspozycji będzie 21 (dni roboczych) x 4 (brygady) = 84 zmiany.

Aby to pogodzić, musisz udzielić pracownikom dodatkowych dni wolnych, niż wynika to z sekwencji. Udzielaj poszczególnym specjalistom wolnego w różnych dniach, najlepiej wtedy kiedy pracochłonność może być mniejsza.
Możesz też rozważyć wprowadzenie pracowników agencyjnych na dni, kiedy specjaliści będą mieli wolne.
Innym pomysłem jest pozostawienie pewnych zmian nieobsadzonych na stałe np. nocnych w weekendy, jeśli rzecz jasna jest to możliwe z perspektywy procesów.

3. Zaplanuj odpoczynki

Musisz zapewnić swoim pracownikom 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu. Jako tydzień rozumiemy kolejne 7 dni od pierwszego obowiązującego dnia okresu rozliczeniowego.

Odpoczynek możesz skrócić do 24 godzin, w przypadku przejścia na inną zmianę w ramach sekwencji np. trzecia zmiana zakończy się o godz. 6:00 we wtorek, po czym następuje 24 godziny przerwy, po których rozpoczyna się zmiana pierwsza w czwartek, zgodnie z sekwencją.
Pamiętaj także, że poza odpoczynkiem tygodniowym, obowiązuje 11 godzin odpoczynku dobowego. Jeśli więc pracownik miał zaplanowaną zmianę we wtorek w godz.: 22:00-6:00, to nie możesz zaplanować mu pracy w środę w godz.: 14:00-22:00.

4. Zaplanuj każdemu pracownikowi co 4 wolną niedzielę

Zgodnie z Kodeksem Pracy, każdemu pracownikowi co 4 tygodnie przysługuje wolna niedziela.  Wybierając schemat, w jakim będą pracować brygady, sprawdź, czy powyższy warunek zostanie spełniony.

5. Przygotuj dokładny plan urlopowy dla brygad

Pamiętaj o opracowaniu planu urlopów przed rozpoczęciem roku. Najlepiej ustal w porozumieniu z pracownikami ich urlopy w taki sposób, aby urlopy poszczególnych osób o tych samych kompetencjach nie pokrywały się ze sobą. Wyjątek stanowią firmy, w których można wstrzymać produkcję i zaplanować na ten czas urlopy dla wszystkich pracowników.

6. Pamiętaj o zasadach zatrudnienia dla osób z ograniczeniami

Jeśli zatrudniasz osoby niepełnosprawne lub rodziców/opiekunów dzieci do lat 4 musisz wiedzieć, że obowiązują ich pewne wykluczenia. W przypadku pierwszej grupy osób zabronione jest planowanie nadgodzin, praca w porze nocnej, a także obowiązuje skrócony czas pracy dla osób z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym i znacznym. Dodatkowo weź pod uwagę, że bez zgody takie osoby nie mogą mieć planowanej pracy w systemie równoważnym (jeśli taki funkcjonuje w Twojej firmie) oraz pracować w nadgodzinach. Te zakazy może znieść lekarz, jednak aby wprowadzić je w życie, musisz mieć jego pisemną zgodę.
Rodzice dzieci do lat 4 nie mogą mieć planowanej pracy w godzinach nocnych, a także pracować w nadgodzinach.

Jeśli zatem zatrudniasz takie osoby i nie dostarczyły one zgody od lekarza, weź pod uwagę niedobór pracowników na zmianie nocnej czy ich krótszą dniówkę.

7. Uważaj na zmianę brygady

Bywa, że zachodzi konieczność przeniesienia pracownika do innej brygady w trakcie okresu rozliczeniowego. Ustalając pracownikowi plan pracy, gdzie część okresu zaplanowana jest zgodnie z sekwencją dla jednej, a część dla innej brygady, zwróć szczególną uwagę na liczbę dni pracujących, odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz wolną niedzielę.

8. Podaj pracownikom ich indywidualne grafiki pracy minimum 7 dni przed rozpoczęciem okresu

Ponieważ dni wolne poszczególnych pracowników w ramach danej brygady mogą być różne, przedstaw grafik czasu pracy co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca. Najlepiej zrobić to online, wtedy każdy pracownik zapozna się z nim, nawet w swój dzień wolny od pracy.

Planuj strategicznie

Jak zatem sprawnie ułożyć grafik dostosowany do potrzeb Twoich pracowników, ale także do Kodeksu Pracy?

Zastosowanie systemu do tworzenia grafiku dla brygad, jakim jest Grafik Optymalny, pozwoli Ci szybko wygenerować dobry plan pracy. Warto dodać, że Grafik Optymalny to nie tylko łatwość w tworzeniu harmonogramów pracy, ale także funkcjonalności związane z jego rozliczeniem, planowaniem urlopów czy wnioskowaniem, zatem będzie to usprawnienie funkcjonowania całego biznesu.

Planowanie czasu pracy na kartce papieru czy popularnym arkuszu kalkulacyjnym to bardzo praco i czasochłonny proces, którym w dodatku łatwo o nieprawidłowości. Jeśli jesteś ciekaw, jakie błędy na Ciebie czyhają, przeczytaj nasz artykuł na ten temat 

Nie uważasz, że czas poświęcony na mozolne wpisywanie godzin, weryfikację pod kątem przepisów, a na koniec zliczenie wszystkiego można by było poświęcić na inne równie ważne działania, które w realny sposób przyczynią się do generowania zysków w Twojej firmie?

Z pewnością! Dlatego nie czekaj i przetestuj Grafik Optymalny już dziś!