Grafik dla brygad - 10 najczęściej popełnianych błędów

Odpowiednio przygotowany grafik dla brygad to niezbędny element w dobrze funkcjonującej firmie. W ostatnim artykule pisałam o najważniejszych zasadach, o jakich należy pamiętać, tworząc grafik pracy dla brygad, natomiast dziś skupimy się na najczęściej pojawiających się błędach związanych z planowaniem pracy w systemie zmianowym.

Grafik dla brygad — najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu harmonogramu

1. Niezachowanie 35 godzinowego odpoczynku

To jeden z najczęściej popełnianych błędów, a jednocześnie problem, z jakimi możesz się spotkać, planując grafik. Każdy pracownik, niezależnie od wymiaru etatu, musi mieć zapewnioną nieprzerwaną przerwę w pracy trwającą co najmniej 35 godzin. Ważne — jako tydzień traktuj kolejne 7 dni, począwszy od końca okresu! Ustalając sekwencję zmian brygad, nie zapomnij więc o odpoczynku. W przypadku przejścia na inną zmianę w ramach sekwencji możesz skrócić odpoczynek do maksymalnie 24 godzin. Pamiętaj jednak, że z perspektywy pracownika takie działanie nie będzie komfortowe. Planowanie dni wolnych „w kratkę” nie pozwala na krótki wyjazd czy pełny wypoczynek. Tym samym powoduje konieczność wykorzystywania urlopu wypoczynkowego celem zapewnienia dwóch dni wolnych z rzędu. Może to powodować chęć zmiany pracy, a więc koszty dla Twojej firmy wynikające z konieczności rekrutacji i przeszkolenia kolejnego pracownika.

Grafik Optymalny stworzy automatycznie grafik zgodnie z przepisami, kiedy chcesz go zmienić, poinformuje Cię, jeśli nie zachowasz 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Jeśli zaznaczysz to w ustawieniach Twojego konta, nie pozwoli także udostępnić grafiku z błędem zespołowi.

2. Niezachowanie 11-godzinnej przerwy pracowniczej

Pamiętaj także, że poza 35-godzinnym odpoczynkiem tygodniowym liczonym od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, obowiązuje Cię zapewnienie co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Co to dla Ciebie oznacza? Jeśli pracownik miał zaplanowaną zmianę we wtorek w godz.: 22:00-6:00 to nie możesz zaplanować mu pracy w środę w godz.: 14:00-22:00, ponieważ przerwa pomiędzy tymi zmianami wynosi tylko 8 godzin.

W Grafiku Optymalnym możesz zdefiniować blokady możliwości publikowania grafiku zawierającego błędy kodeksowe i inne wytyczne co do czasu pracy.

3. Zbyt mała liczba dni wolnych i zbyt dużo godzin pracy

Liczba dni wolnych od pracy w danym okresie rozliczeniowym (np. miesięcznym czy kwartalnym) wynika z liczby dni weekendowych oraz świąt. To przekłada się na liczbę godzin do wypracowania, czyli tzw. normę średniotygodniową. Najczęściej występującym okresem rozliczeniowym czasu pracy jest miesięczny. Przy obmyślaniu sekwencji ustal dni wolne adekwatnie, tak by ich liczba była właściwa. Rozłożenie dni wolnych i godzin pracy ułatwia wydłużenie do co najmniej 3 miesięcy. Wtedy nie musisz się trzymać miesiąca, a wolne możesz udzielić w kolejnym, jeśli tak wypada z sekwencji zmian. Ważne, żeby liczba zaplanowanych godzin i dni wolnych w całym okresie była zgodna z normami (ich sumą) na poszczególne miesiące w ramach okresu.

Kwestia przestrzegania norm w zakresie godzin pracy i dni wolnych jest szczególnie istotna w przypadku pracy 24/7, w przypadku której planowanie większej liczby godzin i dni pracujących w okresie jest błędem nagminnym.

4. Nieudzielanie co czwartej niedzieli wolnej

Zgodnie z Kodeksem Pracy, każdemu pracownikowi co 4 tygodnie przysługuje wolna niedziela. Wybierając schemat, w jakim będą pracować brygady, sprawdź, czy powyższy warunek zostanie spełniony. Częstym błędem jest ustalanie sekwencji zmian w taki sposób, że wypada jedna niedziela w miesiącu. Ustalenie wolnej niedzieli w taki sposób, kiedy w pierwszym miesiącu wolna jest pierwsza, a w kolejnym ostatnia nie zapewnia wolnej niedzieli co 4 tygodnie. Podobnie może się wydarzyć w miesiącach, w których wypada 5 niedziel. Jeśli pierwszą ustalisz jako wolną, to w tym samym miesiącu ostatnia również musi być wolna.

5. Niewyznaczanie całej brygadzie dnia wolnego za pracującą niedzielę

Jeśli z sekwencji zmian wynika, że praca wypada w niedzielę, musisz pamiętać o tym, aby każdy z pracowników, który ma zaplanowaną pracę na ten dzień, otrzymał wolne. Częstym błędem jest niezapewnienie takiego dnia 6 dni po lub przed niedzielą, co nie jest zgodne z przepisami Kodeksu Pracy.

6. Nieuwzględnianie zasad planowania czasu pracy dla pewnych grup pracowników z ograniczeniami

Pracownicy z niepełnosprawnością czy opiekunowie dzieci do 4 roku życia objęci są pewnymi ograniczeniami. W przypadku osób z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub umiarkowanym zabronione jest planowanie nadgodzin, praca w porze nocnej, a także obowiązuje skrócony czas pracy. Za zgodą lekarza prowadzącego, pracownik może zostać zwolniony z wyłączeń, jednak musisz mieć jego pisemną zgodę formie orzeczenia. W przypadku rodziców i opiekunów obowiązuje zakaz pracy w godzinach nocnych i nadgodzinach, co jest spowodowane koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem. Pamiętaj też o kobietach w ciąży, one również nie mogą pracować w porze nocnej i nadgodzinach.

Jeśli zapomnisz o tych ograniczeniach, narażasz firmę na koszt kar od PIP, procesów w Sądzie Pracy oraz zdrowie pracowników.

7. Ustalanie sekwencji zmian niedogodnych dla pracownika

Pisałam już o tym wyżej w kontekście nielubianych przez pracowników sekwencji zmian, w których dni wolne są naprzemiennie. Innym błędem jest zbyt częste przechodzenie na kolejne zmiany. Najbardziej komfortowo dla pracownika będzie, gdy będą występowały te same zmiany po sobie, a pomiędzy różnymi zmianami wystąpią dni wolne. Aby uniknąć błędów w tym zakresie, tworząc sekwencję, popatrz na grafik i zastanów się, czy pracownik będzie miał możliwość regeneracji jak i czas na aktywności poza pracą.

8. Nieudzielenie wolnego za pracę w nadgodzinach

Przejdźmy teraz do błędów pojawiających się w trakcie wykonywania grafiku. Generowanie dodatkowych godzin pracy do wypłaty z dodatkiem 50% lub 100% to niemały kłopot niejednego pracodawcy i kolejny, powtarzający się błąd. Pamiętaj, że każda nadgodzina, może znacząco podnieść koszty w firmie, tym samym obniżając zyski Twojego biznesu. Więcej o nadgodzinach pisaliśmy w artykule "Grafik pracy bez nadgodzin — jak tego dokonać?". Warto rozważyć rozliczenie godzin nadliczbowych czasem wolnym. Kiedy wnioskuje pracownik za jedną nadgodzinę, udziel jednej godziny wolnego. Kiedy inicjatywa w tym zakresie jest z Twojej strony, udziel 1,5 godziny wolnej za każdą nadgodzinę.

9. Brak kontroli nad ewidencją czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe. Częstym błędem jest prowadzenie jej w sposób nieprawidłowy. Brak informacji o rzeczywistym czasie pracy, niepoprawne wyliczanie nadgodzin czy godzin nocnych może nieść za sobą poważne konsekwencje w przypadku kontroli z PIP. Ewidencję możesz prowadzić zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, jednak to, co istotne — powinna mieć formę karty, którą w razie potrzeby można wydrukować.

10. Niedostarczenie grafiku pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem

Jako pracodawca, jesteś zobowiązany do dostarczenia pracownikom grafiku pracy, na minimum 7 dni przed rozpoczęciem nowego okresu, na który został przewidziany. W przypadku planowania czasu pracy dla brygad może funkcjonować jeden grafik dla całej brygady. Jeśli jednak przewidujesz różne terminy dni wolnych dla poszczególnych pracowników, to również harmonogram musi być dla każdego indywidualny.

Bezbłędny grafik pracy dla brygad

Nieznajomość zasad Kodeksu Pracy, lub brak świadomości o istnieniu pewnych ograniczeń może przyprawić o zawrót głowy. Na szczęście tworzenie grafików w oparciu o system zmianowy może być łatwiejsze. Korzystając z Grafiku Optymalnego, przygotujesz grafik dla brygad w kilka minut — wybierz sekwencję, skonfiguruj brygady i pozwól, aby generator Cię wyręczył, zapewniając tym samym zgodność z przepisami.

Poniżej znajdziesz więcej informacji dotyczących funkcjonalności naszego systemu