Urlop wypoczynkowy to jedno z najważniejszych uprawnień przysługujących pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Udzielając jakiegokolwiek wypoczynku, pracodawca zobowiązany jest do prawidłowego udokumentowania takiego zdarzenia poprzez wprowadzenie danych o jego udzieleniu na karcie ewidencji czasu pracy oraz opcjonalnie na karcie urlopowej, która została wprowadzona do użytku 1 stycznia 2019 r. W poniższym artykule wyjaśniamy jak prawidłowo i wygodnie prowadzić ewidencję urlopów zatrudnionych pracowników.
Czym jest ewidencja urlopów?
Ewidencja urlopów pracowników zawiera zestawienie wszystkich informacji związanych z urlopami pracowników w firmie. Zbierane tam dane obejmują m.in. daty, rodzaje urlopów, ile i jakiego typu wolne dni przysługują pracownikowi wraz z podsumowanie, ile wykorzystał a ile może jeszcze wybrać.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami i kodeksem pracy, aktualnie pracodawca nie ma prawnego obowiązku aby prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika wykazu wyłącznie urlopów wypoczynkowych. Wynika to z tego, że wszystkie dane związane z absencjami powinny zostać zawarte w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. W praktyce, często pracodawcy decydują się na prowadzenie dokumentacji urlopowej, ponieważ pozwala to lepiej kontrolować liczbę udzielonych dni wolnych tj.: karta urlopowa, która co do zasady powinna pokryć się ze złożonymi przez pracownika wnioskami urlopowymi.
Ewidencja urlopów wypoczynkowych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aktualnie nie ma obowiązku prawnego prowadzenia osobnego dokumentu ewidencjonującego wyłącznie urlopy wypoczynkowe pracowników. Wynika to z tego, że wszystkie dane związane z absencjami powinny zostać zawarte w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. W praktyce, często pracodawcy decydują się na prowadzenie osobnego dokumentu pozwalającego lepiej kontrolować liczbę udzielonych urlopów tj.: karta urlopowa, która co do zasady powinna pokryć się ze złożonymi przez pracownika wnioskami urlopowymi.
Co to jest karta urlopowa?
Karta urlopowa zawiera zestawienie zestawienie informacji o wszystkich dniach wolnych danego pracownika. Zazwyczaj nie jest osobnym dokumentem, tylko elementem ewidencji czasu pracy zatrudnionych osób. W przypadku elektronicznych rozwiązań istnieje możliwość wygenerowania takiej karty w prosty sposób, co pozwala na łatwe przygotowanie rocznej ewidencji urlopów dla każdego pracownika osobno.
Warto mieć na uwadze, że to pojęcie bywa czasem używane zamiennie z wnioskiem urlopowym.
Jak prowadzić ewidencję urlopów?
Aby ewidencja urlopów pracowników została prawidłowo przeprowadzona, wszelkie absencje muszą znaleźć się na karcie ewidencji czasu pracy. Jej szablon jest już z góry określony, jednak w przypadku wprowadzania informacji o absencjach pracownika, to pracodawca wykazuje typy urlopów oraz ich oznaczenia na karcie ewidencji czasu pracy. Oznaczenie możesz zatem wprowadzić za pomocą symboli np.: UŻ (urlop na żądanie), których pełne rozwinięcie uwzględnisz w legendzie, aby w razie ewentualnej kontroli nie było problemów z rozszyfrowaniem zapisu.
Na dokumencie powinny znaleźć się informacje wykazujące ilość dni wolnych od pracy zgodnie z harmonogramem, ale także dane o nieobecnościach usprawiedliwionych, nieusprawiedliwionych, oraz zwolnieniach lekarskich.
Karta ewidencji czasu pracy pracownika zawierająca szczegółowe informacje na temat absencji urlopowych.
Prawo reguluje, jak długo przechowywać wnioski urlopowego - w przypadku każdego pracownika dokumentację tego typu archiwizuje się do 10 lat od końca roku, w którym został zakończony stosunek pracy.
Roczna ewidencja urlopów
Z uwagi na zapisy w Kodeksie Pracy, na koniec każdego roku kalendarzowego tworzy się podsumowanie związane z urlopami wykorzystanymi przez zatrudnione osoby. Tworzy się je na bazie rocznej ewidencji urlopów. Każdy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości odebrania niewykorzystanego urlopu w następny roku oraz musi podać jego wymiar.
Dzięki wykorzystaniu elektronicznych wniosków urlopowych uprościsz tworzenie podsumowania dla każdego pracownika zatrudnionego w swojej firmie. To z kolei przekłada się na szybsze rozliczanie czasu pracy i wyliczanie świadczeń związanych z pracą.
Elektroniczna ewidencja urlopów
Prawo nie narzuca, w jaki sposób należy mieć zestawienie dotyczące urlopów. W związku z tym ewidencja urlopów może być prowadzona zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W tym drugim przypadku jest to bardziej optymalne rozwiązanie. W systemie, oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację urlopową można eksportować do raportów, co ułatwia zarządzenie pracownikami niezależnie od tego, czy pracuje w zadaniowym czasie pracy czy jest zatrudniony w oparciu o umowę zlecenie.
Jeżeli zdecydujesz się na elektroniczną ewidencję urlopów unikniesz zbędnej papierologii, usprawnisz zarządzanie pracownikami. Wykorzystując system, gdzie istnieją wnioski online, upraszczasz cały proces związany z ubieganiem się i korzystaniem z wolnych dni. Przebieg wygląda następująco: pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie, wniosek jest odrzucany lub akceptowany. Każdy zatwierdzony wniosek urlopowy możesz zweryfikować, sprawdzając datę jego przesłania, datę akceptacji oraz akceptanta.
Czy wnioski urlopowe są obowiązkowe?
Prawo urlopowe nie wskazuje jednego, właściwego sposobu wnioskowania o urlop przez pracownika, ani także potwierdzenia jego udzielenia przez pracodawcę. Jest to bowiem sprawa, która powinna zostać uregulowana dokumencie wewnętrznym takim jak regulamin pracy. W orzeczeniu Sądu Najwyższego wskazane zostało, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu urlopu bez wcześniejszej zgody pracodawcy. Zatem brak wyraźnej zgody oznacza nieudzielenie urlopu. Potwierdzeniem udzielenia dnia wolnego może być karta urlopowa, o której wcześniej wspomniałam, lub podpisany przez przełożonego wniosek urlopowy pracownika. Może nastąpić także ustne wyrażenie zgody lub zgoda przesłana na e-mail. Ewidencjonując zatem absencje, pamiętaj o tym, aby przechowywać wszelką dokumentację pracowniczą niezależnie od formy, by w razie potrzeby móc się do niej odnieść. Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie jej w aktach osobowych.
Czy wniosek urlopowy jest dowodowy?
Warto podkreślić, że jedyną formą potwierdzającą wykorzystanie przysługujących dni wolnych jest okazanie podpisanego przez obie strony wniosku urlopowego lub karty urlopów. Możesz go przygotować w tradycyjnej papierowej formie, ale także w nowoczesny, elektroniczny sposób — obie formy będą akceptowalne. Potwierdzenie daty akceptacji urlopu w systemie, podobnie jak podpis na wniosku urlopowym, może zostać wykorzystane jako dowód w razie gdyby pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości związane z wykorzystaniem wypoczynku przez pracownika. Dzięki dedykowanemu rozwiązaniu można w łatwy sposób wprowadzić obowiązujący wzór wniosku urlopowego bez konieczności jego cyklicznego drukowania i prowadzenia osobno dla każdego pracownika.
Unikniesz zbędnej papierologii dzięki wnioskom urlopowym online — pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie. Każdy zaakceptowany wniosek możesz zweryfikować, sprawdzając datę jego przesłania, datę akceptacji oraz akceptanta.
Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie ewidencji urlopów odbywa się poprzez złożenie wniosku urlopowego przez pracownika, zaakceptowanie go przez przełożonego, a następnie naniesienie absencji na kartę ewidencji czasu pracy. Opcjonalnie w przypadku ewidencjonowania urlopów w tradycyjny sposób możesz wykorzystać karty urlopowe dla pracowników, które pomału odchodzą do lamusa i wykorzystywana jest w bardzo małych przedsiębiorstwach.
Jeśli zależy Ci na sprawnym i w pełni zautomatyzowanym prowadzeniu ewidencji urlopów, wypróbuj Grafik Optymalny. System umożliwia obsługę elektronicznych wniosków urlopowych, e-obieg dokumentów, a wszystkie absencje automatycznie są wprowadzane na kartę ewidencji czasu pracy. Oszczędzasz zatem czas który możesz wykorzystać na rozwój firmy i generowanie zysków. Na koniec miesiąca, możesz pobrać zbiorczy raport ewidencji wszystkich swoich pracowników i mieć pełną kontrolę nad dokumentacją.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa ta i wiele innych funkcjonalności w Grafiku Optymalnym, zapisz się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny.
Loading...