Błędy w ewidencji czasu pracy - 5 najczęściej popełnianych

Ewidencję czasu pracy powinien prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Dzięki rzetelnemu prowadzeniu ewidencji będziesz w stanie w poprawny sposób obliczyć wynagrodzenia wraz z dodatkowymi świadczeniami powiązanymi z pracą. Rok 2019 przyniósł wiele zmian i uregulowań, które dotyczą prowadzenia kart ewidencji. Formuła dokumentów uległa znacznemu rozszerzeniu, a sam sposób prowadzenia ewidencji jest teraz ściśle określony. W tym artykule, zebraliśmy błędy w ewidencji czasu pracy (przy okazji sprawdź nasz artykuł o najczęstszych błędach popełnianych przy tworzeniu grafików pracy), które pojawiają się najczęściej.

Błędy w ewidencji czasu pracy: Top 5

Równoważenie karty ewidencji z listą obecności

Pierwszym i podstawowym błędem jest równoważenie list obecności z kartami ewidencji czasu pracy. Prowadzenie list ma na celu jedynie potwierdzenie przez pracowników ich obecności w pracy. Co więcej, listy obecności nie są w firmach obowiązkowe. Mogą być zastąpione automatycznymi terminalami, czytnikami lub elektronicznymi listami obecności. Jest to pierwsza i podstawowa różnica. Listy to jedynie opcja, a karta ewidencji to wymóg. Wiele firm zapomina o rzetelnym prowadzeniu ewidencji, a to właśnie nią w pierwszej kolejności zainteresuje się Państwowa Inspekcja Pracy w przypadku kontroli. Czytaj dalej, aby poznać kolejne błędy w ewidencji czasu pracy

Brak dni wolnych (i odpowiednich oznaczeń) za pracę w sobotę, niedzielę lub święto

Jeżeli Twoi pracownicy świadczą pracę w soboty lub niedziele, należy zaplanować im dodatkowe dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Ponadto, dzień wolny należy odpowiednio oznaczyć na karcie ewidencji.

Brak wymaganych dokumentów

Oprócz karty ewidencji powinieneś zbierać wszystkie dokumenty, zgody i wnioski, które są dostarczane przez pracownika (jest to jedna z kluczowych zasad dobrego prowadzenia ewidencji czasu pracy). Dokumenty tego typu są równie istotne, co sama karta ewidencji czasu pracy i powinny być razem przechowywane. Są to między innymi zgody na delegowanie poza stałe miejsce pracy, na oddelegowanie kobiety w ciąży, czy zatrudnienie w trybie przerywanego czasu pracy. Wszelkie wnioski, które dotyczą zwolnień od pracy, indywidualnego rozkładu lub systemu czasu pracy, również powinny być archiwizowane. Zgody pracowników, którzy opiekują się dzieckiem do lat 4, również są wymagane. Możesz wtedy przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy, wprowadzić godziny nadliczbowe, w porze nocnej, a także w systemie przerywanego czasu pracy. Wymagane są również wnioski pozwalające na stosowanie skróconego tygodnia pracy lub innych rozkładów. Pamiętaj również o uwzględnieniu dokumentów związanych z zadaniowym systemem czasu pracy, godzinach nadliczbowych, lub godzinach w gotowości.

Niedokładne ewidencjonowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy

Od 1 stycznia 2019 roku karta ewidencji jest znacznie rozszerzona (od początku 2019 funkcjonuje również wiele innych zmian w ewidencji czasu pracy). Jedną z głównych zmian, które zostały wprowadzone, jest konieczność dokładnego ewidencjonowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wprowadzanie konkretnych godzin pozwala zweryfikować przestrzeganie przez pracodawcę praw pracowniczych np. odpoczynków dobowych i tygodniowych. Wyjątkiem od reguły są pracownicy, którzy zawsze wykonują pracę w ściśle określonych godzinach, wówczas podawanie konkretnych godzin nie jest wymagane.

Posługiwanie się dobą kalendarzową zamiast pracowniczą

Doba pracownicza to kolejne 24 godziny od rozpoczęcia świadczenia pracy przez pracownika, natomiast doba kalendarzowa trwa od 00:00 do 23.59. Mylenie tych dwóch pojęć jest błędem, który może sporo namieszać w ewidencji. Pamiętaj, że w ewidencji czasu pracy musisz wskazać czas pracy właśnie w dobach pracowniczych, a nie zegarowych.

To już wszystkie, najczęściej pojawiające się błędy w ewidencji czasu pracy. Jeśli chcesz dodatkowo upewnić się, że poprawnie prowadzisz ewidencję czasu pracy, przeczytaj inny z naszych artykułów. Napisz w komentarzu, jakie jeszcze zagadnienia w zakresie ewidencji i rozliczenia czasu pracy chcesz, abym opisała?

Bezbłędna ewidencja czasu pracy w Grafiku Optymalnym

W Grafiku Optymalnym bezbłędną ewidencję czasu pracy możesz zapewnić jednym kliknięciem. Tyle samo kliknięć potrzebujesz, aby ułożyć zgodny z prawem grafik pracy. Co dokładnie otrzymujesz w ramach modułu "Ewidencja czasy pracy" w Grafiku Optymalnym?

Raport, który szczegółowo podliczy czas pracy za wybrany okres: liczbę godzin przepracowanych, nadgodzin płatnych 50 i 100%, godzin nocnych, urlopowych, chorobowych i inne w wybranym okresie.
Wykonany czas pracy odniesie do grafiku planowanego oraz do normy czasu pracy zgodnie z wymiarem etatu i długością obowiązywania umowy.
Łatwo zaksięgujesz koszty pracy jeśli Twoi pracownicy dzielą czas pracy w okresie rozliczeniowym między kilka działów lub oddziałów firmy.
Specjalny raport pozwoli Ci uzyskać informacje o czasie pracy i jego składowych z podziałem na MPK.

Wypróbuj moduł ewidencji czasu pracy za darmo przez 30 dni. Tutaj możesz założyć darmowe konto próbne.

Ewidencja czasu pracy to tylko jeden z modułów naszego programu, z którego korzysta już ponad 1700 firm. Wśród innych modułów są:

Skrót informacji o naszym programie znajdziesz poniżej.

Zamów audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.