Elektroniczny obieg wniosków urlopowych jest coraz częściej wybierany. Jego liczne zalety takie jak np.: brak konieczności sprawdzania wniosku pod kątem merytorycznym, zliczania dni i godzin urlopu mają ogromny wpływ na oszczędność czasu i łatwiejsze zarządzanie czasem pracy pracowników. Poza tym ta forma wpływa na poprawę komunikacji w zespole. W poniższym artykule znajdziesz kluczowe informacje dotyczące elektronicznych wniosków urlopowych.
Elektroniczne wnioski urlopowe a Kodeks Pracy
Najistotniejszą informacja dla przedsiębiorstw chcących wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe z pewnością będzie ich zgodność z Kodeksem Pracy. Przepisy bowiem nie regulują w jaki sposób należy złożyć wniosek urlopowy. Istotna zatem będzie informacja zawarta w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa lub w obwieszczeniu. Tak więc zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy nie ma prawnych przeszkód, aby w firmie funkcjonował elektroniczny obieg wniosków urlopowych, ponieważ przepisy nie nakładają żadnego obowiązku na stosowanie tradycyjnej czy jakiejkolwiek innej formy.
Jakie informacje muszą zawierać elektroniczne wnioski urlopowe?
Jak wspomniałam wcześniej, przepisy nie wskazują na konkretną formę czy wzór wniosku urlopowego, niemniej trafne wydaje się wskazanie podstawowych informacji dotyczących pracownika i absencji której wniosek dotyczy. Do kluczowych danych które powinny znaleźć się na wniosku urlopowym, zaliczamy:
- dane pracownika, który składa wniosek pozwalające na identyfikację np. Imię i nazwisko, komórka organizacyjna
- zakres dat absencji i wynikająca z tego liczba dni i godzin urlopu, przy czym godziny są szczególnie istotne w przypadku równoważnego systemu czasu pracy lub urlopu na część dnia)
- typ urlopu (wypoczynkowy, na żądane, urlop z KP art. 188, dodatkowy, okolicznościowy i inne)
- podpis pracownika i przełożonego
Opcjonalnie:
- Informacje o osobie, która zastępuje pracownika podczas urlopu
- Dodatkowy komentarz
Jak działa elektroniczny obieg wniosków urlopowych?
Pracownik, chcąc złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, loguje się na platformę, na której ma przypisane swoje indywidualne konto. Tam znajdują się już jego podstawowe dane konieczne do identyfikacji pracownika i weryfikacji stanu jego urlopu. Złożenie wniosku zatem ogranicza się do wprowadzenia dat absencji i wybrania typu urlopu, ponieważ system automatycznie przypisuje wniosek do zalogowanego na platformie użytkownika. Na koniec wystarczy kliknąć "Wyślij". Wtedy przełożony otrzymuje e-wniosek, może go zaakceptować lub odrzucić. Udzielony urlop odlicza się od wymiaru i sumuje w różnych raportach. E-wnioski są dostępne archiwalnie w systemie.
W Grafiku Optymalnym każdy z pracowników może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, logując się na swój panel pracownika.
Weryfikacja i akceptacja wniosku
Dedykowane programy służące do planowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy poza możliwością tworzenia samych elektronicznych wniosków urlopowych dają możliwość zdefiniowania i wprowadzania innych istotnych danych tj. dotyczących ilości dni urlopowych i godzin przysługującego urlopu danego typu na dany rok. Wprowadzenie do systemu takich informacji pozwala zatem na wnioskowanie o urlop okolicznościowy czy wypoczynkowy tylko do przysługującego limitu.
Przełożony nie musi więc martwić się o to, czy ilość dni i godzin urlopu o jaką wnioskuje pracownik jest poprawna, ponieważ te informacje są weryfikowane przez system. Taką całkowitą automatyzację procesów w programie do urlopów szczególnie docenią zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie ilość urlopu powinna być adekwatna do zaplanowanego czasu pracy i wtedy łatwo o pomyłkę przy zliczaniu godzin do wniosku. Co więcej, dedykowane programy przed wysłaniem wniosku o urlop sprawdzają go, dając gwarancję, że pracownik nie wnioskuje o większą ilość godzin urlopu, niż mu przysługuje lub o piąty dzień urlopu na żądanie w roku. Wnioskujący nie musi też pytać przełożonego, czy Kadr o ilość aktualnych limitów urlopowych. Wszystkie te informacje znajdują się bowiem w systemie i jego panelu pracownika i ewidencja urlopów jest znacznie prostsza. Gdy wniosek je poprawny, osoba wyznaczona do jego akceptacji dostaje odpowiednie powiadomienie. Oprócz tego, osoby odpowiedzialne za zarządzanie czasem pracy pracowników mają łatwy dostęp do kalendarza urlopów i nieobecności pracowników prezentowy sposób przejrzysty.
W Grafiku Optymalnym uzyskasz informację wymiarze urlopu oraz o tym, ile przysługującego urlopu wykorzystał pracownik, a po zakończeniu roku ile urlopu zaległego pozostało do wykorzystania.
Prosta archiwizacja dokumentów i bezpieczeństwo danych
Elektroniczne wnioski urlopowe pracowników czy jakiekolwiek inne zdigitalizowane dokumenty mają tę przewagę nad swoimi papierowymi odpowiednikami, że nie potrzebują dodatkowej przestrzeni czy procedur, aby je archiwizować. To bardzo ważne szczególnie dla dużych przedsiębiorstw zatrudniających setki lub tysiące pracowników. System umożliwiający przechowywanie danych całej firmy w chmurze nie tylko daje większą przejrzystość w przeglądaniu i odszukiwaniu archiwalnych dokumentów, ale zapewnia także bezpieczeństwo i zgodność z RODO. Na uwagę zasługuje także fakt, że dostęp do danych archiwalnych mają jedynie upoważnione osoby, dlatego ryzyko, że dane dostaną się w niepowołane ręce, jest praktycznie zerowe.
W systemie Grafik Optymalny upoważnione osoby mogą łatwo odnaleźć archiwalne wnioski urlopowe.
Elektroniczne wnioski urlopowe przy pracy zdalnej
Nie ulega wątpliwości, że pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na pracę wielu firm. Coraz częściej spotykaną formą pracy jest ta w systemie hybrydowym czy całkiem zdalnym. Taki rodzaj działania przedsiębiorstw naturalnie spowodował, że papierowe wnioski urlopowe stały się przeżytkiem. Wdrożenie programu do urlopów oraz wniosków urlopowych online znacząco ułatwia komunikację między przełożonym a pracownikiem, ponieważ wszystko odbywa się mimo braku bezpośredniego kontaktu i od razu można poznać decyzję przełożonego. No i nie ma ryzyka przeniesienia wirusa przez papier. Obieg dodatkowo wspierają wiadomości e-mail, które zostają wysłane do obu stron na różnych etapach obiegu wniosku.
Przykładowa notyfikacja e-mail z systemu Grafik Optymalny na temat statusu wniosku o urlop.
Zalety elektronicznych wniosków urlopowych
Mówiąc o elektronicznych obiegu wniosków urlopowych warto zwrócić uwagę na szereg zalet, jakie niesie ze sobą wdrożenie tego rozwiązania:
- elektroniczne wnioski urlopowe zastępują najczęściej formę papierową, a tym samym eliminuje się ilość archiwizowanych przez firmę dokumentów;
- wniosek urlopowy online można złożyć z dowolnego miejsca, za pośrednictwem przeglądarki internetowej, więc nie jest konieczna wizyta w firmie;
- systemy do elektronicznych wniosków urlopowych mają też dodatkowe istotne funkcje, jak obliczanie stanu urlopu, sprawdzanie poprawności wniosku, planowanie urlopów czy funkcje związane z raportowaniem obszaru urlopowego;
- wygodne dla pracowników;
- przełożeni doceniają funkcjonalność tego rozwiązania, ponieważ mają możliwość otrzymywania wniosków w jednym systemie, a nie na papierze, czy różnymi dodatkowymi kanałami jak e-mail, telefon;
- ryzyko udzielenia urlopu przekraczającego jego wymiar odchodzi w niepamięć!
Podsumowanie
Elektroniczne wnioski urlopowe to świetne rozwiązanie dla każdej firmy niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników. Zarówno pracownik jak i pracodawca mogą nimi zarządzać z dowolnego miejsca, na każdym urządzeniu z dostępem do internetu. Odpowiednie programy do tworzenia grafiku pracy, takie jak Grafik Optymalny oszczędzają czas. Zarejestruj swoje konto na stronie Grafiku Optymalnego i sprawdź wszystkie możliwości naszego systemu.
Loading...