Obecne przepisy zawarte w Kodeksie Pracy nie narzucają pracodawcy konkretnej formy i sposobu składania wniosków o urlop. Może Cię to zaskoczyć, ale tak naprawdę urlopy mogą być udzielane nawet w formie ustnej. Z perspektywy przepisów nie będzie to błędne, jednak warto zastanowić się nad ewentualnymi konsekwencjami, wynikającymi z braku dokumentacji. W przypadku nieprawidłowości trudno będzie udowodnić, że pracownik skorzystał z konkretnej ilości dni wolnych. Najczęściej firmy przyjmują spójną dla wszystkich pracowników metodę wnioskowania o urlop, która opisana jest w dokumentacji wewnętrznej – obwieszczeniu lub regulaminie.
Zazwyczaj wnioski urlopowe składane są w formie elektronicznej lub papierowej. W chwili obecnej nie ma więc żadnych przeszkód prawnych, aby w firmie funkcjonowały elektroniczne wnioski urlopowe.
Przewaga elektronicznego wniosku nad papierowym
Ostatnimi czasy elektroniczne obiegi wniosków o urlop stają się jeszcze bardziej popularne. Wszystko za sprawą pandemii i konieczności ograniczenia bezpośredniego kontaktu oraz papieru, na którym mógłby być przeniesiony wisus. Elektroniczny obieg jest w pełni zautomatyzowany, nie wymaga więc wizyt w dziale kadrowo-płacowym, telefonów, przypominania się i dopytywania o akceptację wniosku. Przełożony w dogodnym momencie i z dowolnego miejsca loguje się do systemu i akceptuje lub odrzuca wniosek, bez konieczności spotkania twarzą w twarz. Nie musi się też martwić o to, czy ilość dni i godzin urlopu wskazana przez pracownika na wniosku jest poprawna, wyliczy to bowiem system. Jest to szczególnie istotne w przypadku zatrudniania w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie ilość godzin urlopu powinna być adekwatna do planu pracy. Co więcej, dobre systemy wcześniej sprawdzają wniosek i nie ma możliwości zawnioskowania o więcej urlopu, niż pracownikowi przysługuje. Przy akceptacji wniosku nie trzeba więc sprawdzać, ile urlopu pozostało jeszcze do wykorzystania wnioskującemu. Wnioskujący nie musi też pytać przełożonego, czy Kadr o przysługującą mu ilość godzin urlopu — te informacje uzyska z systemu.
Kolejnym aspektem jest archiwizacja. Papierowe wnioski należy przechowywać w archiwum, do którego dostęp mają tylko określone osoby. W przypadku dużej firmy konieczne jest posiadanie odpowiedniej wielkości archiwum, aby pomieścić sterty wniosków oraz osoby i procedury, aby archiwum było prowadzone w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie konkretnego dokumentu.
Z tym problemem nie borykają się firmy, które wprowadziły wnioski elektroniczne. Systemy posiadają odpowiednie zabezpieczenia, a wgląd do nich mają tylko osoby upoważnione. No i przede wszystkim elektroniczny wniosek nie zajmuje miejsca.
Elektroniczne wnioski w Grafiku Optymalnym
W systemie Grafik Optymalny pracownik może złożyć wirtualny wniosek urlopowy przez dedykowaną platformę tzw. panel pracownika. Loguje się do niego przy pomocy indywidualnego loginu i hasła. W panelu urlopowym pracownik może sprawdzić, ile urlopu już wykorzystał i ile urlopu jeszcze mu przysługuje. Dotyczy to urlopu wypoczynkowego, na żądanie, urlopu z art. 188. K.P., dodatkowego lub innych typów urlopu jakie występują w firmach, wynikających z ich wewnętrznych zasad. Składając elektroniczny wniosek, pracochłonność po stronie pracownika ograniczona jest do minimum, tzn. pracownik uzupełnia jedynie termin urlopu oraz jego rodzaj. Wszystkie pozostałe dane uzupełnione są automatycznie dzięki danym, które są przypisane do konkretnego konta pracownika.
W Grafiku Optymalnym nikniesz zbędnej papierologii dzięki prostemu e-obiegowi wniosków urlopowych — pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie
W kolejnym kroku pracownik wysyła wniosek urlopowy, który trafia bezpośrednio do przełożonego lub kilku innych osób, które są wyznaczone w systemie. Oprócz tego, że wniosek jest widoczny na dedykowanych profilach, automatycznie wysyłana jest notyfikacja e-mail o tym, że pojawił się nowy wniosek i czeka na rozpatrzenie – akceptację lub odrzucenie. W wiadomości zawarty jest link, który kieruje bezpośrednio do systemu, a konkretnie do zakładki akceptacji wniosków. Po zmianie statusu wniosku pracownik jest również informowany o decyzji – mailowo, a także przez zmianę statusu w systemie. Dzięki temu cały czas zachowana jest komunikacja na linii pracownik – przełożony. Ogromną zaletą elektronicznych wniosków jest weryfikacja stanów urlopowych w momencie wysłania wniosku przez pracownika. Jeśli osoba przekroczy swoją pulę dostępnego urlopu, nie będzie miała technicznej możliwości wysyłki takiego wniosku. Dla osoby akceptującej jest to spore ułatwienie, bowiem nie musi dodatkowo weryfikować i sprawdzać stanu urlopowego przy akceptacji każdego wniosku. Wszystkie archiwalne wnioski dostępne są w systemie poprzez raporty i w interfejsie.
Podsumowanie
Prowadzenie elektronicznego obiegu wniosków urlopowych ma zatem wiele zalet i ułatwia codzienną pracę zarówno pracownikowi jak i jego przełożonemu. Unikasz zbędnej papierologii, a dokumenty archiwalne łatwo znajdziesz, nie odchodząc od biurka, za pomocą kilku kliknięć. To, co jednak zasługuje na szczególną uwagę to zgodność RODO i bezpieczeństwo danych. Wypróbuj bezpłatnie Grafik Optymalny przez 30 dni i przetestuj wszystkie możliwości naszego systemu.
Loading...