Elektroniczne wnioski urlopowe - 10 powodów dlaczego są lepsze niż papierowe

Elektroniczne wnioski urlopowe stają się coraz częściej stosowaną metodą dokumentacji. Dzieje się tak, ponieważ mają one realny wpływ na poprawę codziennej pracy działu kadr, managerów oraz pracowników. Gromadzenie i archiwizacja dokumentów elektronicznych pozwala na zaoszczędzenie fizycznej powierzchni, a także wpływa na obniżenie kosztów procesów związanych z czasem pracy. Zalet wynikających ze stosowania elektronicznych wniosków urlopowych jest znacznie więcej, dlatego w poniższym artykule przedstawię aż 10 powodów, dlaczego cyfrowe rozwiązanie jest lepsze od papierowego.

1. Zgodność z przepisami

   Najważniejszą informacją dla pracodawców chcących wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe z pewnością będzie ich zgodność z Kodeksem Pracy. Aktualnie żadne przepisy nie regulują w jaki sposób należy złożyć wniosek urlopowy. Pracodawcom pozostaję zatem umieszczenie zapisu o formie wnioskowania o urlop w wewnętrznym regulaminie lub rozporządzeniu.
   Nie ma zatem prawnych przeszkód, aby w firmie funkcjonował elektroniczny obieg wniosków urlopowych, ponieważ przepisy nie nakładają żadnego obowiązku na stosowanie jakiejkolwiek innej formy.

2. Poprawa komunikacji

   Elektroniczne wnioski urlopowe cieszą się tak dużym powodzeniem, głównie dlatego, że znacznie usprawniają komunikację pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie a pracownikiem. Zatrudniony, chcąc złożyć wniosek o urlop, nie musi kontaktować się z kadrami w celu pobrania dokumentu do uzupełnienia, ani także osobiście wręczać wypełnionego wniosku bezpośredniemu przełożonemu. Wystarczy, że pracownik zaloguje się przez przeglądarkę internetową na swój indywidualny panel pracownika i za pomocą kilku kliknięć wyślę e-wniosek do kierownika, czy innej wyznaczonej w systemie osoby.

3. Szybki obieg informacji

   Dużą zaletą elektronicznych wniosków urlopowych jest szybki obieg informacji. W momencie, gdy pracownik wysyła swój wniosek urlopowy do akceptacji, bezpośredni przełożony od razu otrzymuje powiadomienie e-mail z informacją o nowym podaniu. Dzięki temu może natychmiastowo zdziałać, a informacja o decyzji — akceptacji wniosku lub jej braku — zostanie przesłana na wskazany przez pracownika adres e-mail.

   

4. Oszczędność miejsca i stały dostęp do archiwalnych wniosków

    Elektroniczne wnioski urlopowe czy inne dokumenty w formie elektronicznej mają tę przewagę nad papierowymi odpowiednikami, że ich archiwizacja nie wymaga dodatkowej przestrzeni. To bardzo istotna korzyść szczególnie dla firm zatrudniających setki pracowników, w których archiwalne wnioski zajmują setki regałów na magazynach. System umożliwiający elektroniczny obieg wniosków przechowuje dane w chmurze, dając oszczędność miejsca fizycznego oraz większą przejrzystość w przeglądaniu i odszukiwaniu archiwalnych plików.

5. Lepsza organizacja

   Brak konieczności prowadzenia archiwum, szybki obieg informacji, poprawa komunikacji — te wszystkie elementy sprawiają, że ewidencjonowanie urlopów online jest prostsze i lepiej zorganizowane. W Grafiku Optymalnym wszystkie dane dotyczące pracowników i  ich dni wolnych dostępne są w jednym miejscu, a szczegółowe zbiorcze raporty pozwalają na weryfikację czy wypoczynki pracowników nie pokrywają się ze sobą. Będziesz mieć dzięki temu pewność, że w okresie wzmożonej pracy nie zabraknie Ci rąk do pracy.

6. Bezpieczeństwo danych

   Kluczowym aspektem dla wielu przedsiębiorstw jest zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych pracowników. Elektroniczne wnioski urlopowe są dużo lepszym rozwiązaniem niż papierowa forma, ponieważ dane dotyczące zatrudnionych są szyfrowane i żadna z nieupoważnionych do tego osób nie ma do nich dostępu. Wszystkie informacje przechowywane są w chmurze, a więc prawdopodobieństwo, że dane osobowe dostaną się w niepowołane ręce, jest bardzo niskie.

7. Kompatybilność z grafikiem czasu pracy

   W przypadku e-obiegu dokumentów, wszystkie zaakceptowane wnioski urlopowe, chorobowe i inne absencje zostają automatycznie i natychmiastowo przeniesione do bieżącego grafiku czasu pracy. Będziesz mieć podgląd na to jak wygląda obsada zmian wszystkich zatrudnionych i w łatwy sposób skorygujesz harmonogram, aby nie doprowadzić do niedoborów pracowników.

8. Pełna dostępność 24h/7

   Kolejną z korzyści obsługi elektronicznych wniosków urlopowych jest ich dostępność przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Niezależnie od tego w jakim miejscu i o jakiej porze pracownik chce wysłać dokument do przełożonego, ma taką możliwość. Dodatkowym atutem elektronicznych wniosków urlopowych jest to, że pracownik może na bieżąco weryfikować ilość dostępnych dni urlopowych bez konieczności ich wyliczania i konsultacji z przełożonym czy działem kadr. Dzięki takiej informacji w systemie, zatrudniony nie będzie mógł zatem złożyć wniosku urlopowego na większą ilość dni wolnych, niż mu przysługuje. Do obsługi systemu potrzebuje jedynie urządzenia z dostępem do internetu i przeglądarki internetowej.

   

   W Grafiku Optymalnym każdy z pracowników może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, logując się na swój panel pracownika. Samo uzupełnienie wniosku jest dziecinnie proste - wystarczy wybrać daty i typ urlopu.

9. Integracja z systemem kadrowo-płacowym 

   Wdrożenie do firmy elektronicznych wniosków urlopowych przynosi korzyści nie tylko dla pracowników czy managerów, ale także dla działu kadr. Elektroniczne rozwiązanie wspiera rozliczanie czasu pracy również poprzez możliwość integracji z systemami kadrowo płacowymi takimi jak Opitma, TETA, SAP czy Enova. Informacje o zaakceptowanych wnioskach urlopowych w czasie rzeczywistym przesyłane są do programu kadrowego, dzięki czemu stany urlopowe są natychmiastowo aktualizowane i rozliczane.
    

10. Korzyści dla środowiska

    Klasyczne, papierowe wnioski urlopowe, stosy papierów i segregatory możesz zastąpić błyskawicznym obiegiem e-wniosków. Dzięki nowoczesnej formie aktywnie zadbasz o środowisko, a także wpiszesz się w działania ku społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Działania CSR przekładają się również na korzyści finansowe, takie jak wzrost wartości marki oraz jej wizerunek.

Podsumowanie

Benefitów wynikających z prowadzenia elektronicznych wniosków urlopowych jest naprawdę sporo, dlatego warto rozważyć ich wdrożenie do firmy. W Grafiku Optymalnym możesz wypróbować, jak działają elektroniczne wnioski urlopowe i inne funkcjonalności systemu przez 30 dni bez żadnych opłat. Zapisz się na bezpłatny okres próbny i planuj grafiki pracy zgodne z Kodeksem Pracy, przynoszące do 50% oszczędności.