Cyfrowa transformacja w działach HR, Kadrach i innych staje się coraz bardziej powszechna. Składa się na nią wiele aspektów, które realnie wpływają na poprawę warunków codziennej pracy osób, które zajmują się weryfikacją dokumentów i dla pracowników, którzy składają dokumenty. Gromadzenie danych w formie elektronicznej znacznie usprawnia ich przetwarzanie, pozwala zaoszczędzić powierzchnię przeznaczoną na ich przechowywanie, a także ograniczyć koszty. Zalet digitalizacji jest sporo, a zaczęły być one jeszcze bardziej zauważalne podczas pandemii, która dla wielu pracodawców jest czasem wielu wyzwań. Firmy, które już wcześniej wdrażały w swoich strukturach cyfrowe rozwiązania, mają sporą przewagę nad konkurencją w tym kłopotliwym czasie. W tym artykule wyjaśniamy, czym są elektroniczne wnioski pracownicze, jakie są ich zalety i co zrobić, aby sprawnie wdrożyć je w firmie.
Zalety z perspektywy pracownika i przełożonego
Zdecydowanie największą zaletą e-wniosku jest łatwość przekazania go do przełożonego. Pracownik w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia loguje się na swój indywidualny panel i przy pomocy kilku kliknięć wysyła wniosek bezpośrednio do wyznaczonej osoby. Podobnie jest w przypadku akceptacji dokumentu. Odchodzimy w ten sposób od zbędnej papierologii, ponieważ pracownik nie musi drukować wzoru wniosku, ani pobierać formatki z działu kadrowego. Sporym ułatwieniem jest również wyeliminowanie etapu przekazania papierowego wniosku. Ma to szczególnie znaczenie w dużej firmie, gdzie trzeba odszukać konkretną osobę, a niekiedy nawet umówić się na spotkanie, aby taki wniosek przekazać.
Kolejnym aspektem o którym warto wspomnieć, jest usprawnienie komunikacji na linii pracownik - przełożony. Po złożeniu wniosku w sposób elektroniczny, kierownik jest o tym fakcie automatycznie informowany mailowo, więc od razu może go zaakceptować lub odrzucić. Po zmianie statusu do pracownika trafia informacja o decyzji. Nie ma możliwości, aby taki wniosek się zgubił czy zniszczył, ponieważ w systemie zawsze zostanie zarchiwizowany dokument, bez względu na to, czy jest pozytywnie lub negatywnie rozpatrzony.
Elektroniczne wnioski pracownicze: jedna z wielu możliwości Grafiku Optymalnego
W naszym systemie możesz skorzystać z konfiguracji i zdefiniowania rodzajów wniosków zgodnie z potrzebami Twojej firmy. Customizacja to nasza specjalność. Wnioski mogą dotyczyć rzecz jasna urlopów (wypoczynkowego, na żądanie, opieki z tytułu 180 art. Kodeksu Pracy, okolicznościowego itd.), ale i kompensaty nadgodzin czasem wolnym, wyjścia prywatnego i inne. Wprowadzone ustawienia będą widoczne z perspektywy pracownika składającego wniosek, a jego przykładowy wzór jest następujący.
Pracownik wybiera daty urlopu bądź innej absencji, wysyła do akceptacji i gotowe! Dużą zaletą jest automatyczna weryfikacja poprawności wniosku. System sprawdzi, czy wniosek jest poprawnie uzupełniony i czy urlop o jaki wnioskuje jest dostępny. Po akceptacji absencja zostanie automatycznie przeniesiona na grafik pracownika, karty ewidencji czasu pracy i do rozliczenia.
Pracownik, przełożony i Kadry mają stały wgląd do listy wniosków wraz z ich statusem.
Wnioski elektroniczne a obowiązujące przepisy
Zarówno Kodeks Pracy jak i rozporządzenia nie narzucają pracodawcom jedynej słusznej metody przekazywania wniosków urlopowych. Ustalenia w tym zakresie powinny być zawarte w dokumentach wewnętrznych firmy np. w regulaminie pracy lub innych regulacjach. Informacje powinny dotyczyć przede wszystkim dopuszczalnej formy wniosku, a także procedury składania i akceptacji dokumentów. Możliwości są trzy: forma elektroniczna, papierowa, a także mieszana. Wnioski papierowe muszą w końcu odejść do lamusa, bo powodują zbyt dużo zamieszania i błędów. Im szybciej Twoja firma dostosuje się do obecnych standardów, tym lepiej dla Ciebie i Twoich pracowników.
Dzięki platformie Grafik Optymalny, łatwo i z sensem zaplanujesz urlopy oraz uwolnisz się od papierologii dzięki wygodnemu e-obiegowi wniosków urlopowych. Poznaj wszystkie funkcjonalności modułu urlopowego.
Darmowy audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Zajmujesz się planowaniem pracy, lecz chciałbyś sprawdzić, czy Twoje grafiki są zgodne z Kodeksem Pracy i założeniami biznesowymi Twojej firmy? Mam na to rozwiązanie. Możesz bezpłatnie wypróbować Grafik Optymalny. System ułatwi Twoją codzienną pracę. W jednym miejscu znajdziesz m.in., kartotekę pracownika, urlopy, grafiki, a także raporty związane z ewidencją i rozliczeniem czasu pracy. Wypróbuj już dzisiaj - załóż bezpłatne, 30 dniowe konto i sprawdź możliwości naszego systemu!
Loading...