Planowanie czasu pracy - jak się do tego zabrać?

Planowanie czasu pracy, czyli tworzenie grafików czasu pracy dla zatrudnionego personelu, to dość żmudna i czasochłonna czynność. Warto jej jednak poświęcić trochę czasu, bo planowanie czasu pracy bez należytej atencji może mieć fatalne konsekwencje. Jeśli stoisz przed tym zadaniem, ale kompletnie nie wiesz, od czego zacząć i jak powinny wyglądać pierwsze kroki, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Jak planować czas pracy pracowników?

Zanim przystąpisz do planowania czasu pracy, musisz wziąć pod lupę kilka istotnych czynników, które będą wpływać na cały harmonogram pracy, a także na indywidualny rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników. Do pierwszej z nich należy weryfikacja regulaminu pracy i sprawdzenie w jakim systemie czasu pracy możesz planować zmiany, a także zorientowanie się w przepisach Kodeksu Pracy. Na podstawie tych informacji będziesz wiedzieć, jak planować odpoczynki dobowe, odpoczynek tygodniowy, jaki jest okres rozliczeniowy w Twoim zakładzie pracy lub ile wynosi wymiar czasu pracy konkretnego pracownika. Czas pracy dla pracowników zatrudnionych w różnych systemach pracy będzie się od siebie różnić.

Kolejnym ważnym elementem, który trzeba zrobić przed utworzeniem grafiku, jest ustalenie normy czasu pracy na dany miesiąc. Pozwoli to sporządzić harmonogram czasu pracy, zgodnie z przepisami zachowując odpowiednią na dany miesiąc, ilość dni wolnych od pracy. Po zebraniu wszystkich tych informacji, będziesz gotowy, aby przejść do kolejnych kroków związanych z planowaniem czasu pracy. Niezależnie od branży w jakiej pracujesz, w każdym zakładzie pracy należy zweryfikować wszystkie wymienione elementy, bo na koniec dnia to właśnie one będę określać czy Twój harmonogram i organizacja pracy pracowników są dobrze zaplanowane.

Jak efektywnie planować czas pracy?

Krok 1 - określ zapotrzebowanie na pracę.

Przemyślenie kwestii ilości pracy do wykonania w czasie to podstawa planowania czasu pracy. Jeśli ilość pracy do wykonania w czasie jest zmienna, weź pod uwagę wszystkie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które to determinują. Potrzebujesz bowiem wstawić tylu pracowników w grafik w danym dniu i godzinie, by praca szła płynnie. Relacja ilości pracy do ilości pracowników jest proporcjonalna — im więcej pracy do wykonania, tym więcej pracowników potrzebujesz. Możesz zrobić tabelę i rozpisać w niej ilu pracowników potrzebujesz mieć o danej godzinie w kolejne dni miesiąca. Dobrą praktyką będzie także podzielenie pracowników na tych produktywnych, czyli mających realny wpływ na wyniki biznesowe oraz nieproduktywnych, którzy wykonują obowiązki niemające bezpośredniego wpływu na sprzedaż, takie jak visual merchandising, porządkowanie sklepu, obsługa reklamacji. Pamiętaj jednak, że możliwość elastycznego planowania czasu pracy zależna jest od przyjętego systemu czasu pracy, dlatego sprawdź przepisy wewnętrzne dla danej jednostki i zweryfikuj adekwatny zapis.

Krok 2 - określ zasoby.

Kolejny krok to określenie jakimi zasobami dysponujesz tj. ile dni i godzin ma do przepracowania w danym miesiącu każdy z Twoich pracowników. To tzw. norma czasu pracy, która wynika z kalendarza i wymiaru etatu pracownika. Możesz samodzielnie obliczyć wymiar czasu pracy dla pracownika lub skorzystać z kalendarzy wskazujących normy czasu pracy na dany miesiąc dostępnych w Internecie. Pamiętaj, że wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę może być różny, dlatego tak ważne jest zweryfikowanie informacji o formie zatrudnienia i czasie pracy. Tworząc grafiki pracownicze, nie zapominaj o prawidłowym rozplanowaniu godzin w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego. Zadbaj o to, aby ilość godzin w okresie rozliczeniowym była zgodna z wymaganą normą czasu pracy, tym bardziej jeśli decydujesz się na elastyczne planowanie tj. takie, w którym ilość godzin zaplanowana w poszczególnych miesiącach jest inna niż norma czasu pracy na ten miesiąc.

Krok 3 - zaplanuj urlopy

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu w wymiarze 20 lub 26 dni, w tym jeden nieprzerwany 14-dniowy odpoczynek raz w roku. Natomiast w przypadku innych umów czy systemów liczba dni wolny od pracy będzie inna. Zastanów się, czy w miesiącu, na który planujesz czas pracy, zaplanowanie pracownikom urlopu jest możliwe. Sprawdź, czy Twoja firma będzie w tym czasie funkcjonowała płynnie, tj. czy w konsekwencji jego udzielenia nie braknie Ci rąk do pracy. Jeżeli praca ma charakter sezonowy, to w szczycie sezonu urlopu nie udzielaj. Uważaj też na nakładające się urlopy kilku pracowników. Dobrą praktyką będzie utworzenie grafiku urlopów i naniesienie przewidywanych nieobecności na planie urlopowym.

Dzień wolny przelicza się na godziny zgodnie z tym jak osoba zazwyczaj pracuje. Pracownik pełnoetatowy w systemie podstawowym pracuje 8 godzin dziennie, więc jego dzień urlopu zastępuje 8 godzin pracy. Jeśli osoba zatrudniona jest w systemie równoważnym i pracuje dziennie 12 godzin, wówczas dzień urlopu zastępuje 12 godzin pracy. Przed udzieleniem urlopu pracownikowi, zadbaj o to, aby otrzymać pisemny wniosek pracownika lub jego elektroniczny odpowiednik.

grafik pracy zasady pdf dokument grafik optymalny

Krok 4 - sprawdź prognozę pogody

Zdarza się, że rozkład czasu pracy pracownika wynika z pogody. Podczas zmiany sezonu z letniego na zimowy, pogorszenie pogody, niższe temperatury czy nawet deszczowe weekendy to sygnał dla planistów i managerów, aby zwiększyć obsadę na grafiku i przygotować się na większy ruch aby była wystarczająca obsada do wykonywania pracy, szczególnie w galeriach handlowych. Podczas zmiany pogody, szczególnie kiedy ta zmienia się dość dynamicznie, klienci tłumnie ruszają do sklepów, aby wymienić garderobę i przygotować się na zbliżający się sezon. Jeśli nie czują potrzeby wymiany garderoby, to może odwiedzą inne sklepy niż odzieżowe w centrum handlowym, bo w przeciwieństwie do ulicy tutaj deszcz nie pada. Jeśli jesteś managerem, na taki czas powinieneś zwiększyć ilość pracowników, którzy będą dbali o obsługę klienta i na bieżąco uzupełniali stock na sklepie. Możesz przeanalizować sprzedaż z poprzedniego roku i zweryfikować, jak wyglądały wskaźniki sprzedaży przy okazji poprzedniej zmiany sezonu. Pozwoli Ci to lepiej zarządzać czasem pracy i uniknąć za małej lub zbyt dużej ilości osób w grafiku.

Inaczej będzie wyglądać sytuacja sklepów przy ulicy handlowej. Jeśli pogoda nie dopisze, to też nie będzie tu klientów, a więc spokojnie możesz zmniejszyć liczbę personelu np. rozliczając powstałe wcześniej godziny nadliczbowe czasem wolnym.

Przy pięknej pogodzie w centrum handlowym może być mniej personelu w grafiku pracy, ponieważ klientów też pewnie będzie mniej. Słoneczne dni ludzie wolą spędzić w inny sposób. Managerowie sklepów na ulicy, zwłaszcza przy deptakach, powinni się natomiast liczyć z większą niż zazwyczaj liczbą klientów. Zadbaj więc o to, aby każdy klient, który zdecyduje się odwiedzić Twój punkt sprzedaży, spotkał się wtedy ze sprawną obsługą i pełnym zatowarowaniem. Zaplanuj więc odpowiednio obsadę i czas pracy w danym okresie. Kolejki nie będą Ci pomagać w osiąganiu celów sprzedażowych, dlatego zadbaj o to, aby ilość pracowników obsługujących kasy była adekwatna do ilości odwiedzających.

Duży wpływ pogody na liczbę klientów można także zauważyć w branży gastronomicznej. Słoneczna pogoda z pewnością będzie sprzyjać wspólnym wyjściom do restauracji czy kawiarni, zwłaszcza takiej, która znajduje się na deptaku, w okolicy parku itd, a z kolei deszczowa pogoda może być sprzyjająca dla właścicieli restauracji w centrum handlowym. Jeśli więc prowadzisz obiekt gastronomiczny, bacznie obserwuj komunikaty pogodowe i dopasuj liczbę kelnerów do przewidywanych ilości gości. Długi czas oczekiwania na obsługę, a także na realizację zamówienia, może być negatywnie postrzegany, przez co możesz stracić potencjalnych stałych klientów. Nie zapomnij także o uwzględnieniu w grafiku pracowników, którzy będą dbać o czystość w restauracji, aby każdy z gości czuł się u Ciebie komfortowo. Pogoda jest szczególnie istotna dla restauracji sezonowych, które posiadają ogródek. Przy pięknej pogodzie z pewnością będzie oblegany przez gości, a tym samym potrzebujesz więcej kelnerów oraz kucharzy do realizacji większej liczby zamówień.

Widok planu obsady w systemie Grafik Optymalny. Łatwo sprawdzisz, czy w poszczególnych dniach nie zaplanowałeś zbyt małej lub zbyt dużej, ilości pracowników w stosunku do ilości pracy. Weryfikacja pogody w powyższych branżach na pewno jest opłacalna. Podobna korelacja może dotyczyć wielu innych, jak np. parki rozrywki, sale zabaw, kina itd. Jeśli jesteś menadżerem, sprawdź swoje dzienne wyniki w kontekście pogody. Jeśli zaobserwujesz, że wpływa ona wyraźnie na ilość klientów, a więc i pracy, to dzięki adekwatnemu planowaniu grafiku unikniesz niedoborów pracowników, kiedy jest potencjał na zwiększenie liczby transakcji. Tym samym zwiększysz przychody Twojej firmy. Obserwowanie pogody pomoże też zoptymalizować koszty pracy, ponieważ zmniejszysz ilość godzin pracy na dni, kiedy w związku z pogodą klientów może być mniej.

Krok 5 - określ dostępność pracowników

W wielu branżach praca świadczona jest w szerokim zakresie godzinowym, a nawet 24 godziny na dobę. Jest tak np. w hotelach, na stacjach benzynowych itd, gdzie także zachodzi konieczność pracy w niedzielę. Tutaj planowanie czasu pracy staje się jeszcze ważniejsze. Dobrą praktyką w takich firmach wpływającą na zadowolenie pracowników jest zapytanie ich o to, czy są jakieś dni lub godziny, kiedy nie mogą przyjść do pracy z powodów prywatnych np. rodzinnych uroczystości, badań lekarskich, szkoły. Oczywiście, wszystko w granicach rozsądku, warto więc ustalić jakieś limity np. możliwe będzie wskazanie preferowanego przez pracownika jednego wolnego weekendu i dwóch innych dni. Przed utworzeniem grafiku skompletuj takie prośby grafikowe od wszystkich pracowników objętych grafikiem. Uwzględnienie próśb grafikowych w indywidualnym rozkładzie czasu pracy pracownika pozwoli Ci zabezpieczyć się przed nieplanowanymi urlopami na żądanie czy rotacją pracowników.

Planowanie czasu pracy - grafik dla pracowników

Mając wszystkie powyższe dane, możesz rozpocząć planowanie czasu pracy. Wstawiaj więc godziny początku i końca pracy zgodnie z zapotrzebowaniem na pracę i dyspozycyjnością pracowników. Miej na uwadze, że planowanie czasu pracy zostało uregulowane w Kodeksie Pracy Pamiętaj zatem o tym, aby uwzględnić odpoczynki dobowe, odpoczynki tygodniowy oraz zachować odpowiednią ilość dni pracujących z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, jak i nie pominąć innych przepisów, które definiuje Kodeks Pracy. Nie zapomnij także o planowaniu dni wolnych od pracy, jak i innych wewnętrznych zasadach planowania czasu pracy, które wynikają z treści regulaminu pracy w Twojej firmie.

Planowanie czasu pracy w systemie równoważnym

Tworząc grafik pracy zwróć uwagę na system czasu pracy w jakim funkcjonuje Twój dział czy firma. Jeśli jest to system równoważny, możesz podejść do planowania czasu pracy bardziej elastycznie. Jeśli jest to system równoważny 12-godziny (najbardziej popularny), wówczas możesz zaplanować więcej godzin - maksymalnie 12 - w danym dniu i skrócić tak samo godziny pracy w innym. Wszystkie zasady dotyczące odpoczynków i liczby godzin do wypracowania w okresie rozliczeniowym przy planowaniu czasu pracy w systemie równoważnym muszą być zachowane tak samo jak w systemie podstawowym.

Podsumowanie

Planowanie czasu pracy wcale nie musi być czasochłonne. Odpowiednio przygotowany grafik pracy, pomoże Ci obniżyć koszty pracy i uniknąć nałożenia kar przez PIP! Aby ułatwić sobie planowanie czasu pracy, możesz skorzystać z dedykowanych do tego narzędzi, takich jak system Grafik Optymalny, które pomogą Ci zaplanować rozkład czasu pracy, uwzględniając zróżnicowane godziny pracy pracowników w przyjętym okresie rozliczeniowym przy zachowaniu zasad planowania ujętych w Kodeksie Pracy oraz regulaminie pracy. Ponadto, profesjonalne narzędzia do planowania czasu pracy takie jak Grafik Optymalny pozwolą zaplanować pracę w każdym systemie czasu pracy, a także planować czas pracy z odpowiednią ilość godzin w danym okresie rozliczeniowym.

Załóż konto testowe na naszej stronie i wypróbuj Grafik Optymalny przez 30 dni za darmo. Możesz także umówić się z nami na rozmowę, podczas której przedstawimy Ci możliwości naszego systemu.