Jak zaplanować grafik pracy w sklepie budowlanym oraz wykończenia wnętrz, aby obsługa klientów oraz pozostałe prace szły płynnie? To pytanie często stawiają sobie kierownicy. Pod uwagę trzeba bowiem wziąć kompetencje pracowników do pracy z określonym asortymentem. To jednak nie wszystko. Aby ułatwić proces tworzenia grafiku pracy dla sklepu budowlanego, przygotowaliśmy garść wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać planowaniem czasu pracy dla Twojego sklepu budowlanego.
Sprawdź system czasu pracy oraz długość okresu rozliczeniowego
Zanim przystąpisz do planowania czasu pracy zweryfikuj regulamin pracy w Twojej firmie lub warunki zatrudnienia na umowach pracowników w zakresie systemu czasu pracy oraz długości okresu rozliczeniowego, szczególnie jeśli pierwszy raz przystępujesz do planowania harmonogramu w aktualnym miejscu pracy. Te informacje to podstawa, aby właściwie rozplanować zmiany zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy.
Jeśli pracownicy zatrudnieni są w systemie podstawowym, to możesz zaplanować pracę 8 godzin dziennie. Jeśli zatrudnieni są w systemie równoważnym 12-godzinnym, możesz zaplanować zmianę nawet 12-godzinną równoważąc ją zmianą krótszą w inne dni. W systemie równoważnym warto wydłużać zmiany ponad standardowe 8 godzin w dni, w które spodziewasz się wzmożonego ruchu, a skracać w dni, kiedy klientów bywa mniej.
Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym suma zaplanowanych w grafiku godzin musi być równa normie miesięcznej, a przy dłuższym sumie z poszczególnych jego miesięcy. Przykładowo w kwartalnym okresie rozliczeniowym możesz zaplanować mniej godzin w kwietniu, a “zaoszczędzone” w ten sposób godziny zaplanować w maju, kiedy ruch w sklepie jest większy.
Zaplanuj urlopy pracowników
Planowanie dobrego grafiku pracy nie może się obejść bez uprzedniego zaplanowania urlopów wypoczynkowych pracowników. Plan urlopowy powinien zostać sporządzony przed rozpoczęciem roku. Odpowiednie zaplanowanie urlopów pozwoli Ci uniknąć udzielania urlopów w tym samym czasie lub w okresach, kiedy klientów jest najwięcej, co mogłoby spowodować zbyt małą liczbę pracowników do obsługi klientów, a tym samym wpłynąć negatywnie na przychody.
Zbierz prośby grafikowe
Dobrą praktyką będzie umożliwienie pracownikom podania swoich próśb grafikowych. Prośby grafikowe to preferencje pracowników dotyczących ich czasu pracy i dni wolnych w trakcie trwania miesiąca. Planowanie grafiku z uwzględnieniem próśb grafikowych pozwoli nie tylko na pogodzenie pracy i codziennych obowiązków pracowników, ale także pozytywnie wpłynie na ogólne relacje w firmie. Akceptując prośby grafikowe pamiętaj, aby sprawdzić czy niedostępności pracowników nie pokrywają się ze sobą i czy akceptacja wszystkich próśb grafikowych nie wpłynie paraliżująco na działanie sklepu i obsługę klienta.
Widok zakładki “dostępność” w systemie Grafik Optymalny. System ten umożliwi Ci podgląd wszystkich zaakceptowanych oraz dopiero wysłanych próśb grafikowych na kalendarzu, dzięki czemu zweryfikujesz czy dostępności pracowników nie kolidują ze sobą.
Ustal grafiki dla zespołów
Większość sklepów budowlano-remontowych oferuje swoim klientom artykuły z różnych dziedzin i kategorii. Będzie to zarówno sprzedaż armatury i artykułów wykończeniowych jak i doradztwo w wyborze drzwi czy tekstyliów do domu. W zależności od wielkości sklepu są one podzielone na działy lub nie. W przypadku sklepów mniejszych każdy z pracowników powinien znać cały asortyment. Jeśli tak nie jest to planując grafik pracy w sklepie budowlanym zwróć uwagę, aby zawsze w godzinach otwarcia były obecne osoby, które potrafią doradzić klientowi przy wyborze każdej z oferowanych kategorii produktowych.
Sklepy wielodziałowe zazwyczaj tworzą indywidualne grafiki dla każdego z działów, ponieważ pracownicy specjalizują się w sprzedaży asortymentu tej jednej kategorii. Tworząc więc grafik musisz zadbać więc o to, żeby każdy dział był obsadzony w godzinach otwarcia adekwatnie do ruchu.
Widok ustawień struktury w systemie Grafik Optymalny. W systemie tym masz możliwość odtworzenia struktury swojej firmie z podziałem na oddziały - sklepy, działy, stanowiska, a nawet konkretne funkcje, czyli kompetencje i umiejętności pracowników.
Przeanalizuj historyczne dane sprzedażowe
Branża budowlana w dużej mierze uzależniona jest od sezonu i okresu w ciągu roku. Wiosną i latem wzrasta ilość klientów decydujących się na remont domu czy mieszkania lub prace w ogrodzie, z kolei w miesiącach chłodniejszych zauważalnie zwiększy się zapotrzebowanie na dekoracje świąteczne, tekstylia i oświetlenie. Analizując dane sprzedażowe w poprzedniego roku przed przystąpieniem do tworzenia grafiku, łatwiej będzie Ci ocenić ilu klientów możesz spodziewać się w nadchodzącym miesiącu. Taka wiedza pozwoli na odpowiednie dopasowanie obsady na poszczególnych działach, co w konsekwencji przełoży się na realizację załażonych przychodów. Dodatkowo analiza danych uchroni Cię przed planowaniem większej ilości pracowników niż jest to wymagane, a tym samym lokowaniem godzin pracy tam, gdzie nie jest to konieczne. W przypadku odwrotnej sytuacji tj. zaplanowaniem zbyt małej ilości pracowników w stosunku do ruchu, przyczyni się to do powstawania kolejek przy kasach i braku odpowiedniej ilości doradców na działach, co skutkować może irytacją a nawet rezygnacją klientów z zakupów.
Widok wykresu planowanego ruchu w Grafiku Optymalnym. System umożliwi Ci określenie ilu pracowników będziesz potrzebować w konkretnych dniach miesiąca i godzinach.
Planuj zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy
Podczas układania grafiku pracy, poza aspektami biznesowymi powinieneś pamiętać o zasadach Kodeksu Pracy. Podstawą jest zaplanowanie czasu pracy zgodnie z wymaganą normą godzinową, a także uwzględnienie w grafiku odpowiedniej ilości odpoczynków dobowych oraz tygodniowych. Jeśli w regulaminie zawarte są dodatkowe informacje dotyczące np. dodatkowej przerwy, pamiętaj o zaplanowaniu harmonogramu zgodnie z tymi regulacjami. Więcej na ten temat znajdziesz w innych artykułach na naszym blogu.
Stwórz grafik pracy w sklepie budowlanym online
Chcąc zaplanować optymalny grafik pracy w sklepie budowlanym musisz wziąć pod lupę kilka istotnych czynników i danych. Będą to m.in. analiza danych sprzedażowych i trafficu za poprzednie lata, a także odpowiednie zarządzanie zespołem z uwzględnieniem ich wiedzy asortymentowej. Nie zapominaj przy tym o zgodności z zasadami Kodeksu Pracy. Jego nieprzestrzeganie naraża firmę na kary finansowe i inne kłopoty. Stworzenie grafiku może zatem przysporzyć Ci sporych trudności, jednak wcale nie musi tak być.
Aby ułatwić Ci planowanie czasu pracy skorzystaj z odpowiednich narzędzi, takich jak system Grafik Optymalny, który wspomoże Cię w planowaniu czasu pracy oraz jej rozliczeniu. W naszym systemie będziesz mieć możliwość planowania godzin zgodnie z prośbami grafikowymi swoich pracowników, uwzględnieniem ich nieobecności, a także założeniami biznesowymi.
Wypróbuj Grafik Optymalny przez 30 dni za darmo i przekonaj się, że tworzenie grafików czasu pracy może być proste i intuicyjne!
Loading...