Tworzenie grafiku czasu pracy w sklepie odzieżowym nie należy do prostych zadań. Czynnikiem utrudniającym tworzenie planu pracy jest sezonowość oraz specyficzny personel. Są to osoby, które często mają ograniczoną dyspozycyjność ze względu np. na trwające studia zaoczne lub dzienne. W sklepach odzieżowych w celu optymalizacji czasu pracy i szukania oszczędności najczęściej mamy do czynienia z zatrudnieniem w równoważnym systemie czasu pracy, w kwartalnym, a nawet dłuższym okresie rozliczeniowym, a to powoduje utrudnienia przy planowaniu i zwiększone ryzyko złamania zasad Kodeksu Pracy. W poniższym artykule podpowiadamy jak przygotować dobry i zoptymalizowany grafik pracy w sklepie odzieżowym.
Dostosowanie systemu czasu pracy i okresu rozliczeniowego
W przypadku tworzenia grafików w sklepie odzieżowym najwygodniejszym systemem czasu pracy jest równoważny, dzięki któremu zmiana może zostać wydłużona nawet do 12 godzin bez powstania godzin nadliczbowych. Takie rozwiązanie pozwala na lepsze dopasowanie czasu pracy do jej ilości.
Przykładowo w trakcie wyprzedaży sezonowych, w sobotę, kiedy klientów w Twoim sklepie jest najwięcej, będziesz potrzebować mocniej obsadzonych zmian, niż w środku tygodnia. Zatrudniając w systemie równoważnym, możesz zaplanować w takie dni więcej godzin pracy niż 8, a w dni kiedy klientów, a tym samym pracy, jest mało, możesz zaplanować zmiany krótsze niż 8 godzin lub dzień wolny.
Zmienność zapotrzebowania na pracę w sklepach odzieżowych jest widoczna w skali kolejnych miesięcy roku. Najwięcej klientów, a więc i pracy, jest przy zmianie sezonu z letniego na jesienny, kiedy spada temperatura, oraz przy zmianie z sezonu zimowego na letni, kiedy klienci chcą wymienić garderobę na lżejszą. Dużo klientów jest też w czasie wyprzedaży, o ile są one dla klienta atrakcyjne oraz przed świętami.
Z tego powodu na te okresy warto zatrudnić dodatkowy personel do pomocy, albo zmienić długość okresu rozliczeniowego np. na kwartalny. Przy tej drugiej opcji zaplanuj więcej godzin pracy w miesiącu, w którym jest większy ruch, a mniej w takim, kiedy jest mniejszy.
Planowanie grafiku na podstawie danych historycznych
W handlu a szczególnie w branży odzieżowej, szczególnie istotna jest analiza danych sprzedażowych i wejść klientów z poprzednich okresów i lat. Im więcej klientów przewidujemy w konkretnym czasie, tym więcej pracowników będzie potrzebnych do obsadzenia zmian, aby zrealizować cele sprzedażowe. Śledzenie wejść i sprzedaży pozwala przewidywać czy w danym miesiącu będziesz potrzebować większej ilości pracowników, czy wręcz przeciwnie — pracy będzie mniej. Taka wiedza przyda Ci się podczas tworzenia grafików pracy, aby niepotrzebnie nie planować nadmiernej ilości godzin, niż wymaga tego sytuacja. Byłoby to nieopłacalne i nieoptymalne. Z kolei zaplanowanie zbyt małej liczby godzin powoduje frustrację klientów i rezygnację z zakupów bowiem oznacza to kolejki przy kasie, brak personelu na sali sprzedaży, który mógłby pomóc w odnalezieniu właściwego rozmiaru odzieży oraz ubrania zalegające w przymierzalni.
Uzyskasz informację o aktualnej wydajności pracowników, zobaczysz więc czy nie zaplanowałeś zbyt dużo godzin roboczych w stosunku do ilości pracy.
Prośby grafikowe pracowników
Pracę w sklepach odzieżowych często wybierają studenci, którzy ze względu na trwające w tygodniu lub weekendy zajęcia mają ograniczoną dostępność. Zatrudniając takie osoby, musisz umożliwić im możliwość zgłoszenia swoich próśb grafikowych, aby mogli swobodnie uczestniczyć we wszystkich wykładach. Podobna sytuacja dotyczy także pozostałych pracowników, którzy w tygodniu mogą mieć potrzebę załatwienia prywatnych spraw. Umożliwienie złożenia próśb grafikowych przez pracowników z pewnością zostanie dobrze odebrane, natomiast jego brak skutkować będzie urlopami „na żądanie” lub nawet odejściami z pracy.
W Grafiku Optymalnym zadbasz o komfort pracowników, uwzględniając ich dyspozycyjność. Pracownicy będą mogli wprowadzić swoje sugestie dotyczące czasu pracy związane np. z trwającą edukacją
Ergonomia pracy w sklepie
Grafik pracy w sklepie odzieżowym powinien być stworzony z myślą o ergonomii. Planowanie kilku dni pod rząd 12-godzinnych zmian, częsta praca w nadgodzinach, naprzemienne godziny rozpoczęcia pracy (tj. jednego dnia na rano, kolejnego dnia na zmianę popołudniową) powoduje, że pracownik nie możliwości regeneracji. Przemęczenie może powodować chęć zmiany pracy oraz odbija się na podejściu do klienta i wynikach sprzedażowych. Straci więc na tym Twoja firma.
Układając grafik pracy, weź to pod uwagę i unikaj planowania zbyt wielu zmian pod rząd, jeśli ich miałyby być dłuższe niż 8 godzin. Jeśli pracowni miałby przejść ze zmiany popołudniowej na poranną, to najlepiej, aby poprzedził to dzień odpoczynku. Staraj się też zapewnić 2 dni wolne z rzędu chociaż raz w miesiącu, aby pracownik miał okazję do dłuższej regeneracji.
Zgodność z Kodeksem Pracy
Niezależnie od sezonowości i zapotrzebowania na pracowników w danym miesiącu, jesteś zobowiązany do przestrzegania wszelkich zasad związanych z planowaniem czasu pracy które narzuca Kodeks Pracy. Do najważniejszych, o których musisz pamiętać podczas tworzenia grafiku pracy, należy planowanie odpoczynków 11-godzinnych w każdej dobie pracowniczej oraz zachowanie nieprzerwanego 35-godzinnego odpoczynku w każdym tygodniu kodeksowym. Ponadto liczba dni wolnych od pracy musi być zgodna z ilością sobót, niedziel i świąt, a jeśli święto wypada w sobotę, to pracownikowi należy się jeszcze 1 dzień wolny.
Lekceważenie tych zasad jest równoznaczne z naruszeniem praw pracownika, co może wiązać się z nadszarpnięciem wizerunku firmy, karami finansowymi od Państwowej Inspekcji Pracy czy nawet skierowaniem sprawy do Sądu Pracy.
Podsumowanie
Tworząc grafik pracy w sklepie odzieżowym, musisz wziąć pod uwagę wiele istotnych czynników, które wpływają na cały plan pracy, począwszy od analizy danych sprzedażowych i prognozowanie na ich podstawie bieżącego okresu, aż po dogodne dla pracowników planowanie zmian. Nie zapominajmy także o zasadach Kodeksu Pracy, których ewentualna nieznajomość może narazić firmę na poważne konsekwencje. Jeśli chcesz tworzyć grafik pracy w sklepie odzieżowym bez obaw o zgodność z przepisami, zgodnie z założeniami biznesowymi i w zgodzie z prośbami swoich pracowników, skorzystaj z naszego programu Grafik Optymalny. Nasz system wspomoże Cię w codziennej pracy przy harmonogramie, a jednocześnie usprawni wszelkie procesy związane z rozliczaniem czasu pracy.
Sprawdź, jak działa Grafik Optymalny i skorzystaj z darmowego okresu próbnego.
Loading...