Lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym. Kodeks Pracy w żaden sposób nie definiuje konieczności, jak i sposobu jej prowadzenia. Wymagana jest jednak szczegółowa karta ewidencji czasu pracy, na podstawie której naliczane są pensje pracowników. Lista obecności stanowi punkt wyjścia do prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy, zatem nie warto z niej rezygnować tylko dlatego, że nie jest ona obligatoryjna.
Lista obecności — dobra praktyka
W wielu przedsiębiorstwach pracodawcy wymagają od pracowników prowadzenia list obecności. Wciąż najbardziej popularnym sposobem ewidencjowania przepracowanych godzin jest papierowa lista obecności, na której pracownik zamieszcza swój podpis w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu. Zazwyczaj są one przechowywane dłużej niż czas wypłaty wynagrodzenia, w celach dowodowych. Posiadanie list obecności jest też istotne z perspektywy BHP — kiedy wybuchnie pożar, łatwo można sprawdzić na listach obecności, kto pojawił się w pracy.
Ostatnimi czasy bardzo popularne stały się systemy rejestrujące czas pracy, które są wygodniejsze zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Dane z tzw. RCP przechowywane są w systemie, więc masz do nich stały wgląd, no i nie zajmują fizycznego miejsca.
Praca zdalna a lista obecności
Praca zdalna, czyli tzw. home office w ostatnich latach stawała się coraz bardziej popularna. Jednak najbardziej zyskała na popularności wraz z pojawieniem się kolejnych fal pandemii COVID-19. Pracownicy, którzy wykonywali swoje obowiązki z domu z wiadomych przyczyn, nie mieli możliwości rejestrowania godzin na czytnikach czy podpisywania papierowych list obecności. Teoretycznie, każdy pracownik mógł wydrukować listę, podpisać i odesłać do siedziby firmy, jednak z perspektywy operacyjnej nie jest to najlepsze rozwiązanie. Można by uznać, że skoro listy obecności nie są wymagane, to problemu nie ma, ale nic bardziej mylnego. Zobowiązanie pracowników do potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy leży w interesie pracodawcy. Pracodawca, który tego nie wymaga, musi się liczyć z tym, że w przypadku ewentualnych roszczeń to na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia absencji lub obecności zatrudnionego. Niezależnie od tego czy pracownik pracuje w miejscu pracy, czy zdalnie.
W Grafiku Optymalnym pracownik loguje się na swój panel pracownika i ewidencjonuje swój czas pracy, uzupełniając elektroniczną listę obecności.
Współczesne systemy umożliwiają pracodawcy monitorowanie pracy osób zatrudnionych, niezależnie od tego, z jakiego miejsca wykonują swoje obowiązki. Jednym ze sposobów potwierdzenia rozpoczęcia pracy jest logowanie do systemu komputerowego. Przełożony widzi wówczas, o której godzinie pracownik rozpoczął pracę, a o której ją zakończył. Kolejną opcją może być wysłanie wiadomości przez pracownika w momencie rozpoczęcia pracy. Można do tego wykorzystać ogólnodostępne komunikatory, albo skorzystać z maila. Sposób, który wybierzesz, przede wszystkim powinien umożliwić Ci prostą i bezproblemową weryfikację danych. W przypadku ewentualnych kontroli lub nieprawidłowości trudno będzie sprawdzać każdą wiadomość od pracownika. Drugi istotny aspekt monitorowania czasu pracy za pomocą systemu to możliwość łatwego rozliczenia czasu pracy na podstawie rejestrów.
Możliwości Grafiku Optymalnego
W Grafiku Optymalnym pracownicy mogą prowadzić elektroniczne listy obecności. Czas pracy zostaje automatycznie rozliczony w systemie i przeniesiony na karty ewidencji czasu pracy. W czasie rzeczywistym możesz sprawdzić kto i o której godzinie rozpoczął i zakończył dzień pracy. Grafik Optymalny automatycznie synchronizuje dane z programem płacowym, minimalizując tym samym nakład pracy. W każdej chwili możesz również pobrać karty ewidencji, a w przypadku kontroli — wydrukować je.
Loading...