Zarządzanie czasem pracy to nie lada wyzwanie dla każdego managera czy przedsiębiorcy. Osoby odpowiedzialne za tworzenie grafików nie tylko muszą zadbać o ustalenie czasu pracy zatrudnionych w firmie osób pod kątem ilości pracy do wykonania, ale także pamiętać o ich dyspozycyjności do pracy i zapewnić zgodność z zasadami Kodeksu Pracy. Ryzyko popełniania błędu jest naprawdę wysokie, a mimo to wciąż wiele firm decyduje się na tworzenie grafików czasu pracy w Excelu. W poniższym artykule przedstawię Ci 10 powodów, dlaczego dedykowany program do tworzenia grafików jest lepszy niż arkusz kalkulacyjny.
1. Zgodność z zasadami Kodeksu Pracy.
Excel to arkusz kalkulacyjny, który służy przede wszystkim do wykonywania operacji matematycznych na wprowadzonych danych. Może zatem w szybki sposób obliczyć czas pracy, jednak w żaden sposób nie zweryfikuje w całości zgodności planowania z obowiązującymi zasadami Kodeksu Pracy. Te są weryfikowane przez Państwową Inspekcję Pracy w przypadku kontroli. W związku z tym osoby, które są odpowiedzialne za tworzenie grafików, muszą wykazać się niekiedy ekspercką wiedzą, aby stworzyć w Excelu grafik zgodny z zasadami KP. Jak sam wiesz, pomylić się jest rzeczą ludzką, jednak pomyłka w tym przypadku może kosztować Twoją firmę kilkanaście tysięcy złotych i w ten sposób mocno nadwyrężyć budżet, jak i zaważyć na reputacji.
Zastosowanie dedykowanego programu do tworzenia grafiku pracy wspomoże Cię podczas tworzenia harmonogramu i od razu wykaże ewentualne błędy czy niezgodności z zasadami Kodeksu Pracy. Zaoszczędzisz dzięki temu czas, ale co najważniejsze, będziesz mieć pewność, że Twój grafik pracy uwzględnia wszystkie wymogi KP. Jeśli jednak chcesz mieć grafik w Excelu w celu np. jego wydruku, to jest to również możliwe.
Tak może wyglądać grafik pracy w systemie do planowania. W przypadku błędu system zaznaczy zmianę na czerwono i wskaże, jaki jest problem.
2. Prośby grafikowe i wnioski urlopowe w jednym miejscu.
Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego do tworzenia grafików, to zapewne na koniec miesiąca na Twoim biurku gromadzi się stos wniosków urlopowych i próśb grafikowych na kolejny miesiąc od wszystkich pracowników. Ich weryfikacja, a później zaplanowanie harmonogramu w oparciu o te wszystkie prośby to dziesiątki straconych minut, które można ulokować w działania, które realnie mogą wpłynąć na zysk Twojej firmy.
Korzystając z dedykowanego narzędzia do planowania czasu pracy, jakim jest Grafik Optymalny, zastąpisz całą papierologię elektronicznym obiegiem wniosków. Co więcej, wszystkie informacje o urlopach czy dyspozycyjności pojawią się na grafiku, więc od razu będziesz wiedział jak planować czas pracy poszczególnym pracownikom. Takie rozwiązanie nie tylko zaoszczędzi cenne godziny, ale także ułatwi komunikację z pracownikami.
3. Optymalizacja kosztów.
Tworzenie grafików w Excelu czy innym programie kalkulacyjnym to spory koszt. Musisz bowiem wykupić licencję, która w przypadku firm jest dość kosztowna, a także liczyć się, z tym że ze względu na ograniczenia programu kierownik lub inna osoba odpowiedzialna za tworzenie grafików nie będą w stanie uniknąć lokowania godzin w czasie, kiedy nie ma takiej potrzeby, unikać kosztownych nadgodzin czy trzymać się założonego budżetu.
Dobry program do tworzenia grafików umożliwia wizualizację faktycznej obsady zmian względem zapotrzebowania. Pozwala też na pobieranie różnego rodzaju raportów, umożliwiając kompleksową analizę, w jakim dziale lub oddziale ponoszone są nadmierne koszty z powodu rozplanowania zbyt wysokiej liczby roboczogodzin. W przypadku grafiku w Excelu też jest to możliwie, ale wymaga bardzo dobrej znajomości tego programu, by stworzyć odpowiednie arkusze.
4. Brak pomyłek przy rozliczaniu dłuższych okresów rozliczeniowych.
Jeśli Twoja firma rozlicza się w kwartalnym, półrocznym lub rocznym okresie rozliczeniowym to musisz szczególnie zwracać uwagę na planowanie i wykonywanie planu pracy. W trakcie trwania okresu rozliczeniowego dochodzi bowiem do zmian w grafiku, nadgodzin, nieprzewidzianych sytuacji. Kontrola godzin względem normy średniotygodniowej czy rozliczenia nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym w ramach całego okresu wydaje się być bardzo uciążliwe, a czasami nawet niemożliwe. Dlatego warto wykorzystać dedykowane do tego narzędzia, które odpowiednio rozliczą czas pracy w okresie rozliczeniowym.
Program automatycznie podliczy czas pracy, godziny nocne i nadgodziny. Zaprezentuje wyniki w przyjaznym interfejsie.
5. Łatwa komunikacja z pracownikami.
Z pewnością nie raz zdarzyła Ci się sytuacja, że musiałeś nagle zmienić grafik. Taka aktualizacja wymaga natychmiastowego udostępnienia harmonogramu pracownikom, jednak co w sytuacji kiedy części z nich nie ma tego dnia w pracy, nie odbierają telefonów i nie sposób się z nimi skontaktować? To bardzo niewygodne zarówno dla Ciebie jak i pracownika. Grafik w Excelu nie przewiduje żadnych usprawnień. Co prawda można udostępnić pracownikom plik, ale oznacza to koszty, bo i oni muszą mieć licencję Office.
Korzystając z programu do tworzenia harmonogramów czasu pracy, możesz za pomocą jednego przycisku udostępnić grafik wszystkim pracownikom. Każdy otrzyma powiadomienie na swoją skrzynkę mailową o pojawieniu się nowej wersji planu pracy, opcjonalnie wysłać również SMS, a łatwy dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej umożliwi podejrzenie grafiku z każdego miejsca na świecie.
6. Proste planowanie pracy dla pracownika zatrudnionego w dwóch oddziałach.
Sporym problemem, z którym borykają się duże firmy, jest stworzenie grafiku dla pracownika, który w ciągu jednego miesiąca wykonuję swoją pracę w różnych oddziałach w firmie. Planując grafik w Excelu, osoby tworzące grafiki muszą stale się ze sobą konsultować, aby zmiany nie nachodziły na siebie, a także, aby były zaplanowane zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy. Zastosowanie systemu do planowania czasu pracy rozwiązuje ten problem, ponieważ na grafiku masz podgląd na to, jak wygląda czas pracy dla danej osoby w innej lokalizacji, a algorytm uniemożliwi zaplanowanie zmiany, która złamałaby zasady KP.
W Grafiku Optymalnym możesz planować czas pracy osób w kilku działach czy oddziałach.
7. Kontrola nad stanami urlopu
Kontrola przysługujących dni urlopowych to kolejna kwestia, na którą musisz zwrócić uwagę, tworząc grafiki czasu pracy. Spisywanie tych danych w Excelu i aktualizowanie ilości wykorzystanych dni i godzin to spore ryzyko popełnienia błędu, szczególnie jeśli zatrudniasz większą ilość pracowników. Wykorzystując program do tworzenia grafików, wszystkie informacje na temat stanów urlopu masz w jednym miejscu. Łatwo sprawdzisz stany urlopowe czy procent udzielenia urlopu względem wymiaru. Wymiar urlopu pozostałego do wykorzystania zaktualizuje się sam kiedy przełożony zaakceptuje wniosek pracownika.
W Grafiku Optymalnym godziny urlopów policzą się automatycznie.
8. Integracja z systemem kadrowo płacowym
Integracja systemu płacowego oraz narzędzia do tworzenia grafików czasu pracy z pewnością usprawni pracę zarówno działu kadr jak i kierownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniesz konieczności przekazywania kadrom danych o czasie pracy uzupełnionych w tabelach Excela. Kadry unikną wprowadzania tych danych do swojego systemu. Ograniczysz także ilość błędów, która może pojawić się w związku z przenoszeniem danych oraz licznymi wyliczeniami.
9. Większe zadowolenie wśród klientów
Dobrze stworzony grafik to większe zadowolenie wśród Twoich klientów. Odpowiednie zaplanowanie roboczogodzin zmniejszy ryzyko powstawania przestojów czy kolejek, które obniżają satysfakcję klienta podczas korzystania z twoich usług i produktów. System do planowania grafików wyliczy na podstawie danych zapotrzebowanie na pracowników i zaplanuje czas pracy w taki sposób, aby Twoi klienci nie musieli stać w długich kolejkach czy długo czekać na swoje zamówienie. Zaplanowanie takiego grafiku w Excelu to bardzo praco i czasochłonny proces, a w biznesie każda minuta jest na wagę złota.
Wizualizacja faktycznej obsady zmian względem potrzebnej liczby osób.
10. Brak ryzyka związanego z formułami
Tworząc grafik pracy w Excelu, można przez pomyłkę przestawić formuły i odniesienia. Skutki takiego błędu potrafią być nieodwracalne, powodować chaos w grafiku i sprawić, że cały harmonogram będziesz musiał tworzyć ponownie. No i wszystkie podliczenia nie będą poprawne. Jest to szczególnie ryzykowne gdy do arkusza ma dostęp większa ilość osób. System do planowania czasu pracy ma zakodowane algorytmy, więc nie trzeba się obawiać o przypadkowe zepsucie pliku.
Podsumowanie
Jak widzisz, korzystanie z nieodpowiednich narzędzi podczas tworzenia grafików czasu pracy może przysporzyć Ci więcej kłopotu, niż na pierwszy rzut oka się wydaje. Ryzyko popełnienia błędu jest ogromne, a kary finansowe w przypadku kontroli PIP mogą mocno nadwyrężyć firmowy budżet. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie Twoje grafiki dostosowane są do parametrów biznesowych, zgodne z zasadami Kodeksu Pracy i prawami pracownika wypróbuj nasz system Grafik Optymalny. Wiele korzyści wynikających z wdrożenia programu opisaliśmy w tym artykule, jednak możesz bezpłatnie i samodzielnie sprawdzić wszystkie funkcjonalności systemu korzystając z 30-dniowej wersji próbnej Grafiku Optymalnego.
Loading...