Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w którym twój pracownik ma rozplanowany i rozliczony względem normy czas pracy. Minimalny okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc, zaś maksymalny nawet 12 miesięcy. Zazwyczaj firmy decydują się na rozliczanie czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Takie rozwiązanie ma oczywiście wiele zalet o czym pisaliśmy w tym artykule. Czy w każdym przypadku będzie to optymalny wybór? Może lepiej zdecydować się na kwartalny lub nawet roczny okres rozliczeniowy? W tym artykule przedstawię Ci 5 powodów, dla których powinieneś wybrać dłuższy okres rozliczeniowy!
Dostosowanie ilości godzin pracy do sezonowości
Powód pierwszy to dostosowanie ilości godzin pracy do sezonowości. Zmiana okresu rozliczeniowego na dłuższy, niż miesięczny będzie odpowiednim rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które mają zmienną ilość pracy do wykonania w kolejnych miesiącach roku. Jeżeli popyt zgłaszany przez klientów na produkty lub usługi oferowane przez Twoje przedsiębiorstwo jest sezonowo zmienny, wówczas powinieneś rozważyć wprowadzenie dłuższego okresu rozliczeniowego. Dzięki temu będziesz miał elastyczność w "wydawaniu" roboczogodzin w kolejnych miesiącach okresu. Nie będziesz musiał się trzymać normy miesięcznej. Dla przykładu, w branży handlu detalicznego czy e-commerce znacząco wzrasta zapotrzebowanie na pracowników pod koniec czwartego kwartału. „Zaoszczędzone” roboczogodziny z października oraz połowy listopada ulokowane w grudniu w czasie przedświątecznym pozwolą wtedy na płynną obsługę większej ilości klientów. W przypadku miesięcznego okresu zwiększenie liczby godzin pracy ponad miesięczną normę stanowiłoby pracę w godzinach nadliczbowych, a tym samym wiązałoby się z wypłatą stosownego dodatku.
Dzięki Grafikowi Optymalnemu możesz wygenerować raporty rozliczające czas pracy dla okresów rozliczeniowych różnej długości
Zoptymalizowanie kosztów personalnych
Drugim powodem dla którego powinieneś rozważyć wydłużenie okresu rozliczeniowego jest zoptymalizowanie kosztów personalnych. Nadgodziny średniotygodniowe powstają, gdy zostanie przekroczona 40 godzinna tygodniowa norma czasu pracy. Jeżeli w firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy, nadgodziny te mogą powstać w każdym miesiącu. W każdym miesiącu jest zatem ryzyko dodatkowych kosztów. Zakładając, że wprowadzisz 3 miesięczny okres rozliczeniowy, możesz przykładowo w pierwszym i trzecim miesiącu zaplanować więcej godzin pracy, w drugim mniej. Nie powstaną nadgodziny średniotygodniowe, ponieważ suma zaplanowanych godzin w ramach okresu będzie zgodna z normą na te 3 miesiące łącznie
Rozliczanie nadgodzin czasem wolnym
Trzecim powodem będzie możliwość rozliczania nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym w perspektywie całego okresu, nie miesiąca. Jeśli już powstaną nadgodziny średniotygodniowe, to w przypadku miesięcznego okresu trzeba wypłacić po każdym miesiącu stosowny dodatek. Wprowadzając kwartalny okres rozliczeniowy masz czas do jego końca, aby je rozliczyć. Jest więc szansa, że nastąpi okres mniejszej pracochłonności niż zakładana i wówczas będzie można skrócić godziny pracy względem planu i udzielić wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.
Odłożenie wydatków w czasie
Odłożenie wydatków w czasie to czwarty powód do zmiany okresu rozliczeniowego. Nawet jeśli powstaną nadgodziny średniotygodniowe i nie da się ich rozliczyć czasem wolnym to Twoja firma zapłaci za nie po rozliczeniu ostatniego miesiąca kwartału. Jest zatem więcej czasu na wygenerowanie przychodu na pokrycie tych kosztów. Można to porównać z kwartalnym rozliczaniem podatku VAT. Ostatni, piąty powód to więcej czasu na udzielenie dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto. Zgodnie z Kodeksem Pracy masz obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto. W przypadku pracy za święto masz czas na udzielenie dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku niedzieli dzień wolny powinien być udzielony w ciągu 6 dni kalendarzowych następujących po tej niedzieli lub przed. Jeżeli nie masz możliwości przyznania wolnego dnia w tym terminie, jesteś zobowiązany udzielić go do końca okresu rozliczeniowego. Wracając ponownie do sezonowości – jeśli w Twojej firmie jest więcej pracy do wykonania w pierwszych miesiącach okresu, a najmniej w ostatnim to możesz zaplanować pracownikom więcej dni pracy w tych pierwszych miesiącach, a dni wolne udzielisz w ostatnim. Liczba dni w okresie będzie się zgadzać. Pamiętać trzeba rzecz jasna o odpoczynkach tygodniowych i wolnej co 4 niedzieli.
Grafik Optymalny daje Ci możliwość planowania czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w okresach rozliczeniowych różnej długości
Analiza okresu rozliczeniowego
Zmiana okresu rozliczeniowego jest złożoną kwestią. Każda zmiana, powinna być poprzedzona odpowiednią analizą, uwzgledniającą specyfikę branży, w której działasz. Planowanie i rozliczenie czasu pracy w ramach dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego jest trudne. Planując czas pracy trzeba np. sprawdzać ilość godzin zaplanowanych w poprzednim i jaki jest bilans tych godzin względem normy czy liczbę nadgodzin średniotygodniowych pozostałych do skompensowania czasem wolnym. Zarówno w planowaniu jak i rozliczeniu czasu pracy w dowolnych okresach wspomoże Cię Grafik Optymalny.
Loading...