Czy istnieje jakiś sposób, aby koszty pracy były niższe? Pomyślmy. Może zredukowanie liczby pracowników? Zły pomysł. Mniejsza ilość personelu przy takiej samej wydajności oznacza tylko tyle, że wykonanie określonych prac zajmie dłużej. A dobry pomysł? Dobry grafik pracy! W tym artykule dowiesz się, ile tracisz na złym grafiku czasu pracy i jak optymalizować czas pracy, dla sukcesu Twojej firmy.
Optymalizacja czasu pracy a optymalizacja pracy
Przede wszystkim, warto zauważyć różnicę między optymalizacją czasu pracy a optymalizacją samej pracy. Optymalizacja czasu pracy koncentruje się na efektywnym wykorzystaniu godzin roboczych, podczas gdy optymalizacja samej pracy dotyczy usprawnienia procesów, aby osiągnąć lepsze wyniki przy zachowaniu wysokiej jakości.
Aby zoptymalizować koszty pracy, musisz w pierwszej kolejności przyjrzeć się swoim grafikom pracy. Efektywne zarządzanie czasem pracy jest kluczowym elementem skutecznego funkcjonowania firmy i podstawą optymalizacji kosztów personalnych.
Poprawność pod kątem przepisów Kodeksu Pracy jest bezdyskusyjna, może też wpłynąć na koszty. Tak będzie, jeśli weźmiemy pod uwagę ewentualne kary za łamanie praw pracowniczych. Są to pokaźne sumy, od 1 do 30 tys. złotych. Im większa firma, tym kara relatywnie mniej boli, lecz cierpi wizerunek firmy, który często jest budowany latami.
Wróćmy do tematu kosztów. Dobre planowanie czasu pracy jest obecnie podstawą. Przy stałym wzroście wydatków, przetrwają te firmy, które nauczą się optymalnie planować pracę… Optymalnie, czyli właściwie jak?
Grafik pracy powinien być ściśle powiązany z ilością pracy do wykonania. Ilość pracy zależna jest od specyfiki branży - w produkcji zależy od planów produkcyjnych lub zamówień, w handlu detalicznym od liczby klientów, jaka odwiedzi dany sklep, a w hotelarstwie od ilości rezerwacji. Korzystając z danych archiwalnych, możesz w łatwy sposób prześledzić w jakich miesiącach, dniach, a nawet godzinach w Twojej firmie jest najwyższe zapotrzebowanie na pracowników. Najczęściej dane porównywane są rok do roku, co pozwala uwzględnić sezonowość (która jest cechą charakterystyczną wielu branż jak handel detaliczny) i analizować tendencję w swojej branży.
W niektórych firmach wpływ na zapotrzebowanie będą miały takie czynniki zewnętrzne jak pogoda czy święta. Dane warto gromadzić i brać pod lupę ich rozkład na przestrzeni całego roku. Następnie zebrane dane należy rozbić na czynniki pierwsze, czyli przeanalizować poszczególne dni tygodnia, a nawet godziny. W handlu przykładowo, określimy wówczas, gdzie występują najwyższe peaki sprzedażowe i gdzie warto inwestować w mocną obsadę w grafiku. Jeżeli w danym czasie pracy będzie mało, uwzględnij to na grafiku. Nie ma sensu przepalać godzin, za które płacisz.
Reasumując - jeżeli ilość pracy do wykonania w danym czasie w Twoim biznesie jest zmienna, to liczba pracowników powinna też być zmienna, adekwatna do ilości pracy w danym momencie. Dostosowanie godzin pracy do ilości pracy jest właśnie optymalizacją czasu pracy. Gospodarne zarządzanie godzinami pracy, pozwoli Ci w skali miesiąca zaoszczędzić spore sumy.
Jak optymalizować czas pracy pracowników?
Optymalizacja czasu pracy pracowników wymaga przemyślanej strategii. Wprowadzenie elastycznych harmonogramów, wykorzystanie technologii do automatyzacji rutynowych zadań czy inwestycje w szkolenia mogą znacząco przyczynić się do efektywnego zarządzania czasem pracy.
Wydłużenie okresu
Jedną z metod optymalizacji czasu pracy jest zmiana okresu rozliczeniowego, najczęściej jego wydłużenie. Możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy wynika z art. 129 KP. Wydłużenie można zastosować w każdym systemie czasu pracy, lecz musi zostać szczegółowo uzasadnione np. przyczynami technicznymi lub organizacyjnymi. Pewnie zastanawiasz się, jaki okres rozliczeniowy będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy? Aby dobrać odpowiednią długość, musisz uwzględnić system czasu pracy w którym pracujesz, bowiem maksymalna długość okresu rozliczeniowego jest od niego uzależniona. Najkrótszy możliwy okres rozliczeniowy trwa 4 tygodnie a najdłuższy może wynosić aż 12 miesięcy. Biorąc pod uwagę systemy czasu pracy wyróżniamy następujące długości okresów rozliczeniowych:
- W systemie podstawowym (8-godzinnym) długość okresu rozliczeniowego może wynosić maksymalnie 4 miesiące. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki, bowiem możliwe jest wydłużenie okresu do 6 lub 12 miesięcy po spełnieniu pewnych wymogów.
- Do 6 miesięcy okres rozliczeniowy może być wydłużony w przypadku firm zajmujących się rolnictwem i hodowlą, a także pilnowaniem mienia lub ochroną osób. Jeżeli wyżej wymienione branże dodatkowo borykają się z nietypowymi warunkami pracy np. sezonowością, warunkami atmosferycznymi to mogą wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy.
- W równoważnych systemach czasu pracy maksymalna długość okresu rozliczeniowego to 1 miesiąc. Podobnie jak w przypadku podstawowego systemu, prawo pracy definiuje się pewne wyjątki i okres może zostać wydłużony do 3 lub 4 miesięcy. Do 3 w sytuacji, gdy pracodawca przedstawi szczegółowe uzasadnienie, a do 4 miesięcy, gdy praca uzależniona jest od pory roku i warunków pogodowych. Pamiętaj, że w przypadku prac, które mogą być wykonywane w trybie 16 lub 24 godzinnym, okres rozliczeniowy nie może ulec wydłużeniu, więc jego długość nie może przekraczać 1 miesiąca.
- W ruchu ciągłym okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 tygodni. Stosowany jest on w przypadku firm, które pracują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu - włącznie z dniami ustawowo wolnymi od pracy. Wybierz ten system oraz okres rozliczeniowy, jeżeli ze względu na specyfikę pracy nie może być ona wstrzymana np. z powodów technicznych lub ekonomicznych.
- W zadaniowym i przerywanym systemie czasu pracy okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 4 miesiące.
- W systemie skróconego tygodnia pracy i w systemie pracy weekendowej maksymalna długość okresu to 1 miesiąc.
Możliwość przesunięcia okresu rozliczeniowego
W trakcie danego roku kalendarzowego masz możliwość przejścia z jednego okresu rozliczeniowego na inny, zmiana możliwa jest po rozliczeniu danego okresu. W niektórych przypadkach konieczne jest wprowadzenie tzw. przejściowego okresu, który umożliwi poprawne rozliczenie godzin. Warto wspomnieć, że w ciągu roku możesz stosować różne okresy rozliczeniowe w zależności od natężenia pracy. Jako pracodawca masz możliwość określenia długości okresu rozliczeniowego, lecz musisz pamiętać o ograniczeniach w poszczególnych systemach czasu pracy.
Długość okresu rozliczeniowego a ilość pracy
Przede wszystkim, długość okresu rozliczeniowego powinna być adekwatna do ilości pracy w poszczególnych miesiącach. W przypadku dłuższych okresów niż miesięczny, masz możliwość zaplanowania pracownikowi mniejszej lub większej ilości godzin niż norma. Wówczas różnica godzin ‘’przenoszona’’ jest na kolejne miesiące okresu rozliczeniowego. Taka możliwość planowania jest szczególnie ważna dla branż, które mają zmienną ilość pracy do wykonania.
Dłuższe okresy rozliczeniowe umożliwiają zaplanowanie zwiększonej liczby godzin w miesiącu, kiedy pracy jest więcej, a mniej w miesiącu, kiedy ilość pracy jest znikoma. Świetnym przykładem będzie ostatni kwartał roku w handlu detalicznym i e-commerce. Firmy, które działają w kwartalnym okresie rozliczeniowym zazwyczaj planują mniejszą ilość godzin w październiku i listopadzie, aby zachować roboczogodziny na grudzień i być w stanie obsłużyć więcej klientów przed świętami. Kluczowe jest to, aby nie przekraczać ustalonego wymiaru godzin w danym okresie (a nie w miesiącu), zachowując przy tym wszystkie wytyczne Kodeksu Pracy.
Wybierz kwartalny okres rozliczeniowy, jeżeli widzisz, że ilość pracy w Twojej firmie uzależniona jest np. od liczby klientów, sezonowości sprzedaży czy okresów okołoświątecznych. Większość firm z branży handlowej funkcjonuje w kwartalnych okresach rozliczeniowych.
W przypadku firm, których działanie jest zależne od temperatur i pogody również wybierane są dłuższe okresy rozliczeniowe. W branży budowlanej bardzo często stosowane są 6 lub 12 miesięczne przedziały, które umożliwiają planowanie zwiększonej ilości godzin w miesiącach cieplejszych, a mniejszej ilości zimą, podczas mrozów.
Krótsze okresy rozliczeniowe np. miesięczne, charakteryzują się brakiem elastyczności w planowaniu godzin pracy. Nie są one zalecane w przypadku branż, które natężenie pracy występuje sezonowo, bowiem ewentualne równoważenie godzin będzie możliwe jedynie w zakresie maksymalnie 4 tygodni, co może skutkować występowaniem kosztownych nadgodzin.
Jeżeli natomiast w Twojej firmie ilość pracy jest w każdym miesiącu taka sama, a pracownicy mają regularne godziny pracy - wybierz miesięczny okres rozliczeniowy, będzie to najkorzystniejsza opcja, a czas pracy będzie łatwy do rozliczenia.
W organizacji mogą być przyjęte różne okresy rozliczeniowe w zależności od specyfiki pracy działów, poszczególnych grup pracowników, a nawet pojedynczych osób. Wymogiem jest wprowadzenie odpowiedniego zapisu do umów o pracę lub dodanie do nich aneksów.
Tworzenie grafiku czasu pracy
Układanie grafiku pracy w firmach z dłuższymi okresami rozliczeniowymi jest nieco trudniejsze niż w przypadku tych firm, w których wprowadzony jest miesięczny okres rozliczeniowy. W pierwszym miesiącu raczej nikt nie powinien mieć problemu, kłopotliwe staje się dopiero planowanie kolejnych miesięcy. Należy bowiem odnosić się do planowanej liczby godzin w poprzednich miesiącach, tak aby cały okres rozliczeniowy zgadzał się godzinowo w stosunku do normy. Jeżeli zatrudniasz sporo osób, wyliczenia ręczne będą czasochłonne i kłopotliwe. Bez wykorzystania narzędzi do planowania istnieje również duże ryzyko popełnienia błędu. Zaplanowane godziny należy kontrolować. Jeżeli w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego zostanie zaplanowane zbyt dużo godzin, wówczas w ostatnim miesiącu roboczogodzin może zabraknąć w stosunku do ilości pracy. Skutkiem tego może być konieczność pracy w nadgodzinach, a to mijałoby się z celem wprowadzonego dłuższego okresu rozliczeniowego.
Udzielanie odpoczynków
Według zasad Kodeksu Pracy, pracownik powinien mieć zapewniony co najmniej 35 godzinny odpoczynek w tygodniu kodeksowym, który obejmuje 11 godzinny odpoczynek dobowy. Tydzień kodeksowy zazwyczaj nie jest tożsamy z tygodniem kalendarzowym, bowiem rozpoczyna się pierwszego dnia okresu rozliczeniowego i trwa przez kolejne 7 dni. Wyznaczony tydzień kodeksowy trwa przez cały okres rozliczenia. W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego tydzień będzie ustalony na nowo od kolejnego miesiąca, a w przypadku kwartalnego - od nowego kwartału. Pamiętaj również, że w niepełnym tygodniu kodeksowym, nie musisz zapewniać pracownikowi 35- godzinnego odpoczynku. Zatem ostatnie dni miesiąca przy miesięcznym okresie rozliczeniowym nie wymagają ustalenia tego odpoczynku.
Optymalne planowanie czasu pracy
Grafik pracy ma ogromne znaczenie dla płynnego działania biznesu. Kiedy ilość pracy jest zmienna w czasie, ilość pracowników powinna być również zmienna. Najlepiej zaplanować obsadę bazując na wskaźnikach (KPI) wydajnościowych jak produktywność, mm/tc’s (minuty/transakcje). Znając planowaną wielkość produkcji, poziom sprzedaży, ilość transakcji, połączeń przychodzących itd. oraz oczekiwaną wysokość danego wskaźnika, możemy wyliczyć ilość roboczogodzin, a więc pracowników potrzebnych w danym interwale w pracy. Zbyt duża ilość pracowników w momencie, kiedy nie ma zapotrzebowania na pracę oznacza spadek wydajności, a więc wyrzucanie pieniędzy w błoto. Zbyt mała ilość wtedy, kiedy pracy jest dużo, hamuje przychód.
W przypadku dużych firm, planowana wysokość sprzedaży jest kluczowym aspektem przy tworzeniu grafiku pracy. Managerowie w firmach z branż Retail i HoReCa zawsze estymują sprzedaż w ujęciu miesięcznym, a następnie w poszczególnych dniach tak, aby zapewnić odpowiednią ilość obsady.
Sprawdź, na co zwrócić uwagę tworząc grafik pracy w dużej firmie.
Tak więc przed planowaniem grafiku powinieneś więc zaplanować obsadę, czyli ilość potrzebnych osób w danym interwale czasu (np. w ciągu jednej godziny). Możesz bazować na wskaźnikach efektywnościowych, wśród których dwa najczęściej stosowane to produktywność i mm/tc’s (minuty na transakcję). Jeżeli masz założenia, co do planowanej wysokości sprzedaży, ilości transakcji, czy planowanej ilości wytworzonego dobra - w produkcji, to koniecznie to wykorzystaj! Dzięki temu możesz wyliczyć ilość roboczogodzin, jaka jest niezbędna, by praca została wykonana w sposób płynny, a więc ilu potrzeba do tego pracowników. Zbyt dużo osób na zmianie skutkuje spadkiem produktywności.
Wyobraź sobie następującą sytuację. Wchodzisz do sklepu i jesteś jedynym klientem, oprócz Ciebie jest 6 osób z obsługi na kasie. Z perspektywy pracodawcy godziny pracy tych pracowników są ustalone nieracjonalnie, ponieważ nie było zapotrzebowania na obsługę. Pracodawca płaci więc za godziny pracy, w których pracownicy nie mają szans na wypracowanie przychodu. Wyobraźmy sobie jednak odwrotną sytuację. W sklepie jest ogromny ruch, pracowników jest zbyt mało i tylko jedna otwarta kasa. Tworzą się kolejki, więc część potencjalnych Klientów na samym wejściu do sklepu, widząc kolejkę, zrezygnuje z zakupów. Pracodawca znów ponosi straty, tym razem w formie niezrealizowanych zysków.
Jak liczyć rzeczywisty czas pracy pracowników?
Analiza czasu pracy ma ogromne znacznie, gdyż szacuje się, że nieodnotowane spóźnienia czy wyjścia przed czasem stanowią nawet 10% czasu pracy. To stanowi koszt, który nie musiałby być wypłacony. Najczęściej w firmach przeszkodę do rejestrowania faktycznego czasu pracy stanowi technologia - stosowanie list obecności, gdzie pracownik nawykowo lub aby uniknąć problemów wpisuje godziny wejścia i wyjścia z grafiku, a nie faktyczne. Jeśli firma decyduje się na rejestratory, to często umieszcza je w złym miejscu - przy wejściu do zakładu pracy, zamiast przy wejściu na stanowisko. Zatem pracownik może skończyć pracę na stanowisku wcześniej niż powinien, a zarejestrować swoje wyjście we właściwej porze, tak jak było zaplanowane w grafiku pracy. W przypadku dużych firm trudno jest to upilnować.
Dokładne liczenie rzeczywistego czasu pracy pracowników jest kluczowym elementem optymalizacji. Zastosowanie nowoczesnego oprogramowania do rejestracji czasu pracy, takich jak Grafik Optymalny, do monitorowania czasu pracy pozwala na precyzyjne określenie czasu przeznaczonego na różne zadania, co umożliwia skuteczne planowanie zasobów. Dodatkowo opcja generowania raportów pozwala w prosty sposób stworzyć podsumowanie dla każdego pracownika.
Co tracisz na złej optymalizacji czasu pracy?
Po pierwsze miej świadomość, że ile godzin zaplanujesz pracownikom w grafiku, za tyle musisz zapłacić. Tyczy się to pracowników zatrudnionych zarówno na podstawie umów o pracę, jak i na podstawie umów cywilnoprawnych. Zatem podstawą planowania czasu pracy jest dostosowanie ilości pracowników na grafiku w danym czasie do ilości pracy. Jeżeli pracowników w danym czasie (dniu, godzinie) jest zbyt dużo, to oznacza to zbędne koszty. Najczęściej popełnianym błędem przy planowaniu pracy jest nakładanie się zmian i tzw. kominy. W czasie, kiedy zmiany się zazębiają, liczba pracowników jest podwojona, najczęściej zupełnie niepotrzebnie.
W przypadku branży handlowej, gastronomii czy usług złe dostosowanie obsady działa również w drugą stronę. Jeśli pracowników jest w danym czasie za mało w stosunku do potrzeb związanych z obsługą, to najczęściej wpływa to negatywnie na obroty, tj. część klientów odejdzie, bo nie chce czekać na obsługę. Zatem koszty pracy będą niższe, bo wydałeś mniej godzin, ale co z tego, skoro obroty też spadną. Dodatkowo długi czas oczekiwania na obsługę (np. w przypadku restauracji na kelnera) - lub kolejki w sklepach wpływają negatywnie na wizerunek i powodują, że zrażony klient nigdy nie wróci. Zatem zły grafik wpływa negatywnie na przychody firmy również długofalowo.
Kiedy pracownik zatrudniony na umowie o pracę zostaje w pracy po godzinach lub przychodzi do pracy w dzień wolny, to oznacza nadgodziny. Badania pokazują, że aż 75% Polaków pracuje w godzinach nadliczbowych. Przedsiębiorcy odczuwają to w postaci zwiększonych kosztów pracy, bowiem godziny nadliczbowe muszą być płatne z ekstra dodatkiem 50% lub 100% za każdą przepracowaną godzinę w zależności od typu.
Sam proces tworzenia grafiku czasu pracy przez osobę do tego wyznaczoną jest kosztem samym w sobie. Szacuje się, że stworzenie grafiku dla 20 osób w systemie równoważnym, jego modyfikacje w trakcie miesiąca wynikające z np. urlopów na żądanie czy zwolnień lekarskich i informowanie pracowników o zmianach trwa ok. 20 godzin roboczych. Zatem ok. 20% wynagrodzenia osoby tworzącej grafiki wydajesz na planowanie czasu pracy. To też możesz zoptymalizować!
Co jeszcze tracisz?
Na samym tworzeniu grafiku czynności związane z czasem pracy nie kończą się. Trzeba bowiem jeszcze wykonać podsumowanie czasu pracy (tj. zliczyć wszystkie godziny przepracowane, nocne, urlopy i zwolnienia wszelkich typów, nadgodziny wszelkich typów itd. porównując grafik planowany z wykonaniem) do celów ewidencji i naliczenia pensji. Przy 20 osobach w systemie równoważnym trwa to ok. 8 godzin. A więc kolejne koszty…
Szacuje się, że ok. 2% nominału czasu pracy nie zostaje przepracowane. Pracownicy wychodzą przed czasem lub spóźniają się i nie odnotowują tego na listach obecności. Zatem 2% kosztów pracy to wydane kwoty, które tak naprawdę pracownikom się nie należą.
Czy grafik wpływa na pozapłacowe koszty pracy? Tak. Kiedy zatrudniasz osoby o ograniczonej dyspozycyjności np. studentów, musisz mieć świadomość, że jeśli nie dostosujesz grafiku pod ich potrzeby, wówczas będziesz miał wysoką rotację personelu. W obecnych czasach łatwiej zrezygnować z pracy, bo jest jej dużo, niż ze studiów. A jak wiadomo, rotacja to koszty, bo w miejsce pracownika, który się zwolnił, musisz zatrudnić kolejnego. - Wydajesz zatem na rekrutację, szkolenia i adaptację nowego pracownika.
Najbardziej nieprzyjemną konsekwencją finansową złego grafiku pracy są kary nałożone przez PIP. W roku 2016 skontrolowanych zostało 80000 przedsiębiorstw, a 20% zostało ukaranych grzywną. Maksymalna grzywna to 30000. W Kodeksie Pracy jest prawie 100 punktów związanych z planowaniem czasu pracy, więc stworzenie grafiku zgodnego z przepisami nie jest proste, ale musisz uwzględniać przepisy przy optymalizacji czasu pracy.
Jeśli tworzysz grafiki niezgodne z przepisami, dodatkowo narażasz się na stawianie się w Sądach Pracy. Znów pojawiają się koszty, tym razem związane z obsługą prawną. Musisz też wiedzieć, że jeśli tworzysz grafiki niezgodne z przepisami, to narażasz firmę na utratę wizerunku w oczach pracowników (a dalej klientów). Jeśli nieprawidłowości zostaną gdzieś opisane (np. przez niezadowolonych pracowników na GoWork.pl) możesz mieć problem ze znalezieniem osób do pracy w przyszłości. Zły grafik pracy może spowodować wiele strat - to z pewnością pesymistyczna perspektywa. Jednak z drugiej strony, dobry grafik pracy to przepis na znaczą redukcję kosztów związanych z prowadzeniem działalności!
Dlaczego warto optymalizować czas pracy w firmie?
Optymalizacja czasu pracy jest obecnie podstawą dla każdego przedsiębiorstwa. Skuteczne zarządzanie czasem pracy to kluczowy element sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym. Koszty pracy wynikają w dużej mierze z czasu pracy Przy stałym wzroście wynagrodzeń, przetrwają te firmy, które nauczą się optymalnie planować czas pracy.
Patrząc na P&Le firm, koszty pracownicze pochłaniają zwykle najwięcej pieniędzy. Pewnie zastanawiasz się więc, w jaki sposób możesz zoptymalizować choć część tych wydatków. Cięcie godzin i zwolnienia pracowników nie są dobrymi pomysłami. Będzie to raczej ryzyko dla Twojego biznesu, ponieważ następstwem takich decyzji może być utrata przychodów, czy nawet całkowita dezorganizacja firmy. Jeżeli zmniejszasz zatrudnienie, to tym samym zmniejszasz skalę swojego biznesu, a to nie jest jednoznaczne ze wzrostem jego rentowności. Co więcej, musisz liczyć się z tym, że pracownicy mogą mieć problem z obsłużeniem dużej liczby klientów, czy dostarczeniem projektu w odpowiednim czasie. Dzięki optymalizacji czasu pracy możesz poradzić sobie ze stałymi podwyżkami kosztów personalnych, tak aby nie zwalniać pracowników.
Optymalizacja czasu pracy przynosi liczne korzyści. Skuteczne zarządzanie czasem nie tylko skutkuje obniżeniem kosztów czy zwiększeniem wydajności pracowników, ale także wpływa pozytywnie na atmosferę w pracy i motywację zespołu. Optymalizacja czasu pracy nie tylko zwiększa efektywność, ale również tworzy korzystne warunki dla rozwoju firmy w długotrwałej perspektywie. Nasz program do tworzenia grafiku pracy Ci w tym pomoże!
Loading...