Koszty pracy to ogół wydatków, które leżą po stronie pracodawcy, związanych z zatrudnieniem, a także rozwojem pracowników. Do tych kosztów zaliczamy te oczywiste dla wszystkich, czyli: koszty pensji, premii, bonusów, składki, a także koszty pozapłacowe, czyli koszty rekrutacji, szkoleń czy benefitów. Warto wspomnieć, że to właśnie koszty pracy najczęściej stanowią największą grupę wydatków dla pracodawcy. Właściciele firm stale szukają nowych, innowacyjnych rozwiązań, które pomogą im zmniejszyć choć część tych wydatków. W tym artykule, zwrócę uwagę na koszty, które nie są oczywiste i często nie widać ich ‘’na pierwszy rzut oka’’.
Podstawą optymalizacji wszystkich kosztów związanych z pracownikami nie będzie obniżanie wynagrodzeń, ani tym bardziej zwolnienia pracowników. Podstawą powinna być analiza grafików pracy i rotacji, nauka dobrego planowania, a także kontrola nad czasem faktycznie przepracowanym. Godziny pracy Twoich pracowników, bezpośrednio przekładają się na koszty pracy. Im większa skala biznesu, tym oszczędności choćby w kilku oddziałach czy działach będą robiły wrażenie. Jest też druga strona medalu, która może dotyczyć większych firm. Jeżeli grafiki są źle zarządzane, panuje chaos w dokumentach, a przepisy Kodeksu Pracy nie są przestrzegane, to straty będą równie duże, co niedoszłe oszczędności. Dlatego właśnie grafiki pracy mają istotne znaczenie dla optymalnego działania biznesu.
Pewnie zastanawiasz się teraz, na czym powinieneś skupić swoją uwagę w pierwszej kolejności. Poniżej zebraliśmy kilka kluczowych aspektów, które wpływają na koszty pracy, lecz nie zawsze są widoczne gołym okiem.
Koszty spóźnień
Harmonogram pracy, a godziny rzeczywiście przepracowane często nie są ze sobą spójne. Szacuje się, że nieodnotowane spóźnienia stanowią kilka procent czasu pracy. Sumując w skali miesiąca wszystkie spóźnienia pracowników, a także wcześniejsze wyjścia, możemy dostrzec jak dużo roboczogodzin właściwie nie jest przepracowane. Za czas nieprzepracowany w wyniku spóźnienia pracodawca nie ma obowiązku wypłacać wynagrodzenia. W wielu firmach stosowane są papierowe listy obecności, wówczas pracownik z przyzwyczajenia uzupełnia codziennie listę na wejście i na wyjście z pracy. Czy jest to jednak najlepsza metoda, która wykaże faktyczny czas pracy? Wiele zależy od sumiennego podejścia pracownika, bowiem istnieje ryzyko, że pracownik wprowadzi godziny pracy pokrywające się z grafikiem, a nie te faktyczne. Jak temu zaradzić? Z pomocą przychodzi technologia i innowacje rynkowe. Czytniki, bądź inne rejestratory czasu pracy, dużo lepiej odzwierciedlają przepracowane godziny. Ważną kwestią jest umiejscowienie czytników. Muszą być one rozmieszczone bezpośrednio przy wejściu na stanowisko pracy, wówczas sprawdzają się najlepiej. Często jednak rejestratory umieszczane są przy wejściu do zakładu pracy, co nie jest najlepszym pomysłem. Pracownik może przyjść do pracy wcześniej, a faktycznej pracy nie rozpocząć o czasie grafikowym. Im większa firma, tym trudniej tego upilnować.
Koszty rotacji personelu
Fluktuacja personelu jest nieunikniona, lecz często można ją znacznie zmniejszyć, co będzie miało pozytywne przełożenie na koszty pracy. Każdą nowo zatrudnioną osobę trzeba bowiem wysłać na badania lekarskie, wyszkolić oraz wdrożyć w obowiązki. Nowy pracownik jest zazwyczaj mniej produktywny przez pewien okres niż jego poprzednik. Szacuje się, że łączny koszt rotacji jednego pracownika to około 85% jego rocznego wynagrodzenia. W celu obniżenia kosztów związanych z rotacją, warto zbierać na ten temat dane, a następnie poddawać je analizie. W oparciu o wyciągnięte wnioski podejmuj działania, które będą miały na celu zmniejszenie fluktuacji. Możliwość realnego obniżenia kosztów wystąpi jedynie wtedy, gdy dokładnie poznamy źródło problemu i wdrożymy skutecznie plany naprawcze.
Kary za zgodność z przepisami Kodeksu Pracy
Grafiki niezgodne z przepisami mogą zrujnować budżet i reputację firmy. Kary pieniężne, które są nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy sięgają nawet 30 tysięcy zł. Firma, która nie jest w zgodzie z przepisami naraża się też na sprawy w sądach pracy. W takiej sytuacji kosztem będzie czas poświęcony na przygotowanie i udział w rozprawach, a także opłaty za obsługę prawną.
Łamanie praw pracowniczych może bardzo negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy, podwyższyć poziom rotacji personelu i utrudnić rekrutację. Tym samym generuje to kolejne koszty. W przypadku utraty wizerunku w oczach potencjalnych klientów może to wpłynąć na utratę potencjalnych przychodów.
Warto więc przestrzegać obowiązujących przepisów, aby nie zniszczyć dobrego imienia firmy, które często budowane jest latami.
Kosztowne nadgodziny
Godziny nadliczbowe są dodatkowo wynagradzane pracownikowi. W zależności od tego kiedy wystąpiły, mogą być płatne bonusowo 50% lub 100% do podstawowego wynagrodzenia. Jeżeli występują notorycznie, mogą generować spore koszty dodatkowe. Nie unikniemy ich całkowicie, bowiem zdarzają się sytuacje losowe, kiedy faktycznie konieczne jest wydłużenie czasu pracy. Czy jednak zawsze powodem nadgodzin są sytuacje losowe? Niezupełnie. Firmy które nie monitorują swojego zapotrzebowania na pracę w danych dniach czy miesiącach, częściej borykają się z problemem kosztownych nadgodzin, ponieważ nie mają szansy zauważyć pewnych zależności np. w sezonowości sprzedaży. Warto się zastanowić, czy wszystkie nadgodziny opłaca się pracownikowi wypłacać. Przepisy pozwalają na udzielenie pracownikowi dodatkowego czasu wolnego, za wcześniej przepracowane godziny nadliczbowe. Więcej informacji na temat nadgodzin, znajdziesz w tym artykule.
Analiza danych sprzedażowych
Harmonogram pracy powinien być współzależny z ilością pracy do wykonania w okresie lub miesiącu na który planujesz grafik. Aby wyciągnąć szczegółowe dane, powinieneś bazować na informacjach archiwalnych. Dzięki temu będziesz mógł w łatwy sposób przygotować się na intensywniejsze, bądź słabsze okresy firmy. Analizując dane, można dostrzec pewne zależności, aby później przełożyć je na grafik pracy i uwzględnić w ilości planowanej obsady.
Jeżeli tego nie robisz, jesteś narażony na “przepalanie” grafików tj. lokowanie roboczogodzin w czasie kiedy nie jest to konieczne, a tym samym zbyteczne koszty. Optymalizacji kosztów pracy poświęciliśmy oddzielny artykuł na naszym blogu. Zachęcamy Cię lektury.
Zamów audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Odpowiedni grafik pracy to klucz do optymalizacji kosztów pracowniczych. Jeżeli szukasz rozwiązania, które pomoże Ci odpowiednio poukładać procesy, zaoszczędzić czas, a przede wszystkim pieniądze- wypróbuj Grafik Optymalny. Narzędzie w pełnej wersji, możesz bezpłatnie testować aż przez 30 dni.
Loading...