Jak zapanować nad epidemią zwolnień lekarskich (nie tylko w sezonie grypowym)?

Polacy spędzają na zwolnieniach lekarskich ponad 276 mln dni rocznie, a zatem statycznie każdy pracownik przebywa na chorobowym kilkanaście dni w roku (1). Dla firm oznacza to ogromne straty finansowe. „Sezon grypowy” zaczyna się już pod koniec września, a wraz z tym rośnie liczba wystawionych zwolnień lekarskich. Jednak nie wszystkie L4 mają faktyczny związek z chorobą. Jakie są konsekwencje epidemii zwolnień lekarskich w firmach i jak nad tym zapanować?

Ciekawostka: jak podaje Conperio, w wielu firmach zwolnień napływa więcej w okresach świątecznych – i to w miesiącach, kiedy statystycznie chorujemy najmniej. Na przykład w czerwcu, blisko Bożego Ciała, w firmach obserwuje się wysyp krótkoterminowych – trwających przeciętnie 3,8 dnia – zwolnień lekarskich (2). Inne „gorące” okresy, kiedy więcej pracowników przechodzi na zwolnienie, to na przykład Majówka czy Święta Bożego Narodzenia. Na ile takie zwolnienia są uzasadnione, pozostaje kwestią domysłu.

Konsekwencje "epidemii" L4

Bez względu na to czy pracownik naprawdę jest chory, czy tylko przedłuża sobie weekend, dla pracodawcy L4 oznacza redukcję personelu. Mniej pracowników to często brak możliwości dowiezienia ważnych celów biznesowych, co wiąże się ze stratami finansowymi. Praca w firmie ulega dezorganizacji – zadania osoby przebywającej na zwolnieniu spadają na innych pracowników i w efekcie albo są wykonane byle jak, albo personel zostaje po godzinach, co obciąża pracodawcę kosztami. Jeśli pracownik zarabia 2500 zł miesięcznie, jego absencja może kosztować nawet 5000-6000 zł, właśnie ze względu na konieczność wypłacania nadgodzin innym pracownikom lub opłacenia zastępstw (3).

Bywa też tak, że kiedy dwie osoby w tym samym czasie przejdą na zwolnienie, a pracodawca nie ma dla nich zastępstwa, firma jest sparaliżowana. W małych punktach handlowych czy usługowych nieobecność jednego-dwóch pracowników może zaważyć o tym, że sklep nie zostanie otwarty. Dochodzi zatem do utraty potencjalnych zysków. Jeśli taki punkt znajduje się w centrum handlowym, na właściciel zostanie dodatkowo obciążony karą wynikającą z umowy najmu.

Zwolnienie lekarskie a stres w pracy

Na pracownika, który regularnie korzysta ze zwolnień lekarskich, często patrzymy jak na “cwaniaka”, który unika odpowiedzialności. Nie jest tajemnicą, że choroba – prawdziwa czy udawana – może być swego rodzaju mechanizmem unikania stresu. Kiedy jednak przyjrzymy się potrzebom pracownika, łatwiej zrozumiemy, skąd biorą się choroby lub „choroby”. Nieodpowiednie zarządzanie zadaniami i stres prowadzą do przeciążenia, a w konsekwencji do poszukiwania ucieczki od pracy. Menedżerowie powinni mieć na uwadze, że zawalanie pracowników nadmiarem zadań oraz wyznaczanie celów obarczonych (zbyt) wysoką presją może skutecznie przerzedzić liczbę osób zdolnych do pracy.

Kolejnym znaczącym powodem, dla którego pracownicy sięgają po zwolnienia lekarskie, jest źle ułożony grafik. Przypuśćmy, że w firmie zatrudniony jest student, który jasno informuje, że we wtorek wieczorem ma obowiązkowe zajęcia na uczelni – a mimo to dostaje na ten dzień popołudniową zmianę w pracy. Mając do wyboru: obecność w pracy czy na zajęciach, często wybierze to drugie. Podobnie postąpi, kiedy nadmiar pracy koliduje u niego z przygotowaniami do sesji. To dotyczy nie tylko studentów. Grafik, który powoduje u pracowników przeciążenie lub uniemożliwia im realizowanie ważnych potrzeb poza pracą, jest częstą przyczyną „epidemii L4” w firmach.

Jak ograniczyć liczbę osób idących na zwolnienie lekarskie?

Pracownicy chorują szczególnie w okresie jesiennym i wiosną. Nie da się tego zjawiska w pełni wyeliminować, a jedynie wychodzić mu naprzeciw prowadząc statystykę, kiedy zwolnień w firmie jest najwięcej i na ten czas przygotowywać zastępstwa. Natomiast to, nad czym pracodawca może, przynajmniej częściowo, zapanować, to epidemia „lewych” zwolnień.

Pomocna okazuje się szczera rozmowa z personelem. Kiedy uświadomimy pracownikom, że w czasie choroby na ich kolegę czy koleżankę spadają dodatkowe zadania, że ich statystyki chorobowe zostają na świadectwie pracy, a L4 oznacza koszty dla pracodawcy, – wtedy otwierają się drzwi do rozmów. Jeśli obowiązki cię przeciążają, może zastanowimy się, co z tym zrobić? Jeśli problem leży w grafiku, usiądźmy i postarajmy się dokonać zmian.

To ostatnie bywa szczególnie trudne, biorąc pod uwagę konieczność połączenia potrzeb pracowników i firmy oraz norm kodeksu pracy. Ułożenie dobrego grafiku bywa prawdziwą sztuką. Dlatego wśród kadr coraz popularniejsze stają się rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym, które analizując szczegółowe dane układają najbardziej optymalny grafik. Efektem jest nie tylko mniejsza ilość zwolnień lekarskich, ale też mniejsza rotacja personelu. Firmy mogą dzięki temu wiele zaoszczędzić i w dużej mierze uleczyć “epidemię L4” - szczególnie, kiedy dodadzą do tego rozsądne zarządzanie i empatyczne podejście do pracownika.

Artykuł ukazał się 15 listopada na HRPolska.pl.

Zamów audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.