Planowanie czasu pracy obejmuje ustalanie grafiku pracy dla pracowników na konkretny okres rozliczeniowy. Grafik powinien uwzględniać liczbę dni roboczych oraz wymaganą liczbę godzin pracy, które zatrudniony będzie zobowiązany przepracować w danym okresie. Rozkład czasu pracy, czyli grafik pracy obejmuje także dni wolne od pracy, uwzględniając standardowy pięciodniowy tydzień pracy oraz dni wolne przypadające na niedziele i święta lub dodatkowe dni wolne związane z pracą w te dni.
Co to jest harmonogram czasu pracy?
Harmonogram czasu pracy określa dni pracy oraz dni wolne od pracy, a w ramach dni pracy godziny, w jakich powinno się wykonać pracę, w okresie miesiąca lub całego okresu rozliczeniowego. Aby poprawnie go ułożyć należy bazować na właściwych podstawach prawnych.
Podstawa prawna dla harmonogramu pracy
Podstawą prawną dla harmonogramu czasu pracy są artykuły 129 (Wymiar czasu pracy), 130 (Zasady ustalania wymiaru czasu pracy) oraz 150 (Ustalanie systemu i wymiaru czasu pracy).
Układając harmonogram czasu pracy należy pamiętać również o ustawie z dnia 10.01.2018 roku o ograniczeniu handlu w niedzielę i święta oraz niektóre dni.
Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy pracowników?
Prawidłowo sporządzony harmonogram czasu pracy powinien zawierać informacje o okresie, na który został stworzony, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz o dniach wolnych od pracy. Ponadto grafik czasu pracy musi uwzględniać szereg różnych aspektów, takich jak:
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- wymiar czasu pracy,
- doba pracownicza,
- odpoczynek dobowy,
- odpoczynek tygodniowy,
- 5-dniowy tydzień pracy,
- wolna niedziela przynajmniej raz na 4 tygodnie,
- dni wolne od pracy,
- urlopy pracowników.
Kto ustala harmonogram czasu pracy?
Obowiązek sporządzania harmonogramu czasu pracy co do zasady spoczywa na pracodawcy. Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu Pracy pracodawca powinien sporządzać indywidualny rozkład czasu pracy danego pracownika, czyli jego harmonogram w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, przy czym powinien on obejmować co najmniej jeden miesiąc. Rozkład czasu pracy pracodawca musi przekazać pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten harmonogram. Warto zaznaczyć, że to powiadomienie nie wymaga zgody pracownika. Co więcej, Kodeks Pracy przyznaje pracodawcy prawo do ochrony własnych interesów, chociaż zakres tych praw nie jest jednoznacznie określony.
Przepisy nie zobowiązują pracodawcy, aby pobierał od pracowników potwierdzenia o zapoznaniu się z grafikiem. Wystarczające jest to, że grafik pracy został prawidłowo przedstawiony pracownikom.
Co do zasady ustalony już harmonogram czasu pracy dla pracowników nie powinien być zmieniany w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiana taka może być dokonana tylko wyjątkowo. Wszelkie szczególne przypadki powinny być wymienione w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych.
Przepisy nie precyzują zasad powiadamiania pracowników o nagłych zmianach w harmonogramie. Dlatego zaleca się wprowadzenie odpowiednich informacji w ramach przepisów wewnętrznych, na przykład w regulaminie pracy. W sytuacji konieczności wprowadzenia modyfikacji w harmonogramie, zwłaszcza jeżeli firma nie posiada ustalonych regulacji dotyczących nieprzewidzianych sytuacji, zaleca się jak najszybsze poinformowanie pracowników. Dzięki temu będą mieli wystarczająco czasu na dostosowanie się do zmian.
Jeśli wprowadzasz zmiany w grafiku, wcześniej upewnij się, czy Twoi pracownicy mogą być obecni w pracy, względem nowego. Istnieje ryzyko, że mają już zaplanowany czas np. umówioną wizytę u lekarza, na którą czekali miesiącami i nie mogą jej odwołać, mają wykupione bilety do teatru, albo po prostu muszą załatwić w tym terminie jakieś ważne urzędowe sprawy. Sytuacji życiowych jest wiele, musisz o tym pamiętać. Gdy zmieniasz plan, upewnij się więc, że Twoi pracownicy nie mają wtedy nic ważnego i mogą pojawić się w pracy, w przeciwnym razie może to zaważyć na Waszych relacjach. Warto też wspomnieć o okolicznościach wprowadzenia zmian i z czego one wynikają, pracownicy na pewno lepiej to przyjmą i wykażą się zrozumieniem
Jak prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy pracownika?
Układając harmonogram pracowniczy określający jego czas pracy należy wziąć pod uwagę wiele aspektów, nie tylko to, co wynika z prawa pracy. Duże znaczenie ma także, w jakim systemie pracują oraz typ umowy. Poniżej prezentujemy sześć najważniejszych punktów, o których trzeba pamiętać.
- Przeanalizuj system czasu pracy
W dużej ilości firm występuje sezonowość, która skutkuje zmienną ilością pracy do wykonania w poszczególnych miesiącach, a także dniach. W takiej sytuacji warto zamienić podstawowy zadaniowy system czasu pracy na równoważny system pracy, bowiem możliwe będzie wydłużenie zmiany do 12 godzin. Jeśli więc w Twojej firmie występuje sezonowość i zdarzają się trudniejsze okresy, gdy brakuje Ci rąk do pracy, zastanów się, czy pracujesz w odpowiednim systemie czasu pracy, być może warto rozważyć jego zmianę, która usprawni prawidłowe przygotowanie harmonogramów pracy. Pamiętaj jednak, by nigdy nie przekraczać domowego wymiaru czasu pracy oraz wykorzystuj systemy do rejestracji czasu pracy.
- Zastanów się nad długością okresów rozliczeniowych
Długość okresu rozliczeniowego jest jednym z fundamentów organizacji czasu pracy. Minimalny czas trwania okresu rozliczeniowego to 28 dni, maksymalnie może trwać nawet do roku, lecz musi być to poparte odpowiednimi uzasadnieniem. Okres rozliczeniowy powinien być dopasowany do specyfiki branży i zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach roku. Dzięki temu, firma może zaplanować godziny, adekwatnie do natężenia pracy. Krótsze okresy rozliczeniowe powodują mniejszą elastyczność w zarządzaniu czasem, więc są szczególnie mało korzystne dla firm, które cechuje sezonowość. Długość okresu rozliczeniowego jest również powiązana z nadgodzinami, o czym pisaliśmy w innym artykule.
- Układaj harmonogram godzin pracy w oparciu o faktyczne dane lub o Twoje założenia i cele
Jeśli w Twojej firmie kontrolowane są dane na temat np. wysokości sprzedaży w danym dniu, ilości obsłużonych klientów, czy wykonanych telefonów, możesz, a nawet powinieneś to wykorzystać. Plan obsady i rozkład czasu pracy pracowników powinien być tworzony na podstawie faktycznych danych. Warto również przygotować prognozę sprzedaży i jej faktyczny przebieg. Jeśli weźmiesz to pod uwagę, będziesz mógł dopasować odpowiednią ilość osób pracujących w danym okresie. Unikniesz wtedy przeplanowań, które są sporym kosztem dla firmy, a także będziesz mógł zaplanować więcej rąk do pracy, gdy będzie to wynikało z analizy sprzedażowej. Do precyzyjnego określenia, ilu pracowników potrzebujesz w relacji do ilości pracy do wykonania możesz użyć kluczowych wskaźników (KPI) jak produktywność.
- Twórz plany urlopowe
Tworzenie planu urlopowego jest konieczne jedynie dla firm, w których działają związki zawodowe. Dla pozostałej większości firm, które nie mają wymogu tworzenia planu, powinna być to dobra praktyka. Dzięki rozkładowi urlopów możesz uniknąć trudnych sytuacji przy planowaniu harmonogramów pracy np. nakładających się urlopów w okresie świątecznym lub w okresach, gdy do wykonywania pracy potrzeba więcej osób. Jeśli planujesz harmonogram godzin pracy, a wcześniej stworzyłeś plan urlopowy - koniecznie sprawdź, czy Twoi pracownicy nie mieli zaplanowanych w tym czasie dni wolnych, unikniesz wtedy zbędnych zmian i przeplanowań grafikowych. To ułatwi także ewidencje czasy pracy każdej zatrudnionej osoby.
- Zbieraj prośby grafikowe Twoich pracowników
Układając grafik i pracując nad nowym harmonogramem, zapytaj swoich pracowników o ewentualne prośby grafikowe. Jest to bardzo dobra praktyka, dzięki której będziesz mógł nawiązać dialog z pracownikami, bowiem zyskają oni świadomość, że bierzesz pod uwagę ich potrzeby związane z czasem pracy. Warto ustalić również zasady z tym związane, aby pracownicy nie nadużywali tego przywileju.
- Twórz nieszablonowe harmonogramy pracy
Gdy przystępujesz do planowania czasu pracy, w pierwszej kolejności zweryfikuj np. wszystkie święta, wydarzenia, eventy i promocje w galeriach, a także pozostałe czynniki, które mogą wpłynąć na zwiększenie lub zmniejszenie zapotrzebowanie na pracę w Twojej firmie. Pomoże Ci to zaplanować wystarczającą ilość personelu, adekwatną do ilości klientów, których trzeba będzie obsłużyć. Tym samym unikniesz dodatkowych kosztów, związanych ze zbyt dużą ilością pracowników - gdy pracy jest mało, a także zminimalizujesz straty wynikające z utraty klientów, którzy np. zrezygnują z zakupów z powodu dużych kolejek.
- Uwzględnij okres wakacyjny
Grafiki pracy na miesiące wakacyjne - lipiec i sierpień, nie należą do najłatwiejszych pod względem planowania czasu pracy. Spowodowane jest to w głównej mierze intensywnym sezonem urlopów, a także świętami, które przy dobrym rozplanowaniu urlopów, mogą przedłużyć pracownikowi weekend. Jak wiadomo, każdy chce mieć wtedy czas wolny, jednak ktoś pracować będzie musiał. Trzeba więc pamiętać o sprawiedliwym podziale urlopów.
Dla miejscowości turystycznych, wakacje to sezon największych obrotów. Klientów jest wtedy bardzo dużo i trzeba sprostać ich obsłudze, aby nie stracić ewentualnych szans na sprzedaż. Na sezon letni nastawione są firmy działające m.in. w handlu, gastronomii, hotelarstwie i usługach związanych z rozrywką. Z pewnością cały okres wakacyjny będzie bardzo intensywny, na co trzeba odpowiednio się przygotować. Jednak za szczyt sezonu wakacyjnego uznawany jest tzw. długi weekend, który wypada w okolicy święta 18.08, bowiem większość osób wykorzystuje możliwość dłuższego odpoczynku i wyjeżdża poza miejsce zamieszkania. Planując harmonogram czasu pracy dla powyższych miejsc należy uwzględnić te daty w grafiku i zaplanować mocną obsadę - z pewnością, im więcej będzie rąk do pracy, tym lepiej.
Firmy działające w branży turystycznej, nie powinny udzielać urlopów wypoczynkowych w wysokim sezonie. Jest to oczywiste ze względu na wzmożoną ilość pracy, lecz sytuacja nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem ze strony pracowników. Jak więc przygotować się do kłopotliwych sytuacji urlopowych i co zrobić, aby do nich nie dochodziło? Wszystkiego dowiesz się z naszego artykułu.
Wakacje to okres imprez plenerowych, koncertów, a także różnego rodzaju eventów. Warto wcześniej zorientować się, czy takie wydarzenie nie będzie organizowane w okolicy prowadzonego przez Ciebie biznesu. Szczególnie dla firm, które działają w gastronomii, może mieć to szczególne znaczenie i będzie konieczne zaplanowanie mocniejszej obsady.
Harmonogram czasu pracy na okres wakacyjny powinien uwzględniać liczne promocje, które pojawiają się w sklepach. Lipiec i sierpień to zdecydowanie czas gorących wyprzedaży letnich. W galeriach handlowych przybywa klientów, których na zakupy przyciągają bardzo atrakcyjne ceny. W okresie największych obniżek, powinieneś zaplanować pracę dla większej liczby osób niż zazwyczaj. Jeśli pracowników będzie za mało, w sklepie pojawią się kolejki do kasy, a towar z przymierzalni nie wróci na salę sprzedaży, co będzie skutkowało niezadowoleniem klientów i utratą potencjalnych zysków.
Na początku sierpnia w sklepach rozpoczyna się nowy sezon, jesienno - zimowy. Może to przyciągnąć większą ilość klientów, którzy zainteresowani będą najnowszymi trendami na rynku - Twój harmonogram godzin pracy powinien również uwzględniać takie kwestie.
Końcówka wakacji będzie szczególnie pracowita dla firm, które w ofercie posiadają asortyment szkolny. Oficjalnie 2 września uczniowie wracają do szkół, jeśli więc prowadzisz księgarnię, sklep papierniczy itp. musisz spodziewać się sporej liczby klientów, co warto uwzględnić planując harmonogram pracy.
Najczęstsze błędy podczas tworzenia harmonogramów pracy pracowników
Jeśli grafiki pracy nie są zoptymalizowane, narażasz swoją firmę na 3 kategorie kosztów: kary, zawyżone koszty codziennej działalności oraz koszty utraconych możliwości. Przyjrzyjmy się każdej z tych kategorii kosztów:
- Kary - w przypadku niezgodności grafików z zapisami Kodeksu Pracy, ze strony Państwowej Inspekcji Pracy grozi kara nawet do 30 000 zł.
- Zawyżone koszty codziennej działalności - kosztownym skutkiem złych grafików pracy są nadgodziny. Zmniejszają one zyskowność Twojej firmy. Im więcej pracowników, tym więcej pieniędzy "topisz" w nadgodzinach.
- Koszty utraconych możliwości - idealny harmonogram pracy jest dostosowany do ilości pracy do wykonania w firmie i preferowanej dyspozycyjności pracowników. Im bardziej oddalone od tego ideału są harmonogramy pracy w Twojej firmie, tym bardziej zmniejszasz jej potencjał do poprawy wyników finansowych i zatrzymania pracowników.
Zrobienie optymalnego grafiku pracy jest dużym wyzwaniem i łatwo popełnić błędy, a oto 19 najczęściej pojawiających się błędów podczas tworzenia harmonogramów czasu pracy:
- Brak harmonogramów pracy dla pracowników
Wielu przedsiębiorców błędnie tkwi w przekonaniu, że nie muszą tworzyć grafików pracy. Sprawdź inny artykuł i dowiedz się, kto powinien tworzyć grafik pracy. Szybka odpowiedź jest taka, że są one obowiązkowe we wszystkich firmach, w których czas pracy różni się w poszczególnych dniach miesiąca. W niektórych firmach grafiki nie funkcjonują. W skrajnych przypadkach kierownik ustala, kto i jak pracuje z dnia na dzień. Jest to niedopuszczalne.
- Rozplanowano zbyt krótki okres
Minimalny okres, na który powinna być zaplanowana praca to miesiąc. Nie jest dopuszczalne rozpisywanie harmonogramów na krótsze okresy, np. tygodniowe.
- Zbyt późne podawanie grafików do wiadomości pracowników
Harmonogram pracy powinien być podany do wiadomości pracowników z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem, czyli 23. lub 24. dnia miesiąca poprzedzającego, w zależności od jego długości. Ten błąd jest popełniany najczęściej okresie wzmożonych zwolnień, a w szczególności w okresach urlopowych.
Jeżeli chcesz wiedzieć, co powinien zawierać grafik pracy zapraszamy do lektury innych artykułów na naszym blogu.
- Niedostosowanie grafików do ilości pracy
Harmonogram godzin pracy powinien być dostosowany do tego, ile pracy jest do wykonania na danej zmianie. Praca przebiega wówczas w sposób płynny.
- Niedostosowanie ilości pracowników do czynników zewnętrznych
Często praca nie jest planowana w taki sposób, aby liczba pracowników w danym czasie była zgodna z zapotrzebowaniem np. ilością klientów, których mają obsłużyć – w przypadku sklepów, urzędów, call center itd. Powstają wtedy kolejki lub odwrotnie – mamy pracowników siedzących bezczynnie. Oba warianty to strata dla firmy – odejście zniecierpliwionych klientów albo pieniądze wyrzucone w błoto na nieefektywnie spędzone roboczogodziny.
- Zazębianie się zmian w harmonogramach pracy
W przypadku pracy zmianowej zmiany mogą się zazębiać (np. I zmiana 8-16, II zmiana 14-22), co prowadzi do obecności pracowników z obydwu zmian w tym samym czasie. Czasem jest to konieczne, gdyż pracownicy muszą przekazać sobie zmianę lub wynika z czynników zewnętrznych - jest więcej pracy do wykonania w tym przedziale czasu. Jeśli jednak wszyscy pracownicy w tym czasie nie mają przydzielonych zadań, oznacza to zmarnowane pieniądze, bo spada wydajność.
- Nieuwzględnianie dyspozycyjności pracowników
Oczekiwanie, że pracownicy będą dyspozycyjni przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę jest błędem, który prowadzi do wzmożonej rotacji (odejść) i związanych z nią kosztów, w tym: kosztów rekrutacji i szkoleń pracowniczych. Rozwiązaniem tego problemu jest zebranie od pracowników informacji o tych dniach lub godzinach, kiedy z ważnych przyczyn będą niedyspozycyjni.
- Złe planowanie urlopów
Złe planowanie urlopów może prowadzić do tego, że zabraknie rąk do pracy, kiedy zbyt wielu pracowników ma urlop w tym samym czasie. I odwrotnie - za nieudzielenie urlopu grozi kara do 30 000 zł. Plan urlopów na kolejny rok powinien być przygotowany do końca grudnia i najlepiej zrobić go wykorzystując program do urlopów.
- Praca w porze nocnej
Porą nocną jest wybrane przez zakład pracy 8 godzin z przedziału 22-7. Z tytułu pracy w tym okresie przysługuje dodatek. Nieuzasadnione planowanie pracy w porze nocnej znacznie i niepotrzebnie podnosi koszty pracy.
- Planowanie nadgodzin
Kodeks Pracy określa, kiedy dopuszcza pracę w godzinach nadliczbowych, ale co do zasady planowany grafik nie powinien ich zawierać. Jeżeli powstaną, są dodatkowo płatne 50% lub 100% w zależności od typu. Wpływają bardzo niekorzystnie na koszty pracy. Właśnie dlatego warto zadbać o dobre planowanie czasu pracy, w tym świadome planowanie nadgodzin.
- Praca w dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto
Jeżeli praca odbywa się w niedzielę i święta oraz jeśli pracownik musi przyjść do pracy w dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto, należy mu się dodatek 100% za każdą godzinę pracy. Jest to bardzo kosztowne.
- Przekroczenie liczby godzin do wypracowania w miesiącu
Są to tzw. nadgodziny średniotygodniowe, płatne z dodatkiem 100% do każdej godziny. Najgorszą sytuacją jest taka, kiedy w firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. W innym wypadku istnieje szansa na zbilansowanie ich w kolejnych miesiącach.
- Niestosowanie kompensat do nadgodzin
Mało kto wie, że nie zawsze trzeba wypłacać dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. W zamian można udzielić po prostu czasu wolnego. Najlepiej zrobić to na wniosek pracownika; godziny są wówczas zwracane w stosunku 1:1.
- Niestosowanie dopełnień do etatu
Praca powyżej wymiaru etatu, ale jego nieprzekroczenie, nie powoduje powstawania nadgodzin. Dopełnienia do etatu powinny być stosowane, gdy zapotrzebowanie na pracę nie jest niezmienne w poszczególnych miesiącach w roku.
- Przekroczenie dopuszczalnej liczby nadgodzin w roku
Mało kto sprawdza tworząc harmonogram pracy, ile nadgodzin zostało już wyrobionych od początku roku. W ten sposób często - szczególnie na koniec roku - przekroczony zostaje limit 150 nadgodzin.
- Praca po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej
Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik rozpocznie pracę w poniedziałek o 14, a następnie we wtorek o 7. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, gdy wyrażą zgodę związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników. Grozi za to kara do 30 000zł.
- Brak odpoczynków dobowych
W każdej dobie pracowniczej pracownikowi należy się nieprzerwany, 11-godzinny odpoczynek. Kowalski nie może więc skończyć pracy w poniedziałek o 22 i przyjść we wtorek na 7. Grozi za to kara do 30 000zł.
- Brak odpoczynków tygodniowych
W każdym tygodniu pracownikowi należy się nieprzerwany, 35-godzinny odpoczynek. Odstępstw od tej zasady jest niewiele, a kara za jej złamanie może być wysoka - do 30 000zł.
- Brak wolnej co 4 niedzieli
Jeżeli praca jest wykonywana w niedzielę, to co 4. pracownik musi mieć wolną. Osoby tworzące harmonogram pracy rzadko biorą do ręki ten z poprzedniego miesiąca, by sprawdzić to wstecz i w konsekwencji przepis jest bardzo często łamany.
- Brak przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy
Ilość dni pracujących musi się zgadzać. Najczęściej nie zgadza się w systemie równoważnym, kiedy czasem występują zmiany krótsze niż 8-godzinne, a zamiast równoważyć je zmianą dłuższą, pracownik jest proszony do pracy w dzień wolny.
Jeśli masz trudności z zapamiętaniem przedstawionych powyżej zasad tworzenia harmonogramów czasu pracy, a układanie harmonogramu zgodnego z Kodeksem Pracy jest dla Ciebie problematyczne, powinieneś wypróbować Grafik Optymalny. Nasz program do układania grafiku bierze pod uwagę m.in wszystkie wytyczne prawne, a także Twoje założenia kosztowe i na podstawie tego generuje optymalny grafik dla całej firmy, a także powiadamia pracowników o jego zmianach!
Jeśli masz wątpliwości, czy Twój harmonogram jest poprawny, poniżej znajdziesz listę pytań, które pomogą Ci to stwierdzić.
Czy Twój harmonogram utworzony jest co najmniej na jeden miesiąc?
Możesz planować czas pracy na dłuższe okresy, lecz nie możesz schodzić poniżej miesiąca.
Czy dostosowałeś ogólny wymiar czasu pracy w tym harmonogramie pracy względem przyjętego okresu rozliczeniowego w Twojej firmie?
Zawsze musisz dopasowywać ogólny wymiar czasu pracy do przyjętych okresów rozliczeniowych.
Czy zdefiniowałeś w harmonogramie pracy konkretne godziny pracy Twoich pracowników od-do?
Jeżeli w dokumentach wewnątrzzakładowych zdefiniowane są stałe zmiany to wystarczy, że w grafiku podasz numer zmiany roboczej.
Czy dostosowałeś dzienną ilość godzin pracy do systemu, który obowiązuje w Twojej firmie?
W przypadku podstawowego systemu norma to 8 godzin, natomiast w systemie równoważnym możesz wydłużyć czas pracy do maksymalnie 12, 16 lub 24 godzin ( w zależności od wariantu).
Czy wprowadzasz w grafiku informację o przerwach jeśli stosujesz system przerywanego czasu pracy?
W grafiku nie musisz wprowadzać informacji o przerwach - z jednym wyjątkiem, gdy stosujesz przerywany system czasu pracy. Przerwa może trwać maksymalnie 5 godzin.
Czy Twój harmonogram czasu pracy bierze pod uwagę wymogi Kodeksu Pracy, dotyczące odpoczynków dobowych i tygodniowych?
Odpoczynek dobowy musi mieć wymiar 11 godzin, natomiast tygodniowy nieprzerwanie 35 godzin.
Czy zachowałeś w swoim grafiku zasadę pracy w dobie pracowniczej?
Pracownik nie powinien rozpoczynać pracy po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej - czyli kolejnych 24 godzinach. Wyjątek stanowi elastyczny system w ramach rozkładu.
Czy jeśli w Twojej firmie możesz planować czas pracy również w weekendy lub święta, pamiętałeś aby w porozumieniu z pracownikiem zaplanować dzień wolny za taką pracę?
Obowiązek wynika z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Czy w Twoim harmonogramie uwzględniłeś liczbę dni wolnych, które przypadają pracownikowi na dany okres rozliczeniowy?
Dni wolne wynikają z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, więc pracownik w danym okresie musi mieć zaplanowaną sumę dni wolnych od pracy, która odpowiada minimalnej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych.
Czy zaplanowałeś swoim pracownikom co najmniej jedną wolną niedzielę na 4 tygodnie?
Zasada nie dotyczy osób zatrudnionych w systemie weekendowym, a także pracowników instytucji kultury.
Czy zaplanowałeś pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę odpowiednią ilość godzin względem etatu?
Niezapewnienie pracownikowi wystarczającej ilości godzin pracy, wynika ze złego planowania, nie możesz więc obniżyć pracownikowi wynagrodzenia.
Czy skutecznie podałeś harmonogram do wiadomości pracowników co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem okresu, który objęty jest tym harmonogramem?
Możesz to zrobić w formie elektronicznej lub papierowej.
Pytania i odpowiedzi
Czy harmonogram czasu pracy musi być podpisany przez pracownika?
Nie, harmonogram pracy nie musi być podpisany przez pracownika, poniewaz przepisy nie zobowiązują do tego pracodawcy. Wystarczające jest to, że grafik został prawidłowo przedstawiony pracownikom.
Czy pracodawca może zmienić harmonogram pracy?
Pracodawca może zmienić harmonogram pracy tylko w uzasadnionych sytuacjach.
Kiedy można zmienić harmonogram pracy?
Przepisy nie precyzują, kiedy można dokonać zmian w harmonogramie pracy i jak powiadamiać o tym pracowników. Zalecamy wprowadzenie odpowiednich zapisów w ramach przepisów wewnętrznych oraz jak najszybsze poinformowanie pracowników.
Czy kierownik może zmienić harmonogram pracy pracownika z dnia na dzień?
Tak, kierownik może zmienić harmonogram z dnia na dzień, ale tylko w uzasadnionej sytuacji. Najlepiej uregulować kwestię terminu zmiany grafiku w przepisach wewnętrznych.
Czy pracownik musi się zgodzić na zmianę harmonogramu pracy?
Pracodawca nie jest zobowiązany do uzyskania zgody pracownika dotyczącej zmiany grafiku, ale mogą one być prowadzone tylko w uzasadnionej sytuacji.
Chcesz już teraz przekonać się, jak działa Grafik Optymalny?
Loading...