Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Na jej podstawie ustalane jest wynagrodzenie, a także inne przysługujące świadczenia. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja ewidencja jest poprawna i czy umieściłeś w niej wszystkie wytyczne, zapoznaj się z poniższym artykułem.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencji czasu pracy służy do rozliczania czasu pracy oraz ma na celu sprawną i poprawną wypłatę wynagrodzeń, a także innych świadczeń związanych z pracą np. monitorowanie dni wolnych. Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników, ma obowiązek prowadzenia jej dla każdego pracownika – bez względu, czy jest on zatrudniony na postawie umowy o pracę, czy umowę zlecenie. Co ważne, ewidencja czasu pracy musi być gromadzona:
- poza aktami osobowymi pracownika,
- osobno dla każdej zatrudnionej osoby.
W teorii ewidencja godzin pracy powinna być aktualizowana niemalże z dnia na dzień, względem każdej zmiany, która związana jest ze stosunkiem pracy. W praktyce wygląda to trochę gorzej. Musisz jednak pamiętać, że jest to główna baza, dzięki której można prawidłowo rozliczyć czas pracy i wypłacić wynagrodzenia, dlatego warto zadbać o dokładne i regularne prowadzenie dokumentacji. Powinieneś też pamiętać, że karta ewidencji nie jest równorzędna z listą obecności pracowników, czy prowadzeniem grafiku pracy.
Karta ewidencji czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy służy do prawidłowego ewidencjonowania pracy i jest obowiązkiem pracodawców. Od 1 stycznia 2019 roku została rozszerzona. Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona w cyklu:
- miesięcznym (standardowy i najczęstszy),
- rocznym,
- uproszczonym.
Roczna ewidencja czasu pracy
Roczna karta ewidencji czasu pracy zakłada, że pełny rok pracy danego pracownika zawarty zostaje na jednej karcie ewidencji pracy. Liczba informacji, jaką można zamieścić na takim dokumencie, jest mocno ograniczona, dlatego stosuje się je rzadko, wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Najczęściej dotyczą one firm, w których przez cały rok obowiązuje ścisły harmonogram pracy, tzn. ustalone są stałe dni i godziny pracy (np. od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-15.00) i nie występuje praca w soboty i niedziele. Jeśli organizacja pracy w Twojej firmie jest bardziej złożona, to zaleca się stosowanie miesięcznych kart ewidencji, które pozwalają na dokładniejsze monitorowanie i odnotowywanie czasu pracy. W niektórych przypadkach alternatywą może okazać się również…
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Polega na niewykazywaniu godzin pracy pracownika w ewidencji. Jednocześnie wymaga od pracodawcy regularnego wykazywania pozostałych elementów ewidencji, takich jak dni wolne, absencje (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione) czy zwolnienia od pracy. Musisz przy tym wskazać, z jakiego tytułu został udzielony dzień wolny (np. z tytułu święta). Uproszczona ewidencja czasu pracy dotyczy pracowników:
- wykonujących obowiązki w systemie zadaniowym,
- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkowa i zgodnie z przepisami prawa i Kodeksem Pracy i powinna zawierać informacje o czasie pracy z uwzględnieniem:
- liczby przepracowanych godzin, także konkretne godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy,
- liczby godzin nocnych,
- liczby godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy wraz z uzasadnieniem
- informacji na temat dyżuru: liczba godzin, godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, a także miejsce, gdzie był pełniony,
- rodzaju i długości zwolnień od pracy,
- rodzaju i długości innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- długości nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym (wyjątek praktyki zawodowe).
Ewidencjonowanie czasu pracy obejmuje również szereg wniosków, dokumentów i zgód, które powinieneś przechowywać razem z nią. W związku z tym ewidencjonowanie czasu pracy powinno obejmować również:
- wnioski dotyczące zwolnień od pracy np. w celu załatwienia spraw osobistych, wnioski z tytułu indywidualnego rozkładu pracy, a także systemu czasu pracy, wnioski dotyczące stosowania skróconego tygodnia pracy lub wnioski o stosowanie innych rozkładów,
- dokumenty związane z zadaniowym systemem czasu pracy, dokumenty z porozumieniem udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za świadczenie pracy w dniu wolnym od pracy, dokumenty związane z pracą w nadgodzinach lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
- zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy w systemach w których możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz ewidencja musi zawierać zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w trybie przerywanego czasu pracy.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Powszechnie przyjęte zostało stwierdzenie, że ewidencja czasu pracy pracowników powinna być przechowywana przez 3 lata od roku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Obecnie prawo obliguje pracodawców do przechowywania ewidencji czasu pracy przez okres 10 lat, wliczając rok, podczas którego stosunek pracy wygasł.
Ewidencja czasu pracy dla osób zatrudnionych i byłych pracowników oraz wszystkie związane z nią dokumenty, wnioski oraz zgody nie powinny być przechowywane razem z aktami osobowymi pracownika, bowiem podlegają one różnym wymogom. Firmy zazwyczaj prowadzą elektroniczną ewidencję czasu pracy, a wszystkie jej informacje przechowywane są w programach kadrowo-płacowych. Jest to jak najbardziej poprawna forma. Dopiero w przypadku ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, elektroniczną ewidencję czasu pracy należy wydrukować i przedstawić organom.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w dwóch formach:
- tradycyjnej (papierowej)
- zdigitalizowanej (cyfrowej).
W drugim przypadku mówimy o elektronicznej ewidencji czasu pracy. Ten sposób ewidencjonowania i rejestrowania czasu pracy stał się szczególnie popularny w okresie pandemii, a ze względu na związane z nim profity decyduje się na niego coraz więcej firm.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy funkcjonuje według tych samych zasad, co ewidencja tradycyjna. Oznacza to, że musisz ją prowadzić na bieżąco, oddzielnie dla każdej zatrudnionej osoby i oprócz godzin pracy uwzględniać również dni wolne, urlopy czy zwolnienia od pracy. Wszystko odbywa się jednak w środowisku cyfrowym – bez potrzeby przetwarzania i archiwizowania dokumentów w formie fizycznej, stacjonarnego ich podpisywania czy ryzyka zniszczenia albo zagubienia. Informacje przechowywane są w bezpiecznym, cyfrowym środowisku, przez co stają się transparentne i łatwe do monitorowania albo analizy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy to rozwiązanie wygodne i funkcjonalne. Integrując ją z dedykowanym oprogramowaniem do wniosków urlopowych czy rejestracji czasu pracy, takim jak Grafik Optymalny, możesz sprawnie, kilkoma kliknięciami zarządzać całym zespołem i jego czasem pracy. Program do elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala nie tylko monitorować przepracowane godziny czy udzielone dni wolne, ale i tworzyć spójne podsumowania oraz rozliczenia.
Podsumowanie
Prowadzenie regularnej i transparentnej ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Zgodnie z przepisami powinna być ona aktualizowana z dnia na dzień na karcie ewidencji. Taki dokument być prowadzony w trybie miesięcznym, rocznym lub uproszczonym, w formie papierowej lub elektronicznej. Najbardziej wygodnym, oszczędnym i bezpiecznym, a przez to coraz popularniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy.
Niezależnie od wyniku pamiętaj, że ewidencja czasu pracy to jedna z funkcjonalności w Grafiku Optymalnym. W naszym programie możesz dokonać ewidencji w 100% zgodnej z przepisami jednym kliknięciem.
Loading...