Jako pracodawca jesteś zobowiązany zdefiniować okres rozliczeniowy w firmie, na podstawie którego regulujesz czas pracy swoich pracowników.
Najczęściej funkcjonującym okresem rozliczeniowym jest 1-miesięczny. W związku z różnorodnością prowadzonych biznesów i potrzebami pracodawców, coraz częściej spotykamy się z np. 3-miesięcznym, a w szczególnych przypadkach, które są określone w Kodeksie Pracy, okres ten może być wydłużony nawet do 12 miesięcy.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule, w którym porównaliśmy miesięczny z kwartalnym okresem rozliczeniowym. Godziny pracy zatrudnionego powinieneś dostarczyć pracownikowi w formie elektronicznej lub pisemnej, najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy objętej w tym grafiku. Grafik pracy powinien dotyczyć co najmniej jednego miesiąca, lecz gdy mamy do czynienia z wydłużonym okresem rozliczeniowym np. 3-miesięcznym, grafik nie musi całościowo go obejmować. Jest to istotna i korzystna kwestia, ponieważ w większości przypadków ciężko byłoby określić plan obsady na tak odległy termin.
Nadgodziny dobowe
Nadgodziny dobowe wynikają z przekroczenia dziennej normy czasu pracy. System podstawowy zakłada, że pracownik może spędzić w pracy maksymalnie 8h, a każda dodatkowa godzina będzie skutkowała pojawieniem się nadgodzin. Tylko i wyłącznie w przypadku systemu równoważnego czas pracy może zostać wydłużony - najczęściej do maksymalnie 12h na etapie planowania, ale jeśli w grafiku wykonanym pracownik danego dnia pracuje ponad plan, wtedy również występują nadgodziny. Reasumując - jeśli praca zostaje w danym dniu wydłużona ponad to, co było zaplanowane w grafiku, mamy do czynienia z nadgodzinami dobowymi.
Nadgodziny średniotygodniowe
Nadgodziny średniotygodniowe pojawiają się po przekroczeniu przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, która wynosi 40h. Do ustalenia, czy doszło do przekroczenia wskazanych norm tygodniowych możemy przystąpić po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W przypadku miesięcznego okresu nadgodziny te mogą powstać w każdym miesiącu. W przypadku dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych na koniec okresu, a więc w ostatnim miesiącu. Przykładowo w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym można w pierwszym i drugim miesiącu zaplanować więcej godzin niż wynika z normy średniotygodniowej (miesięcznej), a mniej w trzecim miesiącu. Suma godzin do zaplanowania w okresie będzie się wtedy zgadzać i nie powstaną nadgodziny średniotygodniowe. Zazwyczaj wtedy właśnie stosuje się dłuższe okresy rozliczeniowe, gdy zapotrzebowanie na pracę jest różne w poszczególnych miesiącach.
Pamiętaj, że praca z tytułu nadgodzin, możliwa jest jedynie w określonych przypadkach. Są nimi nagłe zdarzenia losowe, które wymagają przeprowadzenia akcji ratowniczej, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii. Wyjątkiem są również szczególne potrzeby pracodawcy, które nie są dokładnie nakreślone przez Kodeks Pracy, lecz powinny być traktowane nie jako reguła, ale sytuacja nadzwyczajna, nieplanowana. Może to być konieczność zastępstwa pracownika chorego, urlop na żądanie lub większe zapotrzebowanie na pracę niż było przewidziane na moment planowania.
Rodzaje rekompensaty za nadgodziny a okresy rozliczeniowe
Pierwszym sposobem jest wypłata dodatkowego wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100% w zależności od tego, kiedy powstały godziny nadliczbowe. Pracownik może uzyskać 100% dodatkowej pensji, gdy nadgodziny odbywały się w nocy lub w niedzielę i święta, które nie wynikają dla zatrudnionego z grafiku pracy, dodatek przysługuje również za dzień, który został zaplanowany jako wolny w zamian za wcześniejszą pracę w dniu świątecznym. Gdy zatrudniony świadczył pracę w innych dniach niż wyżej wymienione, przysługuje mu 50% dodatku do zasadniczego wynagrodzenia.
Drugim sposobem jest udzielenie czasu wolnego dla pracownika. Gdy o odbiór nadgodzin w tej formie wnioskuje pracownik, otrzymuje za 1 godzinę nadliczbową - 1 godzinę odpoczynku, a termin wykorzystania, jest ustalany pomiędzy nim a pracodawcą. Termin w tym przypadku może być ustalony po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego. Dla pracodawcy, taki bieg zdarzeń z perspektywy biznesowej korzystny. Kiedy bowiem sam wychodzi z wnioskiem, jest zobligowany do udzielenia pracownikowi rekompensaty za 1 godzinę pracy nadliczbowej - 1,5 godziny dodatkowego czasu wolnego. Termin wykorzystania odpoczynku w tym przypadku, musi mieć miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym. To się zatem mniej opłaca.
W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego nadgodziny na wniosek pracodawcy powinny być rozliczone w postaci czasu wolnego w tym samym miesiącu, kiedy powstały. W przypadku dłuższych okresów mamy czas do jego końca. W przypadku miesięcznego okresu nie ma to znaczenia ponieważ o terminie odbioru decyduje pracownik i może go wyznaczyć w kolejnym miesiącu.
Limit nadgodzin a okresy rozliczeniowe
W kontekście okresów rozliczeniowych musisz też pamiętać o limicie tygodniowym - czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać średnio 48 godzin w okresie rozliczeniowym. Zatem w czerwcu 2019 przy miesięcznym okresie pracownik mógłby mieć maksymalnie 32 nadgodziny, ale jeśli jest to okres dłuższy to może mieć ich więcej, w sytuacji, gdy w pozostałych miesiącach średnia w tygodniu będzie niższa.
Dowiedz się więcej o Grafiku Optymalnym z infografiki poniżej.
Loading...