Jako właściciel firmy, manager lub CFO zapewne często patrzysz w liczby. Analizując rachunek zysków i strat swojej firmy widzisz, że najwięcej pieniędzy idzie na koszty personalne. Myślisz więc - skoro na to wydajemy najwięcej, to na pewno warto zastanowić się, czy można zoptymalizować, czyli obniżyć wydatki w tej kategorii kosztów. Może zwolnić część pracowników? Tak, wtedy na pewno obniżysz koszty pracy kwotowo, ale najprawdopodobniej obniżysz też przychody lub rozmontujesz firmę. Nie tędy droga! W niniejszym artykule znajdziesz praktyczne porady w jaki sposób zrobić to właściwie.
Koszty pracy w firmie - dlaczego warto optymalizować?
Optymalizacja kosztów pracy w każdej firmie to proces identyfikowania, analizowania i zminimalizowania wydatków, nie narażając jednocześnie jakości działalności. Wprowadzając odpowiednie strategie, przedsiębiorstwo może zoptymalizować swoje pracy i koszty, co przekłada się na oszczędności i zwiększenie rentowności.
Optymalizacja kosztów przynosi liczne korzyści, takie jak zwiększenie konkurencyjności firmy, poprawa rentowności, a także lepsze dostosowanie do zmieniających się warunków rynkowych. Ponadto, efektywne zarządzanie finansami może wpływać pozytywnie na wizerunek firmy w oczach klientów i inwestorów.
W przypadku kosztów zatrudnienia pracowników, w prosty sposób można zredukować niepotrzebne koszty bez zmniejszania wynagrodzenia za pracę i zwalania pracowników. Takie działanie przełoży się więc na wzrost satysfakcji zatrudnionych osób, a jednocześnie pozytywnie wpłynie na stan finansów firmy.
Jak optymalizować koszty pracy?
Żeby móc optymalizować daną kategorię kosztową, w pierwszej kolejności najlepiej zorientować się co ona obejmuje, a dalej przeanalizować w szczególe wszystkie czynności procesy skutkujące kosztem. Koszty pracy to łączny zbiór wydatków jakie ponosi pracodawca na zatrudnienie i rozwój pracowników. Zaliczamy do nich koszty związane z bezpośrednim wynagrodzeniem pracownika np. pensja, premia i dodatki, a także składki oraz pozapłacowe wydatki m.in. na rekrutację i szkolenia itd. Koszty pracy stanowią zazwyczaj największą część wydatków w firmie, dlatego pracodawcy robią co mogą, aby je zoptymalizować i obniżyć, co w wielu przypadkach nie jest takie łatwe.
Koszty wynagrodzenia
Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik otrzyma ‘’na rękę’’. Z kolei wynagrodzenie brutto to w uproszczeniu koszt netto + składki na ubezpieczanie społeczne (ZUS) + zaliczka na podatek dochodowy. Minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę w 2019 roku wynosiło 2250 zł brutto, a w roku 2024 będzie wynosić już 4300 zł brutto. Dla pracodawców nie jest to kwota finalna, bowiem całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy i należy do niego doliczyć odpowiednie składki:
- ubezpieczenie emerytalne 9,76%
- składka rentowa 6,50%
- składka wypadkowa 1,80%
- składka na Fundusz Pracy 2,45%
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1%
Pracodawca nie zawsze jest zobligowany do opłacania składek FP I FGŚP.
Koszty PFRON
Firmy w których zatrudnienie jest większe niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat i jednocześnie osoby niepełnosprawne stanowią mniej niż 6% zatrudnionych, są zobowiązane do dodatkowych opłat z tego tytułu. Wpłaty dokonywane są na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wysokość wpłaty w głównej mierze zależy od średniego wynagrodzenia w firmie, a dokładny wzór do obliczenia składki, jest następujący:
Kz = 40,65% x Pw x (Zo x 6% - Zn)
Kz - kwota zobowiązania
Pw - przeciętne wynagrodzenie w poprzednim kwartale
Zo - zatrudnienie ogółem w przeliczeniu na pełny etat
Zn - liczba zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny etat
Koszty PPK
Pracownicze Plany Kapitałowe to nowość dla pracodawców. Od 1 lipca 2019 r. do programu przystąpiły największe firmy, które zatrudniają powyżej 250 osób. Mniejsze firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych dołączyły od połowy 2020 roku, bowiem program wprowadzany jest etapami. Jaki jest koszt nowego obowiązku? Pracodawca wpłaca 1,5 % wynagrodzenia, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Dobrowolnie, możesz zwiększyć wpłatę do maksymalnie 4%. Jako pracodawca masz obowiązek dokonywania wpłat na PPK. Kara za zlekceważenie obowiązku będzie wysoka, bowiem wynosi ona od 1000 do 1 000 000 zł, a nadzór nad wpłatami sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.
Koszty L4
Koszt pracodawcy w przypadku, gdy zatrudnia on pracowników legalnie to nie tylko wykonywania samej pracy, ale również wynagrodzenie za zwolnienia chorobowe pracownika do 33 dni łącznego chorobowego w danym roku. Jeśli więc, pracownik kilka razy w danym roku kalendarzowym jest na zwolnieniu, okresy te będą się sumowały. Dopiero od 34 dnia wypłaty przejmuje ZUS. Wyjątkiem od tej zasady są pracownicy powyżej 50 roku życia - pracodawca za zwolnienie płaci tylko do 14 dnia chorobowego, później wydatek ten przechodzi na ZUS.
Zwolnienie chorobowe jest płatne, w wymiarze:
- 80 % podstawowego wynagrodzenia - podczas choroby
- 70 % podstawowego wynagrodzenia - w czasie przebywania w szpitalu,
- 100 % wynagrodzenia - gdy stwierdzono u niego chorobę zawodową, miał miejsce wypadek przy pracy lub zwolnienie u kobiety spowodowane jest chorobą w czasie ciąży.
Na zwolnieniu chorobowym pracownicy przebywają średnio 12 dni w roku, więc całość tego statystycznie pokrywa pracodawca. Dodatkowo, jeśli Twój pracownik jest niezdolny do pracy dłużej niż 30 dni - musisz go wysłać na okresowe badania lekarskie w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Oczywiście powinieneś zwrócić pracownikowi pieniądze za wykonane badanie. Jeśli zmagasz się ze wzmożoną ilością zwolnień lekarskich, zapoznaj się z naszym artykułem, w którym przedstawiamy najważniejsze zasady którymi powinieneś się kierować.
Niepotrzebne nadgodziny
Koszty pracy mogą wzrosnąć przez dodatkowo płatne nadgodziny, które nie wykraczają poza ustalony wymiar czasu pracy – z dodatkiem 50% lub 100% do podstawowego wynagrodzenia (w zależności od czasu, w którym wystąpiły). Generują więc spore koszty. Godzin nadliczbowych nie da się całkowicie uniknąć, zdarzają się bowiem sytuacje, których pracodawca przewidzieć nie może i musi wydłużyć czas pracy. W takiej sytuacji najlepszym dla firmy będzie rozliczanie nadgodzin w postaci czasu wolnego. Wówczas nie trzeba płacić pracownikowi wysokiego dodatku do wynagrodzenia. W walce z nadgodzinami pomaga też rejestracja czasu pracy faktycznie przepracowanego, za pomocą dedykowanych systemów. W ten sposób możesz uniknąć nadużyć ze strony nieuczciwych pracowników.
Nadmierna liczba zatrudnionych
Część wydatków związana z wynagrodzeniem może być nadmierna z powodu niepoprawnego planowania czasu pracy i układania grafików. Liczba pracowników na danej zmianie powinna odpowiadać Twojemu zapotrzebowaniu - w przeciwnym razie, koszty pracy niepotrzebnie będą wzrastać. Na co zwracać uwagę w planowaniu? Przede wszystkim na realne dane, możesz wziąć pod uwagę np. ilość obsłużonych klientów w sklepie, wysokość sprzedaży, ilość wykonanych telefonów w call center itp. Jeśli grafik będzie przeplanowany, a pracowników za dużo - roboczogodziny będą generowały niepotrzebne wydatki. Równie często występuje odwrotna sytuacja. Pracowników jest za mało, aby efektywnie obsłużyć klientów, co skutkuje kolejkami i utratą przychodu (no i wzrostem kosztów pracy w ujęciu procentowym). W obydwu tych sytuacjach firma jest stratna. W przypadku większego przedsiębiorstwa, zaoszczędzenie w ten sposób na kilku godzinach dziennie, daje sporą kwotę na przestrzeni całego miesiąca. Im większa firma, tym kwoty są dużo wyższe, a to wszystko jedynie przez złe planowanie. Warto więc przyłożyć się do układania grafików, jeśli zależy Ci na optymalizacji kosztów pracy. Rozwinę to zagadnienie w dalszej części artykułu.
Aby skutecznie optymalizować koszty i usprawnić ten proces pomocny będzie nasz system do układania harmonogramu pracy. Grafik Optymalny ma wiele możliwości - jedną z funkcji jest planowanie obsady. Wystarczy, że uzupełnisz zapotrzebowanie (według indywidualnych potrzeb Twojej firmy lub danych), a system automatycznie wygeneruje grafik pod Twój plan. Dodatkowo, narzędzie dobierze pracowników w taki sposób, aby roboczogodziny były dla Ciebie najbardziej optymalne kosztowo.
Rotacja pracowników
Jednym z kosztów związanych z pracą, które nie są tak oczywiste jak te związane z wynagrodzeniem jest koszt rotacji personelu. Pracownicy odchodzą, a na ich miejsce musimy zatrudnić nowe osoby. Na wydatki związane z rotacją składa się kilka czynników. Szacuje się, że koszty rotacji to od 30 do 200% wynagrodzenia rocznego pracownika - w zależności od rotującego stanowiska - im stanowisko jest wyższe, tym ta wartość wzrasta. Do czynników które generują nam dodatkowe wydatki, zaliczamy m.in koszt rekrutacji nowych pracowników - same spotkania rekrutacyjne zajmują kilkanaście godzin, które mogłyby być spożytkowane na faktyczną pracę, do tego opłata za ogłoszenia rekrutacyjne i badania lekarskie. Warto pamiętać, że nowy pracownik jest mniej produktywny i zapewne będzie potrzebował czasu, aby zaadaptować się do nowego miejsca. Niższa produktywność nowo zatrudnionego pracownika stanowi też wydatek. W obecnych czasach, gdy poziom bezrobocia wciąż spada, firmy powinny podchodzić poważnie do monitorowania rotacji. Tylko w ten sposób można w odpowiednim czasie poczynić skuteczne działania, które pomogą w ewentualnym obniżeniu kosztów rotacji, które jak widzimy - są dużym obciążeniem dla firm.
Wydatki na szkolenia
Zatrudniając nowego pracownika musisz liczyć się z opłatami za szkolenia, które będziesz musiał przeprowadzić na początku zatrudnienia, są to m.in szkolenia wynikające z bezpieczeństwa i higieny pracy. Dodatkowym obciążeniem są również kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje pracowników, a także wszystkie dodatki z tym związane np. dojazd na szkolenie i zakup potrzebnych materiałów.
Benefity pracownicze
Z badań wynika, że 3 na 4 firmy oferują dodatkowe benefity. W 2018 roku firmy wydały aż 12 miliardów złotych, aby opłacić dodatki pozapłacowe pracowników. Na skutek trudnego rynku i niskiego bezrobocia z roku na rok wysokość tej kwoty rośnie, a pracodawcy prześcigają się w dostępnych benefitach. Jeśli również zapewniasz swoim pracownikom dodatki pozapłacowe, nie zapomnij o uwzględnieniu tego w planie kosztów pracy.
Imprezy i wyjazdy integracyjne
Mowa tutaj o kosztach pozapłacowych - jednodniowych imprezach integracyjnych, jak i o dłuższych wyjazdach. Mają one na celu zacieśnienie więzi w zespole i poprawę relacji wśród pracowników, bowiem aby praca była efektywna, zespół powinien się ze sobą dogadywać. W okresie świątecznym dodatkowym kosztem będzie spotkanie wigilijne pracowników, najczęściej organizowane w formie uroczystej kolacji. Oprócz stałych, okolicznościowych spotkań, popularnymi formami integracji są wyjścia na wspólny obiad, kręgle, gokarty czy np. do teatru.
Sprawdzone sposoby optymalizacji kosztów zatrudnienia w firmie
Aby przeprowadzić proces optymalizacji kosztów zatrudnienia możesz wykorzystać następujące następuje sposoby:
1: Optymalizuj grafik pracy.
Najefektywniej planować w taki sposób, aby liczba pracowników podczas danej zmiany była zgodna z zapotrzebowaniem, które jest wyznaczone np. ilością klientów w sklepie, interesantów w Urzędzie, czy też połączeń przychodzących w call center. Redukujesz w ten sposób nie tylko kolejki, ale również czas stracony przez bezczynnych pracowników. Oba warianty powodują stratę dla Twojego biznesu – odpływ zniecierpliwionych klientów lub zmarnowane pieniądze wydane na nieefektywnie spędzone roboczogodziny. Pomocny może być w tym miejscu inny z naszych artykułów, w którym podjęliśmy temat planowania sprzedaży w handlu, gastronomii i punktach usługowych.
2: Wprowadź równoważny system czasu pracy i odpowiedni okres rozliczeniowy.
Wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy daje Ci możliwość planowania "dniówek" o różnej długości, dzięki czemu można dostosować obsadę do zmiennego w ciągu dnia zapotrzebowania. Pozwoli o nieco zoptymalizować wysokie koszty pracy poprzez możliwość zaplanowania pracy w dniu, kiedy jest jej więcej jednej osobie zamiast dwóch. Takie planowanie pozwala też uniknąć nadmiernego obsadzania harmonogramu pracy w godzinach, kiedy nie jest to konieczne.
Podobnie działa wprowadzenie dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego. Tym samym można zmienić ilość planowanych godzin w poszczególnych jego miesiącach względem standardowej normy, dostosowując je do ilości pracy, zamiast zatrudniać dodatkowy personel w miesiącach, kiedy pracy jest więcej czy płacić za okresy przestoju kiedy pracy jest mniej.
3: Umożliw odpowiednie planowanie pracy.
Planowanie pracy bez zakazu rozpoczynania jej po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej (czyli kolejnych 24 godzinach od rozpoczęcia pracy) to bardzo dobre rozwiązanie. Wystarczy, by przedstawiciel pracowników wyraził na to zgodę. Pozbycie się tego ograniczenia pozwoli Ci tworzyć harmonogramy pracy lepiej dostosowane do założeń biznesowych z mniejszą liczbą pracowników, a także ograniczy niepotrzebne nadgodziny, wynikające z pracy po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej. Z pewnością wyhamuje to nieco wysokie koszty pracy.
4: Unikaj nadgodzin.
Wszystkie nadgodziny są dodatkowo płatne 50% lub 100% w zależności od typu. Generują więc dodatkowe obciążenia finasowe. Po cichu drenują Twój biznes z zysków. Staraj się więc tak tworzyć grafik pracowniczy tak, by nie dochodziło do ich pojawiania się. Sprawdź inny z naszych artykułów, jeśli interesują Cię inne zasady tworzenia grafików pracy.
5: Nie łam norm dotyczących czasu pracy i odpoczynków.
W przypadku kontroli PIP grozi za to kara do 30000 zł. Łamanie przepisów Kodeksu Pracy wpływa negatywnie na wizerunek firmy w oczach pracowników, co powoduje ich odpływ, a w konsekwencji koszty związane z rotacją personelu. Zła reputacja powoduje też problemy ze znalezieniem wartościowych pracowników na miejsce tych, którzy odeszli.
Na co zwrócić szczególną uwagę optymalizacją koszty zatrudnienia?
Dobre planowanie czasu pracy to podstawa! To, ile godzin pracy przepracują Twoi pracownicy, przekłada się na koszt pracy. W dużej firmie nawet z zaoszczędzonych kilku godzin dziennie w każdym z działów czy oddziałów daje w skali miesiąca niezłą kwotę. Im większe przedsiębiorstwo, tym większe straty wynikające ze złego zarządzania grafikami pracy i tym większe kary za niezgodność grafików pracy z zasadami Kodeksu Pracy. Grafik pracy w dużej firmie ma ogromne znaczenie dla płynnego działania biznesu.
Szukaj i stosuj KPI. Kiedy ilość pracy jest zmienna w czasie, ilość pracowników powinna być również zmienna. Najlepiej zaplanować obsadę bazując na wskaźnikach (KPI) wydajnościowych jak produktywność, mm/tc’s (minuty/transakcje).
Znając planowaną wielkość produkcji, poziom sprzedaży, ilość transakcji, połączeń przychodzących itd. oraz oczekiwaną wysokość danego wskaźnika, możemy wyliczyć ilość roboczogodzin, a więc pracowników potrzebnych w danym interwale w pracy. Zbyt duża ilość pracowników w momencie, kiedy nie ma zapotrzebowania na pracę oznacza spadek wydajności, a więc wyrzucanie pieniędzy w błoto. Zbyt mała ilość wtedy, kiedy pracy jest dużo, hamuje przychód. W przypadku dużych przedsiębiorstw, planowana wysokość sprzedaży jest kluczowym aspektem przy tworzeniu grafiku pracy. Managerowie z branż Retail i HoReCa zawsze estymują sprzedaż w ujęciu miesięcznym, a następnie w poszczególnych dniach tak, aby zapewnić odpowiednią ilość obsady.
Sprawdź, na co zwrócić uwagę tworząc grafik pracy w dużej firmie.
Miej kontrolę nad faktycznym czasem pracy. Szacuje się, że nieodnotowane spóźnienia czy wyjścia przed czasem stanowią nawet 10% czasu pracy. To stanowi koszt, który nie musiałby być wypłacony. Najczęściej przeszkodę do rejestrowania faktycznego czasu pracy stanowi technologia - stosowanie list obecności, gdzie pracownik nawykowo lub aby uniknąć problemów wpisuje godziny wejścia i wyjścia z grafiku, a nie faktyczne. Jeśli firma decyduje się na rejestratory, to często umieszcza je w złym miejscu - przy wejściu do zakładu pracy, zamiast przy wejściu na stanowisko. Zatem pracownik może skończyć pracę na stanowisku wcześniej niż powinien, a zarejestrować swoje wyjście we właściwej porze, tak jak było zaplanowane w grafiku pracy. W przypadku dużych biznesów trudno jest to upilnować.
Kontroluj rotację (fluktuację) personelu. Rotacja in. fluktuacja pracowników oznacza, że pracownicy odchodzą, a w ich miejsce trzeba zatrudnić nowych. Wiąże się to z ogromem dodatkowych kosztów. Należą do nich między innymi koszty rekrutacji nowych pracowników, badań lekarskich, szkoleń, adaptacji itd. Nowy pracownik ma też mniejszą wydajność niż ten doświadczony. Jeśli jeszcze nie śledzisz poziomu rotacji w Twojej firmie to błąd. Warto ją analizować łącznie za cały rok, jak i w poszczególnych miesiącach, najlepiej dla całej firmy jak i indywidualnie dla poszczególnych jej działów i oddziałów. Tylko na podstawie analizy danych możesz podejmować skuteczne działania, które będą prowadzić do obniżenia poziomu rotacji, przyczynią się to zatem do obniżenia kosztów pracy.
Bądź w zgodzie z prawem pracy. Niedostosowanie firmy do przepisów Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i innych to poważny błąd. Konsekwencje to kary z PIP sięgające do 30 000 zł oraz sądy pracy. Powoduje to też utratę reputacji w oczach potencjalnych pracowników lub klientów. Ponadto, wpływa również na zwiększoną rotację obecnych pracowników. A więc nic dobrego - wysokie koszty i spadek przychodów. Poznaj 5 najczęściej łamanych przepisów związanych z grafikami pracy. Duże biznesy dość często podlegają kontroli przez PIP, więc grafiki pracownicze w dużych przedsiębiorstwach tworzone są zgodnie z przepisami. Wpływa to też pozytywnie na wizerunek firmy jako rzetelnego pracodawcy.
Loading...