Odpowiednie zarządzanie procesami w firmie jest podstawą płynnego działania organizacji. Kluczową kwestią w tym zakresie jest organizacja czasu pracy zatrudnionych w twojej firmie pracowników. Ułożenie grafiku pracy nie jest łatwym zadaniem. Musisz pamiętać o obwiązujących zasadach Kodeksu Pracy, dyspozycyjności pracowników, no i zastanowić się ile w ogóle potrzeba osób do pracy w danym momencie czasu... Ryzyko popełnienia błędu jest wysokie. Z tego powodu warto, abyś rozważył wdrożenie programu do tworzenia grafików. W tym artykule zaprezentuję 10 powodów, dla których powinieneś rozważyć rozpoczęcie pracy w programie do planowania czasu pracy.
Oszczędność czasu
Oszczędność czasu w dzisiejszym biznesie stanowi klucz do sukcesu. Odpowiednie zarządzanie czasem pozwoli na poprawę wyników w twojej firmie. Tworzenie grafików w excelu czy na kartce papieru jest czasochłonne, wymaga znajomości Kodeksu Pracy (czyli znów poświęcenia czasu na wertowanie przepisów lub szkolenia w tym zakresie) i zorganizowania. Wykorzystanie sztucznej inteligencji do tworzenia grafików pracy pozwoli Ci zaoszczędzić czas, który możesz przeznaczyć na przykład na wdrożenie swoich pomysłów w firmie lub poprawę jej funkcjonowania w innych obszarach.
Optymalizacja kosztów
Ponoszenie kosztów jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Efektywne rozplanowanie pracy pozwoli na optymalizację kosztów pracy poprzez uniknięcie lokowania godzin w czasie, kiedy nie ma potrzeby, uniknięcie nadgodzin, blokady i notyfikacje przed przekroczeniami budżetu itd. Dodatkowo, pogramy do tworzenia grafików pozwalają na pobieranie różnego rodzaju raportów. Raporty pozwolą na kompleksową analizę w jakim dziale lub oddziale ponoszone są nadmierne koszty z powodu rozplanowania zbyt wysokiej liczby roboczogodzin.
Zadowolony klient = większe przychody
Czy wiesz, że grafiki czasu pracy są związane z przychodami Twojej firmy? Wraz z odpowiednim zaplanowaniem godzin Twoim pracownikom unikniesz przestojów, które obniżają satysfakcję klienta podczas korzystania z twoich usług i produktów. Niezadowolony klient nie będzie korzystał ponownie z oferty, co oczywiście spowoduje spadek przychodów w przyszłości. Odpowiednia organizacja pracy jest kluczowa dla wzrostu przychodów.
Brak pomyłek przy planowaniu w dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym
Okres rozliczeniowy dłuższy niż miesięczny ma wiele zalet, o czym pisałam w innym artykule. Pomimo korzyści, długie okresy rozliczeniowe wymagają dodatkowych obliczeń przy planowaniu i wykonywaniu planu pracy. O ile pierwszy miesiąc jest dość łatwy do rozplanowania, kolejne miesiące mogą przysporzyć Ci wiele trudności. Z pomocą programu do tworzenia grafików odpowiednio zbilansujesz roboczogodziny w okresie rozliczeniowym.
Uwzględnienie sezonowości w planowaniu czasu pracy
Analiza zgromadzonych danych pozwala na wykrycie pewnych trendów np. sprzedaży, ilości zamówień, rezerwacji w hotelu, gości w restauracji. Informacja uzyskana dzięki przeanalizowaniu historycznych danych pozwala na zaplanowanie adekwatnej liczby pracowników względem ilości pracy. Bez programu do tworzenia grafiów pracy nie jest to proste bowiem sam musisz zinterpretować dane, a następnie przełożyć na odpowiednią ilość potrzebnych pracowników w grafiku.
Employer Branding
Jednym z celów Employer Brandingu jest budowa pozytywnej relacji z pracownikiem – obecnym lub potencjalnym. Możesz to osiągnąć poprzez zapewnienie odpowiednich warunków pracy, nowoczesnych narzędzi oraz uwzględnienie próśb grafikowych pracowników. Uzyskasz to dzięki wdrożeniu programu do tworzenia grafików. Spowoduje to, że osoby zatrudnione w twojej firmie będą miały poczucie, że pracują w nowoczesnej organizacji, która dba o pracowników. Wizerunek firmy w oczach pracowników ulegnie poprawie.
Poprawa komunikacji
W organizacjach istotną rolę stanowi informacja. Im dokładniejsza, bardziej aktualna i jednoznaczna, tym lepiej. Sprawna komunikacja i niezawodne kanały komunikacji pozwolą na uniknięcie wielu konfliktów i nieporozumień. Wdrażając program do tworzenia grafików zapewnisz wszystkim dostęp do bieżącej wersji grafiku pracy online, a więc z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. System wyśle automatyczne notyfikacje w razie zmiany grafiku, otrzymania wniosku urlopowego i wiele innych.
Sprawniejsze działanie firmy w sezonie urlopowym
Okres urlopowy oznacza najczęściej przestoje i niedobór pracowników. Czy ta sytuacja jest Ci dobrze znana? Zapewne tak. Okres urlopowy jest trudnym okresem dla pracodawcy. Główną przyczyną, z powodu której pracodawcy z niepokojem oczekują na ten czas jest problem niedoboru pracowników w tym czasie. Wykorzystanie programu do tworzenia grafików umożliwi spojrzenie na planowane urlopy pracowników pod kątem pokrywania się ich terminów, a ponadto daje możliwość zablokowania okresów wzmożonej pracochłonności przed możliwością wnioskowania o urlop.
Kontrola nad stanami urlopu
Kontrola dni urlopowych jest kolejną istotną kwestią. W 2017 roku w wyniku przeprowadzenia 2 tysięcy kontroli przez PIP stwierdzono nieprawidłowości u 24 tysięcy pracowników w kwestii nieudzielenia urlopów wypoczynkowych. Wykorzystując program do tworzenia grafików wszystko na temat urlopów będziesz miał w jednym miejscu. Łatwo będziesz mógł sprawdzić stan urlopowy swoich pracowników czy procent udzielenia urlopu względem wymiaru, unikając przy tym wysokich kar.
Zintegrowanie z systemem kadrowo-płacowym
Integracja systemu kadrowo-płacowego oraz narzędzia do tworzenia grafików czasu pracy po usprawni pracę Działu Kadr. Nie będzie potrzeby by czas pracy rozliczać ręcznie, czy wprowadzać rozliczenie do systemu, kiedy powstało w tabelach excel. Po drugie ograniczysz ilość błędów, która może pojawić się w związku z przenoszeniem danych oraz wyliczeniami.
Jak widzisz, wdrożenie programu do tworzenia grafików niesie ze sobą wiele benefitów, od optymalizacji czasu i kosztów do budowania pozytywnej relacji z klientami i pracownikami. Najważniejszym powodem, dla którego powinieneś wdrożyć taki program jest zebranie wszystkich funkcjonalności związanych z zarządzaniem personelem do jednego narzędzia. Dzięki temu usprawnisz pracę w twojej firmie i unikniesz ryzyka złamania przepisów prawa.
Darmowy audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt przeprowadzany przez nasz zespół.
Loading...